– системи захисту інформації від несанкціонованого доступу;
– системи захисту від атак із зовнішніх мереж, у тому числі через Інтернет;
– засоби криптографічного захисту інформації — електронний цифровий підпис і шифрування (з використанням алгоритмів з симетричним і несиметричними ключами);
– засоби захисту від «комп'ютерних вірусів» і інші.
Ці системи і засоби розробляються спеціалізованими компаніями, продукція яких сертифікується відповідними державними органами, і в готовому вигляді вбудовуються в системи електронного документообігу. Крім того, всі інформаційні системи державних організацій підлягають обов'язковій сертифікації.При обробці в електронних системах конфіденційних документів вимоги до захисту інформації багато разів зростають. Надійний захист інформації в системах електронного документообігу досягається комплексним застосуванням як програмно–апаратних систем і засобів, так і реалізацією організаційних заходів.
У будь-якому випадку, вибираючи систему електронного документообігу і доповнюючи її програмними і апаратними засобами для обігу конфіденційних документів необхідно чітко представляти можливості цієї системи з погляду захисту від загроз ( ризиків) безпеки інформації і не нехтувати традиційними заходами режиму і контролю [7, с.157].
Таким чином, розглянувши використання комп’ютерних технологій при організації документообігу можна зробити висновок, що сучасні системи електронного документообігу успішно вирішують задачі автоматизації діловодства. При цьому вони включають не просто додатки, призначені для перекладу паперових документів в електронний вигляд, а є повноцінним інструментом управління.
ВИСНОВКИ
Особливістю сучасного діловодства насамперед є переведення його на державну мову та широке застосування комп`ютерних систем обробки та друку документів, необхідність дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.
Організація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установи, культуру праці управлінського персоналу. Якщо процес діловодства в установі поставлений раціональне фахівці й керівники звільняються від виконання невластив їм функцій, підвищується результативність їх праці, скорочу ються витрати, пов'язані з функціонуванням апарату управління.
Діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі виконання управлінських дій.Діловодство в установі являє собою повний цикл оброблення та руху документів з моменту їх створення (або одержання) до завершення виконання і відправлення. Від правильної організації діловодства, його автоматизації залежить ефективність управління в цілому.
В даний час все більша кількість інформаційних ресурсів перебуває на електронних носіях.В традиційному документообігу засоби ЕОМ виконують лише допоміжну функцію — підготовку проекту документа. В цьому випадку електронна форма документа є не більше ніж технологічним епізодом, в інтервалі від формування документа на ЕОМ до роздруку на принтері.
Повномасштабне застосування ЕОМ при обробці інформації, перенесення документообігу з паперових носіїв в электронне середовище є новим етапом розвитку процесів управлінської, науково–технічної і комерційної діяльності, дозволяючим значно підвищити оперативність і «прозорість» обігу документів.
Для все більшого числа документів електронна форма стає постійною або майже постійною, що істотно ускладнює проблему захисту інформації, вимагає організації діловодства на інших, в порівнянні з колишнім документообігом, принципах.
В загальному вигляді електронний документ є цифровим відображенням інформації, носієм якого є засоби обчислювальної техніки і інформатики. Електронний документ безпосередньо приймається тільки об'єктами електронного середовища — технічними і програмними засобами.
Забезпечення документації, будучи найважливішою обслуговуючою функцією управління, потребує продуманої організації. Від оперативності обробки і руху документів залежить швидкість отримання інформації, необхідної для вироблення рішення. Тому раціональній організації документообігу, швидкості обробки і передачі документів для виконання завжди надається велика увага.
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ
1. Варламова Л.Н. Форматы электронных документов, используемые в управлении документацией // Делопроизводство. – 2009. – №3. – С. 27–31
2. Делопроизводство ( Организация и технологии документационного обеспечения управления): Ученик для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред.. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2003. – 359 с.
3. Діловодство в банківських установах: Навч.посібник / За заг. ред. к.е.н., проф. Боровського В.Н. – Київ: Центр навчальної літератури, 2006. – 224 с.
4. Електронне діловодство: Навч.посібник для студентів денної та заочної форм навчання зі спеціальності 7.050102 « Економічна кібернетика» / О.В. Шпортько, В.В. Ступницький. Л.В. Шпортько, Н.І. Ступницька / За ред. О.В. Шпортька. – Рівне: РДГУ, 2006. – 88 с.
5. Малофеев О применении электронной цифровой подписи в электронном документообороте // Делопроизводство. – 2009. – №2. – С. 38–43
6. Марков Г.Н. Справочник по делопроизводству. – Спб « Альфа», 2000. – 384 с.
7. Некраха А.В. Организация конфиденциального делопроизводства и защита информации: учебное пособие / А.В. Некраха, Г.А. Шевцова. – М.: Академический проект, 2007. – 224 с.
8. Организация работы с документами: учебник В.А. Кудряев и др. – М.: ИНФРА – М., 1998. - 575 с.
9. Парова Л.М. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. – М.: МГИУ, 2007. – 83 с.
10. Павлюк Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. – СПб.: Издательский Торговый Дом «Герда», 1999. - 304 с.
11. Пшенко А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса: Учеб. Пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования. – М.: Майстерство, 2002. – 176 с.
12. Рудюк В. Введение електронного документооборота: опыт Германии // Довідник секретаря та офіс–менеджера. – 2008. – №6. – С. 31–35
13. Сельченкова Г. Автоматизовані системи управління документами. На що звертати увагу при виборі? // Довідник секретаря та офіс–менеджера. – 2008. – №8. – С. 26–31
14. Сельченкова Г. Автоматизовані системи управління документами. Функціональні можливості систем, що забезпечують електронний документообіг // Довідник секретаря та офіс–менеджера. – 2008. – №9. – С. 38–43
15. Скібіцька Л.І. Діловодство: Навч.посібник / Укладач Л.І.Скібіцька. – К.: Центр навчальної літератури, 2006. – 224 с.
16. Стенюков М.В. Справочник секретаря – М.: «Издательство ПРИОР», 1998. – 192 с.
17. Филенко Е.Н. Появление персональных компьютеров и начало формирования новой «компьютерной» технологии // Делопроизводство. – 2008. – №1. – С. 47–44