Перший підхід полягає в тому, що зміст документа, а також його характеристики (дата видання документа, автор тощо.) відображаються в структуровану інформацію, що є, наприклад, записом реляційного файла або рядок в електронній таблиці. В цьому випадку пошук документа зводиться до пошуку структурованої інформації засобами СУБД або табличного процесора.
Другий підхід полягає в тому, що пошук відбувається по всьому тексту документа або по його пошуковому образу. При цьому як запит частіше за все виступають окремі ключові слова або їх логічні комбінації.
Ефективність документального пошуку оцінюють на основі показників повноти і точності. Повнота пошуку визначається як відношення числа виданих у відповідь на запит релевантних документів до числа всіх релевантних документів, що є в пошуковому масиві. Точність пошуку визначається як відношення числа релевантних документів у видачі до загального числа виданих документів. Автоматизований документальний пошук може бути організований на основі різних технологій: пошуку по пошуковому образу документа, пошуку по повному тексту документа, пошуку документів по гіпертекстових посиланнях.
Технологія повнотекстового пошуку є невід'ємною складовою таких сучасних і перспективних інформаційних технологій, як: системи управління документами (Documentmanagementsystem, DMS), технології групової роботи над документами (groupware), технології пошуку в Internet/intranet. На технології гіпертексту базується найвідоміший сервіс Internet –World WideWeb (WWW) [8, с.496].
При рішенні різних економічних, фінансових і інших задач в управлінській діяльності доводиться представляти і обробляти інформацію в табличній формі у вигляді різного роду таблиць, бланків відомостей, форм, списків. Створення і обробка табличних документів на основі використовування засобів обчислювальної техніки, спочатку реалізовувалися двома способами: дані розміщуються в таблиці на папері, а їх обробка проводиться за допомогою електронного калькулятора, дані розміщуються в пам'яті комп'ютера, а для їх обробки створюється і використовується програма на одній з мов програмування.
Перший спосіб хороший тим, що він розрахований на самого рядового користувача, зручний, легко перевіряється, але розрахунки виконуються не дуже швидко.Другий спосібу багато разів швидше, але є свій недолік – він не підходить для непідготовленого користувача, вимагає роботи кваліфікованого програміста. Сам замовник безпосередньо не виконуватиме розробку і відладку таких програм.
Засобом рішення цієї суперечності при проведенні розрахунків над даними, представленими в табличній формі, з'явилися пакети прикладних програм для роботи з електронними таблицями, так звані табличні процесори або SPREADSHEETS, які в простій і природній формі сполучають переваги обох способів і завдяки своїй простоті і універсальності отримали широке розповсюдження.
Організація підготовки табличних документів заснована на двох основних категоріях:форма представлення даних на екрані монітора у вигляді таблиці практично необмеженого розміру (власне електронна таблиця як об'єкт обробки);програма (або пакет програм) для обробки таких даних (власне табличний процесор як інструмент обробки).
Сучасні табличні процесори мають дуже широку функціональну і допоміжну функцію, забезпечуючу зручну і ефективну роботу користувача, перерахуємо основні такі можливості, загальні для всіх систем цього класу.
– контекстна підказка (Help). Викликається з контекстного меню або натисненням відповідної кнопки в піктографічному меню;
–довідкова система, яка організованау вигляді гіпертексту і дозволяє легко і швидко здійснювати пошук потрібної теми;
– багатоваріантність виконання операції. Практично всі операції можуть бути виконані одним з трьох-чотирьох способів, користувач вибирає найзручніший;
–контекстне меню (Shortcut menu). Розвертається по клацанню правої кнопки миші на об'єкті. Йдеться, наприклад, про місце таблиці, де в даний момент хоче працювати користувач. Функції обробки, що найбільш часто використовуються, доступні в даній ситуації, зібрані в контекстному меню;
–піктографічне меню. Командам, що найбільш часто використовуються, відповідають піктограми, розташовані під рядком меню. Вони утворюють піктографічне меню. Унаслідок клацання мишею на піктограмі виконується пов'язана з нею команда. Піктографічні меню можуть бути складені індивідуально;
– робочі групи або робочі теки (Workbook). Документи можна об'єднувати в робочі теки, так що вони можуть розглядатися як одне ціле, якщо йдеться про копіювання, завантаження, зміну або інші процедури. В нижній частині електронної таблиці розташований алфавітний покажчик (регістр), забезпечуючий доступ до робочих листів. Користувач може задавати назву листам в теці (замість алфавітного покажчика), що робить наочним вміст регістра, а значить полегшує пошук і перехід від документа до документу;
– засоби для оформлення і модифікації екрану і таблиці. Зовнішній вигляд робочого вікна і інших елементів екранного інтерфейсу може бути визначений відповідно до вимог користувача, що робить роботу максимально зручною [8, с.444].
З переходом діловодства на комп'ютеризовані технології встає питання про впорядкування і організацію зберігання документів, створених в електронній формі. Проте, якщо технологія зберігання традиційних паперових документів вже добре відпрацьована і по ній є достатня кількість нормативно-методичної літератури, то організація зберігання електронних документів в діловодстві часто здійснюється стихійно. Неврегульоване зберігання викликає значні витрати часу на пошук потрібних документів, нерідкий випадки їх втрати.
Документи в електронному вигляді можуть створюватися співробітниками організації на комп'ютерах, бути отриманими по електронній пошті, у вигляді факсу через факс-модем. Крім того, сьогодні все більше число організацій переводить в електронну форму (шляхом сканування) і документи, що поступають у фірму в традиційному паперовому вигляді. Це ще більш загострює проблему впорядкованого зберігання і забезпечення збереження документів в електронній формі.
Створений або отриманий документ необхідно зберегти в пам'яті комп'ютера — записати у вигляді файла на жорсткому диску. Порядок в зберіганні файлів не менш важливий, ніж порядок в зберіганні традиційних паперових документів. Документи можуть зберігатися на жорсткому диску вашого комп'ютера, на диску іншого комп'ютера, на спеціально виділеному комп'ютері (файл-сервері), на змінних носіях.
Перш за все необхідно створити на жорсткому диску теки (директорії), в які поміщатимуться робочі документи. Принципи впорядкування зберігання файлів на комп'ютері багато в чому нагадують звичайне діловодство. Як паперові документи розкладаються в справи, так і файли розкладаються по теках (іноді використовуються терміни «каталог» або «директорія»). Кожна тека може мати вкладені в неї теки, які у свою чергу теж можуть мати свої вкладені теки. Утворюється багаторівнева ієрархічна структура тек. Якщо документів трохи — частіше за все це одна тека.
Пакет MSOffice створює теку з назвою «Мої документи», в яку поміщає знов створені файли. Якщо на комп'ютері працюють декілько чоловік, то теки зазвичай називають по прізвищу працівника — «Документи Іванова», «Документи Сидорова». Проте при великій кількості документів фірми і необхідності забезпечення роботи з ними декількох співробітників потрібна більш чітка система організації розміщення документів (файлів) в локальній мережі навіть невеликої організації. Найпростішим рішенням, не вимагаючим спеціального програмного забезпечення, є створення системи тек (каталогів), яка може грунтуватися на номенклатурі справ організації. В основі класифікації використовується номінальна ознака, тобто угрупування документів по їх видам [2, с.319].
Починатися назва теки повинна з виду документів (накази, акти, звіти, протоколи, доповідні записки тощо.). Потім зміст документів уточнюється відомостями про авторство, питання, кореспондента, період, за який групуються документи (файли), тощо. На відміну від традиційного діловодства термін «документи» або «матеріали» опускається. Угрупування може проводитися в декілька рівнів. Наприклад: З:\ Листування\ постачальники металоконструкцій\ завод Вітязь\ ім'я (файла, тобто конкретний документ Про відвантаження труб 25.03.97 лежить в теці завод Вітязь, яка знаходиться в теці постачальники металоконструкцій, що знаходиться в загальній теці Листування на диску З:.
В більш крупних фірмах для зберігання документів виділяється спеціальний комп'ютер (файл-сервер), на якому кожний користувач має власні розділи для зберігання особистих документів і розділи типу, що спільно використовуються: «листування з фірмою N», «типові угоди» тощо. Такий сервер, працюючий під WindowsNT або NovelNetWare, може передбачати розмежування прав доступу співробітників до тих або інших каталогів, а також берегти і загальні бази даних, наприклад, відомості по організаціях-партнерах, дані про номенклатуру продукції на складі, отриманих замовленнях тощо.
В невеликій фірмі для цих же цілей достатньо створити декілька каталогів на одному або декількох комп'ютерах і надати їх для сумісного доступу з використанням засобів Windows 95 (якщо використовуються старі комп'ютери з невеликим об'ємом оперативної пам'яті — за допомогою Windows 3.11 для робочих груп). Якщо необхідно забезпечити розділення прав доступу співробітників до окремих каталогів або файлів, використовується WindowsNTWorkstation 4.0.