Содержание документов определяется составом и значением входящих в НИХ показателей и реквизитов. Последние могут быть разными, но это не исключает возможности предъявлять к ним общие требования. Кроме того, большинство показателей и реквизитов даже в различных документах бывают одинаковыми.
Широкое распространение получили анкеты, например, «опросный лист для получения сведений». Наиболее известны кадровые анкеты. Путем анкетирования можно собирать любые сведения. В УСОРД дана первая попытка в анкетной форме представить модели приказов (по приему, переводу, увольнению работников организации) и докладных записок.
СТРУКТУРА И ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Документооборот - это «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».
Движение документов в организации не может быть случайным, хаотичным. Оно должно быть управляемым, регламентированным технологической схемой движения документов по установленным пунктам обработки. Быстрота перемещения между пунктами, оперативность выполнения операций с документами свидетельствуют о степени совершенства технологической схемы.
Документооборот должен отвечать ряду требований, обязательных для всех организаций.
Требования предъявляемые к документообороту:
·прямоточность движения документов (документ кратчайшим путем попадает к исполнителю, возвратные перемещения документов исключены);
·распределение документов между руководителями и специалистами согласно их функциональным обязанностям;
·оперативное перемещение документов;
·единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними, однократность каждой операции.
Движение документов во всех случаях отражает организационную структуру аппарата управления и характер распределения обязанностей между его составными частями. Совершенствование документооборота тесно связано с совершенствованием структуры управления.
Документооборот состоит из следующих потоков:
·поступающих (входящих) документов (документы вышестоящих органов управления, подведомственных организаций, неподчиненных учреждений, представлены постановлениями, решениями, приказами, указаниями, инструктивными письмами, запросами, отчетами, справками, письмами, актами и заявлениями граждан);
·отправляемых (исходящих) документов (передают информацию вышестоящим или нижестоящим организациям, не подчиненным учреждениям, общественным организациям и отдельным гражданам, в
Составляют опись в двух экземплярах: один остается в структурном подразделении, второй - вместе с делами передают в архив организации.
Номера описям структурных подразделений присваивает архив организации.
По согласованию с архивом на обложках дел проставляют мягким, черным графитным карандашом номера дел (томов, частей) по описи.
ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ
В архив, как правило, передают дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и дела по личному составу. Передачу дел производят только по описям. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) хранят в структурных подразделениях или централизованно службой делопроизводства в специально выделенном помещении. В архив их передают в исключительных случаях и только в соответствии с решением руководителя организации. Передают такие дела по описям или номенклатуре дел.
Дела постоянного хранения передают в архив, как правило, через год после окончания дел в делопроизводстве. Передачу дел осуществляют по графику, который составляет заведующий архивом (ответственный за архив). График согласовывают с руководителями подразделений, передающих дела в архив, и затем представляют на утверждение руководителю организации.
В период подготовки дел для передачи в архив проверяют правильность их оформления, а также соответствие дел, включенных в опись, номенклатуре дел. Недостатки в оформлении и формировании дел устраняют. На отсутствующие дела составляют справку, в которой излагают причины отсутствия дел (переданы в другое подразделение, находятся у руководителя организации, предусмотрены по номенклатуре, но не были заведены и т.п.).
Дела доставляют в архив увязанными в связки. Если вместе с делами передаются регистрационно-контрольные картотеки, то заголовок каждой картотеки включают в опись.
Прием каждого дела производят поединично в присутствии работника структурного подразделения. Напротив описательной статьи каждого дела в обоих экземплярах описи делают отметку о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указывают количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дату приема-передачи дел. Там же сотрудники архива и лицо, передающее дела, ставят свои подписи.
При передаче особо ценных дел проверяют количество листов в делах (т.е. дела принимают полистно).
ФОНДИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДЕЛ В ПРЕДЕЛАХ ФОНДА
В архиве организации документы группируются по фондам. Этот вид работы называют фондированием·. В ходе фондирования в архивах уточняют \ (определяют) фондовую принадлежность документов, формируют фонд, определяют хронологические границы самого фонда и документов фонда. Фонд является основной учетной единицей документов архива и не подлежит дроблению.
Комплекс документов, образующихся в деятельности одной организации, независимо от того, является она юридическим лицом или нет, составляет документальный фонд организации".
Часть документального фонда, которая имеет научное, историческое, социально-культурное, политическое, а также практическое значение, составляет архивный документальный фонд организации. Каждому фонду, поступившему в архив, присваивают название и номер. Номер фонда присваивают каждому вновь поступившему фонду в порядке поступления. Документы постоянного хранения таких организаций входят (или передаются) в состав Архивного фонда российской Федерации. Решение о принадлежности архивного фонда организации к составу государственного Архивного фонда РФ принимают территориальные экспертно проверочные методические комиссии, функционирующие при территориальных архивных организациях. Например, в Санкт-Петербурге это Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия (ЦЭПМК) при Архивном управлении Санкт-Петербурга и Ленинградской области. Организация, образующая в процессе своей деятельности документальный (архивный) фонд, называется фондообразователем. Названием фонда служит точное официальное название фондообразователя. В настоящее время в связи с появлением новых форм собственности, когда на базе государственных предприятий возникли акционерные общества, одним из наиболее типичных случаев является хранение в архивах современных акционерных обществ фонда(ов) государственной организации предшественника и второго фонда, принадлежащего существующему ныне акционерному обществу.
ОIIPЕДЕЛЕНИЕ (УТОЧНЕНИЕ) ФОНДОВОЙ IIPИНАДЛЕЖНОСТИ ДОКУМЕНТОВ, ФОРМИРОВАНИЕ ФОНДА
Для того чтобы определить или уточнить принадлежность документов к данному фонду, необходимо изучить документы организации и определить их принадлежность к составу документации данной организации.
Входящие документы относят к фонду той организации, которой они получены. Их фондовую принадлежность определяют:
·по названию адресата;
·по отметке о регистрации (оттиску штампа для регистрации входящих документов);
·по содержанию документа, которое отражает функции и характер деятельности фондообразователя;
·по резолюциям, содержащим фамилии руководителей данной организации и т.д.
Копии (отпуски) исходящих документов относят к фонду той организации, в которой они составлены. их принадлежность к фонду определяют:
·по подписи руководителя;
·по визам;
·по содержанию документа.
Документы внутреннего обращения относят к фонду той организации, которая является автором этих документов, их принадлежность определяют:
·по названию организации - автора документа, которое указано на общем бланке;
·по подписи руководителя;
·по визам;
·по содержанию документа.
При определении фондовой принадлежности дел и документов следует руководствоваться определенными правилами. Один и тот же фонд составляют документы, накопившиеся до и после:
·реорганизации (преобразования), которая не привела к коренному изменению деятельности, а вызвала только частичное изменение ее задач, функций и т.д.;
·изменения подчиненности, структуры, штатов, печати и т.д.;
·полного или частичного изменения названия в результате реорганизации, присвоения ей почетного имени, награждения орденом и т.д.;
·изменения территориальных границ деятельности организации;
·перемещения организации из одного района в другой;
·изменения административно-территориального деления;
·временного прекращения деятельности организации и восстановления своих функций.
При ликвидации организации законченные делопроизводством дела включают в состав фонда ликвидируемой организации, не законченные делопроизводством дела входят в состав фонда организации-преемника.
Дела, производство которых велось последовательно в двух или более организациях, включают в состав фонда той организации, в которой они закончены делопроизводством.
Личные дела, переданные в другие организации в связи с переводом сотрудников, включают в состав фонда той организации, в которую переведены сотрудники.
Ошибочно включенные в фонд дела изымают и присоединяют к тому фонду, к которому они относятся.