Предварительные этапы работы по фондированию. Перед тем как приступить к выполнению работ по фондированию, необходимо изучить историю фондообразователя, познакомиться с законодательными актами, ведомственными изданиями, источниками и литературой, отражающими историю фондообразователя, задачами и функциями, возложенными на него, определить масштаб деятельности фондообразователя, т. е. кому он подчинялся и какую имел структуру, уяснить функции учреждения в различные ери оды его деятельности. Важное значение имеет определение связей с другими учреждениями.
Следует также ознакомиться с основными видами документов фондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами, планами, отчетами, штатными расписаниями и др.), в которых содержатся основные сведения о времени возникновения фондообразователя, его компетенции, структуре и ее изменениях, функциях структурных частей, времени, причинах ликвидации фондообразователя.
По выясненным данным составляется историческая справка. Кроме названных выше данных о фондообразователе в исторической справке нужно раскрыть систему организации документов в делопроизводстве фондообразователя. Эту систему можно выявить по номенклатурам дел, старым описям, классификаторам, элементам описания на обложках.
Далее в исторической справке следует изложить сведения по
истории фонда, выяснить:
-когда поступил фонд на хранение;
-степень его сохранности;
-объем фонда;
-крайние даты документов.
В исторической справке нужно раскрыть состав, содержание и значение документов для научного и практического использования. К исторической справке необходимо приложить графическую схему структуры фондообразователя, список источников и литературы, использованных при написании справки.
Определение границ архивного фонда. Далеко не из любого документального Фонда может быть сформирован архивный. При определении фондообразователя следует учитывать юридическую самостоятельность учреждения, признаками которой являются:
-наличие правового акта об образовании учреждения (акт, устав, указ, декрет, закон, положение);
-самостоятельный баланс, смета, счет в банке; штатное расписание;
-самостоятельное ведение делопроизводства (бланк, гербовая печать и др.).
Вместе с тем, самостоятельное структурное подразделение также может быть фондообразователем, если его документы образуют обособленный исторически значимый комплекс.
В Основных правилах работы государственных архивов 1984 г. даны правила определения границ фонда в случае реорганизации, эвакуации учреждения и др.
Однако для материалов новейшего времени (периода 90-х гг. хх в.) задача определения границ архивных фондов является весьма актуальной, потому что часто возникает вопрос, присоединить ли новые поступления к уже существующему фонду или создать новый архивный фонд? В этом случае следует учитывать коренные изменения в жизни государства и общества.
Документы, как правило, сами несут дополнительные сведения об их принадлежности к определенному архивному фонду. В современном государственном делопроизводстве эти сведения могут быть отражены на обложке дела, где указывается официально принятое полное, а в скобках - сокращенное название учреждения-фондообразователя и название структурной части учреждения, в деятельности которого возникли документы.
Если этих сведений нет на обложке или они вызывают сомнение, а также если делу «не повезло» и оно утратило обложку совсем, то фондовая принадлежность устанавливается на основании изучения содержащихся в деле документов.
Все документы по месту их составления обычно подразделяются на входящие, внутренние и исходящие.
Фондовая принадлежность входящих документов (полученных фондообразователем) устанавливается по названию учреждения-получателя, которое можно узнать по адресату, оттиску штампа регистрации входящих документов, тексту (содержанию) документа, резолюциям, пометам.
Фондовая принадлежность внутренних документов (приказов, протоколов, отчетов, докладных записок и др.), отражающих внутреннюю деятельность учреждения, определяется по названию учреждения, которое указано в документе: в заголовке, в тексте, а также по подписям должностных лиц.
Фондовая принадлежность оттисков (копий) исходящих документов определяется по названию учреждения-автора, которое может быть указано рядом с подписью должностного лица в конце документа и в оттиске регистрационного штампа, а также по содержанию документов и делопроизводственным номерам.
Фондообразователем входящих документов является адресат, а внутренних и исходящих - автор.
Указанные выше признаки фондовой принадлежности называются прямыми признаками, так как они имеют обязательные элементы, в которых содержится название фондообразователя.
Фондовая принадлежность отдельных, разрозненных дел и документов при отсутствии прямых признаков устанавливается по косвенным признакам: содержанию, резолюциям, особенностям почерка, бумаги, чернил и т. п. Иногда эти косвенные признаки могут быть решающими.
При определении фондовой принадлежности надо запомнить:
1) в документации учреждений, подвергавшихся реорганизации или переименованию, могут встречаться старые наименования;
2) учреждения-преемники могут продолжать какое-то время пользоваться печатями, штампами и бланками своих предшественников;
3) в одном деле могут встречаться документы, образовавшиеся в деятельности нескольких учреждений.
ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ
Документационное обеспечение управления организации выполняет специальное структурное подразделение. Возможное название специального структурного подразделения ДОУ:
·управление делами;
·общий отдел;
·канцелярия;
·секретариат.
В организациях, где объем документов невелик, работу с документами выполняет секретарь. Структура службы ДОУ и задачи соответствуют технологической цепочке операций, проводимых с документами (от приема до сдачи документов в архив организации).
Цели службы ДОУ:
·организация работы;
·руководство документационным потоком;
·координация видов работ с документами;
·контроль за последовательностью работы с документами;
·организация работ по документационному обеспечению управления.
Задачи службы ДОУ:
·совершенствование форм и методов работы с документами;
·обеспечение единого порядка документирования;
·обеспечение единого порядка работы с документами;
·контроль за исполнением документов;
·хранение документов;
·унификация форм документов;
·сокращение по возможности документооборота;
·методическая работа по совершенствованию Документационного обеспечения в организации;
·внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной техники.
Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Существуют различные системы документирования.
Системы документирования:
·административная;
·статистическая;
·коммерческая и др.
Предметом нашего изучения является административная система
документирования.
Административная система документирования по видам документов делится на:
1. Организационно-распорядительную (ОРД)1.1. Положения
1.2. Уставы
1.3. Инструкции
1.4. Приказы
1.5. Решения
1.6. Протоколы
2.Справочно-информационную
2.1.Письма.
2.2. Телеграммы
2.3. Телефонограммы
2.4. Докладные записки
2.5. Справки
2.6. Акты
3.По личному составу
3.1. Приказы
3.2. Личные дела
3.3. Заявления
3.4. Трудовые книжки
3.5. Характеристики.
3.6. Договоры и т.д.
Цель классификации документов:
1. Повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.
2. Экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата (предметно-тематическоro каталога).
Значение классификации документов:
·обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;
·повышение оперативности работы с ними.
Для классификации документов в пределах одного учреждения составляют классификационные схемы-классификаторы. Они бывают двух типов: структурные и проuзводственно-отраслевые. В классификаторе структурного типа документацию делят на части в соответствии со структурными подразделениями. Рубриками являются названия cтpyктypныx подразделений, а статьями - названия видов документов.
Если в организации нет четкого деления на структурные подразделения, то наиболее удобным является классификатор производственно-отраслевого типа. Классификаторы составляют на основе положения об учреждении и его структурных подразделениях, а также должностных инструкций. При составлении классификатора могут быть использованы номенклатуры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного хранения. Пользуясь классификатором, можно установить, какие документы создаются в учреждении для осуществления его функций.
УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Одним из наиболее эффективных направлений совершенствования документов является их стандартизация, Т.е. унификация.
Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.
Унификация видов и разновидностей документов проведена на основе классификации участков, вопросов деятельности учреждения и создания классификатора управленческой документации.
Направлением унификации является создание трафаретных текстов.
Это целесообразно делать для групп документов, оформляющих идентичные действия. Часть реквизитов печатают типографским способом (постоянные реквизиты), для переменных - оставляют свободные строки. Трафареты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки. Трафаретные тексты документов оформляют в учреждении в виде сборника.