Обязательный экземпляр – явление исторически обусловленное, комплексное и присущее высокоразвитой культуре книжного дела любого цивилизованного государства. Общеизвестно, что институт обязательного экземпляра существует более 450 лет. Впервые о бесплатной передаче изданий в национальное книгохранилище заговорили в 1537 году, с принятием во Франции нормативно-законодательного акта. Постепенно такой принцип формирования библиотек распространился и на территории Европы, затем в Америке и на других континентах.
Общегосударственная система обязательного экземпляра в России установлена в 1783 году. Она основывалась на императорском указе, которым повелевалось: «… Чтоб из всех казённых и вольных типографий всякой в печать издаваемой книге по одному экземпляру доставляемо было в Библиотеку Императорской Санкт-Петербургской Академии Наук» [5, с.3].
Со временем система обязательного экземпляра совершенствовалась, увеличивался круг изданий и публикаций, отправляемых в библиотечные учреждения, изменилось количество экземпляров. Но главный принцип бесплатности доставки был основополагающим. Он оказался настолько эффективным для комплектования информационно-библиотечных фондов, что ныне система обязательного экземпляра функционирует более чем в ста странах мира на основе разработанных нормативно-правовых документов. Законодательная база об обязательном экземпляре в различных странах носит многообразный характер, отражая специфику документных потоков конкретных государств.
В 1987 году в рамках ЮНЕСКО были выработаны международные принципы-рекомендации Закона об обязательном экземпляре. В 1991 –1994 годах в России велась интенсивная работа по созданию Федерального Закона об обязательном экземпляре. Наконец, 9 декабря 1994 года Закон был подписан Президентом РФ и введён в действие. В отечественной практике подобный нормативный акт был издан впервые. Ранее в стране действовали постановления и указы, которые регламентировали функционирование обязательного экземпляра только изданий. Разработанный закон учитывает основные положения действовавших постановлений и соответствует рекомендациям ЮНЕСКО. Закон определяет политику государства в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда России [5, с.4]. Закон устанавливает виды обязательного экземпляра, категории их производителей и получателей, сроки и порядок доставки. Закон не распространяется на архивные материалы. На основе обязательного экземпляра обеспечивается выполнение следующих функций: 1) комплектование полного национального библиотечно-информационного фонда документов России как части мирового культурного наследия; 2) национальный (государственный) библиографический учёт, государственная регистрация документов и создание на этой базе универсальных библиотечных и статистических источников, предназначенных для обслуживания общества в целом, подготовка национальных и региональных сводных каталогов, сигнальной и реферативной информации текущего и ретроспективного характера; 3) формирование каталога местных документов и краеведческих фондов; 4) создание и ведение национальных хранилищ [5, с.4].
Под обязательным экземпляром понимаются экземпляры различных видов тиражированных документов, подлежащие передаче производителями в соответствующие учреждения и организации в порядке и количестве установленных законом [5, с.4]. Совокупность всех видов обязательных экземпляров, а также установленный порядок их сбора и распределения образуют систему. В основу деления положены два признака: 1) стоимостный (бесплатный и платный); 2) территориальный (Федеральный экземпляр, экземпляр субъекта Федерации и местный) оба признака взаимосвязаны: как федеральный субъекта Федерации, так и местный могут представлять собой совокупность бесплатных и платных экземпляров [5, с.4].
В Законе заложено широкое понимание документа – объекта обязательного экземпляра. Документ – материальная форма фиксируемой информации в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенная для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования [5, с.4].
В Законе круг получателей определён таким образом, чтобы в комплексе выполнялись три основные функции библиотечного обслуживания: 1) культурная; 2) мемориальная; 3) информационная. В Законе обязанности и права производителей регламентируются необходимостью бесплатного направления созданных ими документов организациям-получателям. Принцип бесплатного направления обязательного экземпляра базируется на отнесении затрат на его подготовку, выпуск и рассылку и себестоимость тиражируемой продукции. Требования доставки сроки и число направленных экземпляров сгруппированы по каждому виду документов [5, с.6]. Так, издания направляют в РКП (Российская книжная палата), которая распределяет и экспедирует их по основным получателям «согласно перечню установленному правительством РФ). Наибольшую сложность при создании Закона вызвала проблема числа (количества) доставляемых потребителям обязательных экземпляров. После долгих споров и согласований требования к количеству экземпляров изложены укрупнено. Дифференцировано число видов документов, доставляемых в конкретные фондохранилища, устанавливаемые в соответствии подзаконных актах.
Принятия Федерального закона "Об обязательном экземпляре документов" библиотеки ждали с нетерпением. По отношению к нему можно неоднократно употребить слово "впервые":
Впервые в России формирование системы обязательного экземпляра документов базируется на нормативно-правовой основе на уровне Федерального закона.
Впервые в правовой акт включены подлежащие доставке все виды документов на разных носителях, отражающих интеллектуальный потенциал страны.
Впервые в закон внесены нормы о защите прав производителей документов.
Впервые законодательно определена политика государства в области формирования обязательного экземпляра как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда РФ и развития системы государственной библиографии.
Настоящий Федеральный закон определяет политику государства в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда Российской Федерации и развития системы государственной библиографии, предусматривает обеспечение сохранности обязательного экземпляра документов, его общественное использование. Закон устанавливает виды обязательного экземпляра документов, категории их производителей и получателей, сроки и порядок доставки обязательного экземпляра документов, ответственность за их нарушение, он не распространяется на документы личного и секретного характера, документы, созданные в единичном исполнении, архивные материалы (документы) и управленческую документацию.
Провозглашенная в нем ответственность за сохранность фондов, сформированных на основе обязательного экземпляра как части культурного достояния народов России, способствует в конечном счете обеспечению информационной безопасности страны.
Наконец, Федеральный закон дал толчок развитию законотворческой инициативы на региональном уровне, расширив тем самым правовое поле в области культуры.
Таким образом, Закон "Об обязательном экземпляре документов" сыграл важнейшую роль в формировании национальной системы комплектования информационно - библиотечных фондов страны на нормативно-правовой основе. Это произошло в период перехода от плановой к рыночной экономике в сфере книгоиздания и книгораспространения, когда привыкшие к стабильным источникам комплектования библиотеки (как на федеральном, так и на региональном уровне) вдруг стали получать не более 40 – 45% обязательных экземпляров издаваемых в стране документов и лишились возможностей воздействовать на издателей.
Этот же закон обусловил развитие законодательной инициативы на местах, т.е. в регионах, поскольку российская система бесплатного и платного обязательного экземпляра функционирует на основе не только одного федерального закона, но и комплекса базирующихся на нем законодательных актов и нормативных документов, принимаемых на федеральном, региональном и муниципальных уровнях. Соответственно, имеются обязательный экземпляр как федеральный комплект, обязательный экземпляр субъекта РФ и местный обязательный экземпляр (уровень региона или города).
Чрезвычайно важно, что с 1994 года в состав обязательного экземпляра включены аудиовизуальные материалы и электронные издания (программы для ЭВМ и базы данных, а также электронные документы, тиражируемые и распространяемые на машиночитаемых носителях).
Обязательный экземпляр был введен в России более 200 лет назад. За долгую историю в нашей стране принимались различные постановления, уточняющие и изменяющие порядок доставки обязательного экземпляра в библиотеки и другие учреждения.
Система предоставления обязательного экземпляра документов является особым способом гарантированного обеспечения полноты комплектования национальными документами фондов крупных научных библиотек федерального уровня, Центральных библиотек субъектов РФ и документами местного уровня муниципальных библиотек.
Закон «Об обязательном экземпляре документов» и дополнения к нему определяют политику государства в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда РФ и развития системы национальной библиографии. Итак, важно отметить, что Закон стал важным фактором спасения библиотек, и, прежде всего национальных, от угрожавшего им информационного вакуума.