СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДЕЛ В ПРЕДЕЛАХ ФОНДА
После определения фондовой принадлежности документов в архиве дела группируют и располагают в пределах фонда.
За единицу систематизации (классификации) и учетную единицу управленческой документации (ОРД бухгалтерской и пр.) принимают дело - физически обособленный отдельный документ (устав, отчет и т.п.) или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку (приказы, переписка ит.п.).
Систематизацию дел в пределах фонда осуществляют постоянно не только в архиве, но и непосредственно в текущем делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и подготовке дел к передаче в архив.
Систематизация дел обычно соответствует схеме систематизации, по которой построена номенклатура дел организации, и зависит от объема
Как правило, дела распределяют внутри фонда с учетом следующих классификационных признаков:
·структурного (в соответствии со структурной схемой организации);
·хронологического (по периодам, датам, к которым относятся документы);
·функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (если в организации отсутствует структурное деление либо если объем образующихся дел невелик);
·номинального (по видам и разновидностям документов, включенных в дело, по родам дел);
·корреспондентского (исходя из названий корреспондентов или фамилий лиц, с которыми велась переписка);
·географического (исходя из географических названий) и т.д.
Дела часто группируют последовательно по нескольким признакам, применение которых в данном фонде наиболее целесообразно.
При выборе схемы систематизации дел необходимо учитывать делопроизводственную смысловую связь между делами фонда организации. Схема систематизации должна быть наиболее удобной для последующего поиска информации по находящимся в делах документам.
Наиболее приемлемыми и широко применяемыми в настоящее время в архивной практике являются хронологически-структурная и хронологически функциональная схемы систематизации дел.
Данные схемы систематизации являются основанием для внутренней организации документального фонда, Т.е. для составления следующих описей дел фонда:
·описи дел постоянного хранения;
·описи дел по личному составу;
·описи дел временного хранения (свыше 10 лет).
При включении дел в описи необходимо учитывать основные правила распределения дел:
·дела относят к тому году, в котором они начаты делопроизводством или в котором они поступили в организацию (структурное подразделение) для продолжения делопроизводством;
·планы, сметы и документы к ним относят к тому году, на который они составлены;
·отчеты и документы к отчетам относят к году, за который они составлены;
·перспективные планы относят к начальному году, на который они составлены; при этом заголовок данного дела в описи повторяют в каждом годовом разделе, к которому относится данный план (вместо учетного номера данного дела по описи пишут - «б/N2», а в графе описи «Примечание» дают ссылку на учетный номер дела в разделе, относящемся к начальному году, на который план составлен);
·отчеты по перспективным планам относят к последнему году отчетного периода; при этом в описи заголовок данного дела помещают в каждый годовой раздел, к которому относится данный отчет (вместо учетного номера по описи пишут - «б/N2», а в графе описи «Примечание» дают ссылку на учетный номер данного дела в разделе, относящемся к последнему году отчетного периода);
·дела, начатые в одном подразделении и переданные в другое подразделение, относят к подразделению, в котором они были закончены;
·если организация прекратила свое существование, то документы ликвидационной комиссии включают в состав фонда ликвидируемой организации;
·в пределах года или определенного хронологического периода дела располагают по значимости структурных подразделений в соответствии со структурной схемой организации;
·если в деятельности организации образуется незначительный объем дел, то в пределах хронологического периода дела располагают в соответствии с участками деятельности данной организации;
·в пределах структурных подразделений дела располагают по участкам деятельности данного подразделения по степени значимости помещенных в них документов и логической взаимосвязи;
·при наличии дел с одной и той же начальной датой первыми помещают те дела, которые имеют более ранние конечные даты документов.
В соответствии с принятой схемой систематизации все поступающие в архив документы размещают в хранилищах на стеллажах или в шкафах.
Административная система документирования по видам документов делится на:
1. Организационно-распорядительную (ОРД) 1.1. Положения
1.2. Уставы
1.3. Инструкции
1.4. Приказы
1.5. Решения
1.6. Протоколы
3.Справочно-информационную
2.1. Письма
2.2. Телеграммы
2.3. Телефонограммы
2.4. Докладные записки
2.5. Справки
2.6. Акты
4.По личному составу
3.1. Приказы
3.2. Личные дела
3.3. Заявления
3.4. Трудовые книжки
3.5. Характеристики
3.6. Договоры и т.д.
- По видам
- организационно–распорядительные
- справочно–информационные
- по личному составу
- По форме индивидуальные типовые трафаретные
- По содержанию простые сложные
- По происхождению официальные личные
- По месту происхождения внешние внутренние
- По срокам хранения постоянно свыше 10 лет и до 10 лет
- По гласности секретные (конфиденциальные) несекретные
- По средствам фиксации рукописные машинописные графические звуковые кино фото фоно видео документы
- По стадиям оригиналы черновики копии выписки
- По срочности срочные несрочные
ВЫВОД
АФ РФ играет важную роль в нашей жизни. Так как при необходимости можно пойти в архив и тебе найдут любую интересующую информацию. Государственные архивы - учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования. Государственные архивы хранят постоянно (т. е. вечно) наиболее ценные архивные документы. Главная задача государственных архивов - служение исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют историческими.
Ведомственные архивы - структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организyющиe их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в государственный архив.
Государственную часть Архивною фонда РФ составляют архивныe фонды и архивные документы: государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, действовавших на территории России на всем протяжении ее истории, а также учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства; органов государственной власти местного самоуправления, прокуратуры, государственных учреждений, организаций, предпpиятий, действующих на территории РФ; государственных учреждений, воинских частей, находящихся и (или) находившихся за границей; предприятий, организаций или объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности; органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ; других общественных организаций и объединений, образовавшихся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законом РФ об общественных организациях, принятые в учреждения Федеральной архивной службы России; юридических и физических лиц. поступившие на законных основаниях в собственность государства, в том числе из-за рубежа, а также копии архивных документов на правах подлинников и на законных основаниях, поступившие В собственность государства.
Негосударственную часть Архивною Фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности: государственных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций; негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации; физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и др.).
Для документов государственной и негосударственной частей АФ РФ могут применяться разные категории сроков хранения: постоянное, временное, постоянное в собственности государства, депозитарное.