ВСТУП
Людство увійшло до ери інформації. Хто володіє інформацією, той володіє світом - ця істина давно не викликає сумнівів. Проблеми збирання, накопичення і обробки інформації постають на новому більш якісному рівні.
Вся інформація, яку отримують чи створюють, відповідним чином фіксується. Матеріальними носіями фіксації інформації є документи.
Вміння працювати з документами, правильна побудова діловодства і документообігу прямо впливають на результати діяльності, на її ефективність. Однак сучасний документ є не тільки носієм інформації, він має ще такі "властивості" - губитися, зникати, не виконуватися у строк.
В сучасному діловодстві використовуються традиційні способами створення і обробки документів. Упровадження комп'ютерних технологій відкриває нові перспективи для високопродуктивного документаційного забезпеченняу сфері управління.
Використання в управлінні інформаційних технологій, для яких характерні висока гнучкість, мобільність і здатність пристосовуватися до різних умов роботи є неодмінною умовою підвищення ефективності управлінської праці. Ефективність організації діловодства як складової частини управлінської діяльності теж істотно підвищується з переходом на комп'ютерне опрацювання ділової документації.
Досягнутий рівень використання новітніх інформаційних технологій у діловодстві дає можливість не лише робити гіпотетичні припущення про електронний офіс майбутнього, а й визначати реальні шляхи переходу від традиційного документообігу до автоматизованого.
Ця проблема є актуальною, про це свідчить значна кількість публікацій зарубіжних та вітчизняних науковців і дослідників. Серед них, Л.І. Скібицька, Л.В. Павлюк, Т.І. Киселева, Т.В. Кузнєцова, Г. Сельченкова, В. Рудюк, Л.Н. Варламова, О.В. Шпортько та багато інших. Такі науковці як Л.В. Павлюк, Т.І. Киселева та Н.І. Воробйов у своїх публікаціях висвітлюють аспекти діловодства та архівної справи, а також основи роботи на комп’ютері. О.В. Шпортько та В.В. Ступницький розглядають електронне діловодство. Загальні характеристики систем електронного документообігу, розглядає Г. Сельченкова, також вона знайомить читача з класифікацією автоматизованих систем. Введення електронного документообігу на досвіді Німеччини розглядає В. Рудюк.
Об’єктом дослідженняє сучасне діловодство.
Предметом дослідження є використання комп’ютерних технологій в сучасному діловодстві.
Мета дослідження – дослідити використання комп’ютерних технологій в сучасному діловодстві.
На основі об’єкта, предмета і мети дослідження було сформульовано наступні завдання:
– проаналізувати терміносистему дослідження;
– розглянути структуру та сутність сучасного діловодства;
– розглянути використання комп’ютерних технологій на етапі документування;
– розглянути використання комп’ютерних технологій при організації документообігу.
У процесі написання курсової роботи були використані наступні методи:
– на теоретичному рівні: аналіз та синтез, інформаційний, історичний, структурний підходи, дедукція та індукція та інші;
– на емпіричному рівні: огляд літератури.
Робота складається з реферату, вступу, двох розділів, висновків та списку використаних джерел. Основний текст містить 36 сторінок, список використаних джерел налічує 17 найменувань.
Розділ 1 ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ПРОБЛЕМИ ДОСЛІДЖЕННЯ
1.1 Аналіз терміносистеми дослідження
Основу будь-якої наукової дисципліни складають поняття – уявлення про загальне, найістотніше, особливе в явищах, що вивчаються, і предметах. Формування понять – результат пізнання, дослідження наочної області, вивчення закономірностей і тенденцій її розвитку. Поняття не статичні, вони постійно змінюються. У міру поглиблення уявлень про наочну область поняття удосконалюються, старі поняття уточнюються, виникають нові, частина понять перестає адекватно відображати зміст реалій і переходить в розряд маловживаних. Таким чином, з розвитком науки відбувається наближення понять до дійсності.
Поняття виражають себе в словах. Саме слова пов'язують поняття з предметом або явищем. Цей зв'язок здійснюється через значення слова. Наукові поняття позначаються спеціальними словами – термінами. Терміни складають основу наукової мови. Термін не називає поняття, як звичайне слово, а поняття приписується терміну, додання йому. Терміни конкретної області знання або діяльності складають окрему терміносистему (або термінологію).
Термінологія діловодства включає терміни забезпечення документації управління, позначаючи все, що пов'язано з процесами створення документів, їх передачі, отримання, систематизації, пошуку, зберігання, використовування і іншими аспектами [8, с. 61].
Традиційно сфера діяльності, пов'язана з обробкою документів, називається діловодством (справочинством).Цей термін утворений від поєднання слів «виробництво справи». Значення його стає зрозумілим, якщо мати на увазі, що термін «справа» позначав не теку з документами (його сучасне розуміння), а питання (судове або адміністративне), яке необхідно було вирішити органу управління. Саме це значення і лягло в основу терміну «справочинство». Значення справи як декілька документів, що відносяться до якого-небудь питання, – більш пізнього походження в порівнянні з першим значенням. З цього слідує, що при виникненні термін «діловодство» позначав, перш за все, діяльність, пов'язану з ухваленням рішень (виробництвом справ).
В. Кудряєв термін «діловодство» визначає таким чином: галузь діяльності, яка забеспечує документування і організацію роботи з офіційними документами. Разом з терміном «діловодство» останніми роками вживається і синонімічний йому термін забезпечення «документації управління». Виникнення його пов'язано зі зміною організаційно-технічної основи діловодства і методологічних підходів до його вдосконалення, що стало можливим завдяки активному введенню в сферу роботи з документами засобів обчислювальної техніки і сучасних інформаційних технологій створення, збору, обробки, накопичення, зберігання, пошуку і використовування інформації в управлінні. Таким чином, термін забезпечення «документації управління» як би підкреслює інформаційно‑технологічну складову в сучасній організації діловодства[8, с. 63].
Результатом документування є документ – зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, дозволяючими її ідентифікувати. Носій — це матеріальний об'єкт, що використовується для закріплення і зберігання на ньому мовної, звукової або образотворчої інформації, у тому числі в перетвореному вигляді. В старовині як матеріальний носій для створення документів використовували різні матеріали. Протягом століть, і в даний час найпоширенішим носієм документальної інформації є папір. Разом з папером зараз широко використовуються і нові носії – магнитні диски, дозволяючі використовувати для документування технічні, у тому числі автоматизовані, засоби.
Поняття «діловодство» базується на понятті «документування». Під документуванням розуміється запис (фіксація) інформації на різних носіях за встановленими правилами. Документування – регламентований процес запису інформації на папері або іншому носії, що забеспечує її юридичну силу. Документування завжди здійснюється за певними правилами, що встановлені нормативними актами або вироблені за традицією.
Створення документів або документування може здійснюватися природною мовою абоштучними мовами з використанням носіїв інформації. При документуванні на природній мові створюються текстові документи – документи, що містять мовну інформацію, зафіксовану будь-яким типом письма або будь-якою системою звукозапису. Текстовий документ, створений за допомогою письма– це традиційний документ на паперовому носії. При документуванні на штучних мовах створюються документи на машинних носіях – документи, створені з використанням носіїв і способів запису, що забеспечують обробку інформації електронно-обчислювальною машиною.
Документування припускає дотримання встановлених правил запису інформації, специфічних для кожного типу документів. Дотримання цих правил надає юридичну силу створеним документам. Юридична сила – властивість офіційного документа, що надається його чинним законодавством, компетенцією органу, що видав його, і встановленим порядком його оформлення. В суспільстві документи є основними носіями управлінської, наукової, технічної, статистичноїй іншої соціально значущої інформації.
Фіксація, відображення інформації в документі забезпечує її збереження і накопичення, можливість передачі в часі й просторі, її багаторазове використання. Можливість зберігати інформацію в часі, дозволяє розрізняти документи – носії оперативної інформації і документи‑носії ретроспективної інформації [8, с. 66].
Забезпечення документування – це лише одна складова діловодства, друга його складова – це організація роботи з документами. Організація роботи з документами включає організацію документообігу установи, зберігання документів і їх використовування в поточній діяльності установи.
Іншим не менш важливим терміном дослідження є документообіг — рух документів в установі з моменту створення до відправлення. Швидкість документообігу залежить від якості документального обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодства (повної або часткової). [15, с. 164].
Характеристикою документообігу є його об'єм. Під об'ємом документообігу розуміється кількість документів, що поступила в організацію і створених нею протягом певного періоду часу. Об'єм документообігу – важливий показник, що використовується як критерій при рішенні питань вибору організаційної форми діловодства, організації інформаційно–пошукової системи по документах установи, структури служби діловодства, її штатного складу і інших питань.