Указание разновидности разговоров по прямому проводу и бесед. Для документов, представляющих собой текст разговоров по прямому проводу или беседы, в качестве разновидности указывается: “Запись разговора по прямому проводу”, “Запись беседы”. Участники разговора по прямому проводу в заголовках указываются в порядке соподчиненности — старшего начальника с младшим, независимо от инициатора разговора.
Запись разговора по прямому проводу начальника штаба Южной группы В. С. Лазаревича с командующим Туркестанской армией Г. В. Зиновьевым о задачах aрмии в предстоящей Бугурусланской операции.
Если во время разговора по прямому проводу был передан документ, то разновидность документа определяется по его содержанию с обязательным дополнением слов — “по прямому проводу”, так как в них часто отсутствуют важные признаки официального документа — делопроизводственный номер, подписи.
Доклад по прямому проводу М. Н. Тухачевского С. С. Каменеву о нанесении удара на Бирск — Красноуфимск.
При публикации записи бесед на магнитофонной ленте способ воспроизведения указывается в легенде.
Указание разновидности документов, опубликованных в периодической печати. Разновидность документов, опубликованных в периодических изданиях, указывается в заголовке в соответствии с общими требованиями.
Определение жанров собственных материалов периодической печати. Разновидность собственных материалов периодической печати (передовых, редакционных и авторских статей, очерков, корреспонденции, информации и т. п.) указывается в соответствии с классификацией газетных жанров.
Указание разновидности язычного документа. При установлении разновидности иноязычного документа следует иметь в виду, что иностранные делопроизводственные термины не всегда соответствуют русским. Например, термин “дневник” в болгарских документах соответствует русскому “протокол”; термин “депеша” (букв. “срочное послание”) применительно к сообщениям министра иностранных дел России посланникам и консулам за границей, в английской дипломатической терминологии XVIII — нач. XIX в. обозначается словом “instruction” и т. д.
При публикации иноязычных документов указание разновидности документов дается в соответствии с делопроизводственной терминологией, принятой в стране, где составлен документ.
4. Автор и адресат документа.
Автором и адресатом документа может быть как отдельное лицо или группа лиц, так и одно или группа учреждений, предприятий и организаций или структурная часть учреждения, организации, предприятия.
Невозможность установить автора или адресата оговаривается в текстуальных примечаниях.
Записка* начальнику Политического отдела Морского министерства В. С. Мясникову о выдаче ордера на право обыска в буржуазных кварталах
(Не ранее 3 января 1918 г.)
_________
* Автор записки не установлен.
(Военно-морской революционный комитет. - Л , 1975. - С. 18).
Сведения об авторе и адресате, установленные археографом, приводятся в заголовке в квадратных скобках, а обоснование дается в текстуальных примечаниях.
[1447—55 гг.] — Данная Василисы, жены Ром. Александровича [Остеева], и ее сына Андр. Романовича Тр-Сергиева м-ря иг. Мартиниани на пустоши Мосейцово, Жарова и др. и на пустую варницу “с кладищи”, в Нерехот. вол. Костром у.
(Акты социально-экономической истории Северо-Восточной Руси конца XIV — начала ХVI. – М., 1952. - Т. I. С. 139
Автор и адресат военных документов. При публикации военной документации в боевых документах, направляемых старшим начальником одному или нескольким подчиненным, обозначение автора документа сохраняется полностью, при этом в заголовках документов периода гражданской и начала Великой Отечественной войн, когда действовал принцип коллегиального управления в объединениях и соединениях, применяется обозначение коллегиального автора — командования фронта (армии, флота).
Директива командования Западного фронта командованию Мозырской группы и 16—й армии о форсирование р. Березины...
(Борьба на Советскую власть в Белоруссии. 1918-1920 гг. – Т.2. Февраль 1919 г. – 1920 г. г. —Минск, 1971. — С. 353).
В боевых документах командования, отдаваемых по своему объединению или соединению, опускается обозначение автора документа и сохраняется принятая в военном делопроизводстве форма:
Директива армиям Восточного фронта (т. е. командования фронта)
Приказ войскам 2—й apмии (т. е. командования армии)
Приказ по 15—й Инзенской стрелковой дивизии (т. е. начальника дивизии).
В сборнике или разделе, посвященном одному объединению, обозначение его номера и наименования в заголовках опускается.
Директива армиям фронта о переходе в общее наступление.
(Директивы командования фронтов Красной Армии. - М.. 1974.- Т. 3.— С.483, раздел – Южный фронт, раздел — Южный фронт).
Приказ войскам армии о решительном преследовании противника на правом берегу р. Белой
(В боях рожденная. 1918— 1920. Боевой путь 5 армии.— Иркутск, 1985. С. –119).
Главком, ПУР, Всероглавштаб, Реввоенсовет.
При обозначении в заголовке автора или адресата военных документов указываются полные или общепринятые сокращенные наименования учреждений, организаций, соединений, частей, а также должность, звание, инициалы и фамилия лица, от которого исходит или которому адресуется документ.
Обозначение учреждений и их структурных частей. В заголовке приводится официальное (полное или сокращенное) наименование учреждения, организации, предприятия с указанием при необходимости его подчиненности.
В случае повторения полное официальное название может указываться только при первом упоминании с приведением в текстуальном примечании сокращенного названия, употребляемого в дальнейшем. Применяемые в заголовках официальные или общепринятые сокращения наименований учреждении раскрываются в списке сокращений.
1875 г., августа 27. — Записка III Отделения собственной е. и. в. канцелярии* об открытии подписки в пользу населения Герцеговины в редакциях петербургских газет.
_______
* В дальнейшем III Отделение.
(Освобождение Болгарии от турецкого ига.— М., 1961. — Т. 1. — С. 89).
Названия государственных учреждений и феодальных организаций XVI—XIX вв. в заголовках к документам даются в современной им форме.
Если отправителем или адресатом документа является структурная часть учреждения, то вопрос об указании в заголовке наименования учреждения или его структурной части решается в зависимости от значения данной структурной части, от характера документа и конкретных задач издания.
В научных изданиях, как правило, и для исходящих, и для внутренних документов приводится наименование структурной части с указанием подведомственности.
В научно—популярных и учебных изданиях для внутренних документов в заголовке указывается структурная часть, для исходящих может указываться общее наименование учреждения.
Резолюция научно-художественной секции Государственного ученого совета о работе Большого театра.
9 января 1924 г.
(Советский театр. Русский советский театр. 1921-1926. - Л., 1975. — С. 110).
Список Советов рабочих и солдатских депутатов, составленный иногородним отделом Петроградского Совета рабочих и солдатских депутатов.
22 марта 1917 г.
(Сборник документов по истории СССР для семинарских и практических занятий (период империализма). – М., 1977. – С. 316.
Обозначение лиц в документах XVI—XVIII вв. В заголовках к документам раннего периода при обозначении лиц указываются их звание, должность, социальное положение, занятие и т. д. Имя приводится в современной времени издания форме, если такой перевод не представляет затруднений. Уничижительная форма имени заменяется полной формой, но, если перевод вызывает сомнение, то уничижительная форма имени приводится в круглых скобках.
Имена иностранного происхождения приводятся в транскрипции, принятой в современной научной литературе.
В тексте: “Куля Абрамов”, в заголовке “Кули”.
(Русско—индийские отношения в XVIII в. - М.. 1965. – С.120).
В тексте: “Крузберн”, в заголовке: “Крузбьорн”.
(Русско-шведские экономические отношения и XVII в. – М.,Л., 1960. - С. 1141.
Отчества даются в той форме, какую они имеют в документе, с окончанием “вич” или в форме притяжательного прилагательного с прибавлением слова “сын”.
Фамилии и прозвища пишутся в заголовках полностью, полностью даются имена духовенства.
Имя, отчество, фамилия и прозвище одного и того же лица, написанные в разных документах по-разному, в заголовках даются в одинаковой форме, определенной составителем.
Сокращение заголовка путем указания должностного или социального положения лица только при первом упоминании или его изменении следует проводить в зависимости от вида издания — в тематическом издании лучше не сокращать, а в изданиях документов одного лица возможно сокращение.
В заголовке следует указывать должности, чины и звания упоминаемых лиц, которые соответствуют времени составления документа.
Обозначение лиц в документах нового и новейшего времени. В заголовке к документам нового и новейшего времени указываются фамилии и инициалы автора и адресата. Фамилии автора и адресата сопровождаются в заголовке указанием их должностного или общественного положения. При частом повторении в заголовках одних и тех же лиц их должностное или общественное положение указывается только при первом упоминании или его изменении.
Не ранее 5 декабря 1917 г. — Отчет делегатов Агитационного отдела ВЦИК П. Исакова и Ф. Карасевого о поездке в расположение 7—й армии Юго-Западного фронта.
(Военно—революционные комитеты действующей армии. 25 октября 1917-март 1918 г. – М., 1977. – С.57.)