Возможно создание объединенных архивных фондов из документов организаций-преемников, принадлежащих к разным формам собственности, при условии передачи документов каждой из них в государственную собственность, что, безусловно, облегчает организацию государственного учета архивных документов.
Требование Основных правил относительно фондирования документации совместных предприятий со смешанными формами собственности (с преобладанием доли государственной собственности или без него), по опыту ряда регионов, не всегда может быть выполнено. Недостаточно четко изложен в Основных правилах и вопрос о факторе реорганизации фондообразователя применительно к коммерческим организациям. В частности, положение о том, что документы отделений, дочерних организаций, филиалов составляют единые архивные фонды с документами их основных организаций, если хранятся в одном архиве, неверно относительно документов дочерних организаций, представляющих самостоятельные архивные фонды, даже если те хранятся в одном архиве. Часто это требование невыполнимо и для документов филиалов.
Ряд архивных учреждений справедливо считают, что при фондировании документов предприятий, изменивших форму собственности, предпочтительно создание объединенных архивных фондов в случае последовательно сменявших друг друга организаций, если функции полностью или в основном сохранялись, в том числе при смене форм собственности. Доля государственной собственности в уставном капитале организации - величина переменная, большинство организаций смешанной формы собственности не раскрывают размеры долей государственной и негосударственной собственности, полагая это коммерческой тайной. Поэтому предлагается при решении вопроса о фондировании документов организаций, перешедших из государственной в частную или иную собственность, независимо от размера (и наличия) доли госсобственности, создавать объединенные архивные фонды с документами предшественника. Архивисты ряда регионов настаивают на нецелесообразности создания новых фондов при изменении формы собственности, поскольку большинство акционированных госпредприятий датой образования считают год создания госпредприятия. Однако это никак не может влиять на порядок фондирования. Повторим, что подобно документам промышленных предприятий, образованных на базе конфискованных, национализированных советской властью капиталистических организаций, и с момента их конфискации, национализации составившим новые архивные фонды, сегодня документы акционированных, приватизированных и других изменивших форму собственности предприятий должны составлять новое фондовое образование: новый или объединенный архивный фонд.
Другое дело - смена собственника без изменения формы собственности. Так же как в советский период передача предприятия из одного ведомства в другое без изменения его функций и характера деятельности не влекла за собой создания нового фонда из его документов, так и сейчас изменение собственника (АО, ТОО, СПК) и неоднократная перерегистрация организации, не меняющей кардинально своих функций, не требуют создания из ее документов новых архивных фондов. Следовательно, при реорганизации негосударственной коммерческой организации и ее новой государственной регистрации не нужно создавать из ее документов новый фонд, если ее основные функции сохраняются. Документы организации, перешедшей из государственной в частную или иную негосударственную собственность и являющейся правопреемником госорганизации, образуют новый архивный фонд.
Современная практика архивов поставила под угрозу принципы архивного дела, которыми специалисты руководствуются уже почти сто лет. Сегодня целостность фондов, хранящихся в архивах субъектов федерации - областных, краевых, республиканских, нуждается в защите. Проблема ощущается особенно остро в связи с тем, что в настоящее время местным органам власти предоставлены достаточно широкие права в сфере распоряжения фондами архивов. Так, в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации», принятом 1 октября 2004г., к полномочиям субъектов Российской Федерации отнесено решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в их собственности, в собственность Российской Федерации, иных субъектов федерации и (или) муниципальных образований (ст. 4. п. 3). Для этого органы власти субъектов федерации могут издавать свои законодательные акты (ст. 10 п. 2). Более того, как разъяснил на учредительном заседании Совета по архивному делу 2 декабря 2004 г. заместитель руководителя Росархива А.Н. Артизов, акты субъектов федерации вправе регулировать ряд вопросов, отсутствующих в федеральном законе. К ним отнесены «...компетенция органов представительной и исполнительной власти субъекта федерации в вопросах реализации государственной политики в архивном деле... особенности правового положения архивистов и архивных служб регионов... в том числе, вопросы закрепления сети региональных архивных учреждений». Однако никакого контроля за содержанием региональных законодательных актов со стороны Федерального архивного агентства не предусмотрено, отсутствует и процедура предварительного согласования таких законов со специально уполномоченными органами. В итоге возникает опасность принятия непродуманных, некомпетентных решений.
Высказанные опасения нельзя назвать умозрительными. Они основаны на реальном факте. 7 июля 2005г. Правительством Саратовской области было подписано распоряжение о создании областного государственного учреждения «Государственный исторический архив немцев Поволжья в г. Энгельсе» на базе филиала Государственного архива Саратовской области (ГАСО) в г. Энгельсе. Об этом сообщалось в СМИ, в том числе в «Отечественных архивах». Теперь встал вопрос о перераспределении фондов на региональном уровне. Правда, письменных распоряжений о передаче фондов ГАСО в новый архив не поступало, и в тексте распоряжения об этом речь не шла. Тем не менее со стороны Управления по делам архивов Правительства Саратовской области были предприняты определенные шаги в этом направлении: поступило устное указание предоставить сведения о фондах областного архива, содержащих информацию «о немцах».
К сожалению, организация документов Архивного фонда в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» поставлена в связь с правом собственности на эти документы, при этом ничего не говорится о принципах неделимости и целостности архивных фондов. Между тем эти принципы присутствуют в межгосударственных договорах, например в соглашении «О правопреемстве в отношении государственных архивов бывшего Союза ССР», подписанном 6 июля 1992 г. Стороны исходят из принципа целостности и неделимости фондов, образовавшихся в деятельности высших государственных структур и хранящихся в государственных архивах, которые находятся за пределами их территорий, и не претендуют на право владения этими комплексами документов
Необходимо упомянуть и другой документ межгосударственного характера - Международный этический кодекс архивистов, принятый в сентябре 1996г. в Пекине на заседании Генеральной ассамблеи Международного совета архивов. Его нормы признаны в нашей стране. Один из основных провозглашенных кодексом принципов - защита целостности архивных материалов и гарантия их сохранности.
Эта проблема остается актуальной и для современных теоретиков архивного дела. Совокупность фондов, хранящихся в архиве любого уровня, с точки зрения методологии исторического исследования представляет собой комплексный источник. Комплексы фондов большинства областных архивов России сложились в течение прошлого столетия, часть начала формироваться в XIX в. Любой из них в целом отражает и особые черты истории конкретного региона, и уровень исторического сознания в обществе, и профессионализм архивистов. Если же такой комплекс фондов подвергнется «разъединению», то его информативная значимость качественно изменится. Теоретики архивного дела середины XXв. весьма отчетливо высказались за целостность подобных комплексов, подчеркивая историческую обусловленность их происхождения.
Так, авторы учебного пособия «Теория и практика архивного дела в СССР» (1958 г.) дали следующее обоснование принципа недробимости архивных фондов: «Исторически обусловленные комплексы архивных фондов возникают в процессе деятельности учреждений, принадлежащих к одному и тому же ведомству или отрасли государственного управления, народного хозяйства, науки, культуры, объединенных общностью местонахождения фондообразователей, временем их существования, характером и масштабами деятельности или другими существенными признаками». Далее, характеризуя различные по значимости комплексы, они обратили внимание и на те из них, которые имеют местное значение, подчеркивая при этом применение к ним принципа недробимости фондов: «В деятельности местных учреждений - губернских, уездных, волостных, краевых, областных, окружных, районных, городских, сельских и других, действовавших на соответствующей территории, возникли комплексы архивных фондов местного значения, которые дроблению и разъединению не подлежат».
Позднее в учебнике «Теория и практика архивного дела в СССР» (1980г.) вопрос о соблюдении принципа недробимости архивных фондов рассматривался применительно к конкретной ситуации - обеспечению необходимыми документами вновь созданных административно-территориальных единиц. «Проводить эту работу, - подчеркивали авторы, - необходимо при условии соблюдения принципа недробимости отдельных исторически сложившихся комплексов материалов и обеспечения интересов конкретных территориальных единиц в деле использования документов». Содержание данной сентенции трудно истолковать однозначно. Ее заключительная часть как будто предполагает возможность не учитывать провозглашенный принцип, если интересы пользователей идут с ним вразрез.