Регистрация исходящих документов, таких как, приказы и распоряжения руководства по основной деятельности, приказы о размерах оплаты за обучение, распоряжения начальника УРРЦЭ по основной деятельности, приказы по личному составу студентов филиалов, переведенных в РГГУ и другие, заключалась в занесении сведений (номер, дата, адресат, исполнитель, краткое содержание) о данных документах в Журналы регистрации.
Стоит отметить, что, несмотря на то, что в РГГУ принята централизованная система регистрации входящих документов, УРРЦЭ регистрирует входящие документы повторно. Об этом свидетельствует наличие отдельного Журнала регистрации входящих документов. Это говорит оповторной регистрации таких документов.
Также наблюдала за процессом составления листа рассылки. Это документ, который составляется в случае необходимости ознакомления регионов (филиалов, представительств) с приказом (распоряжением) руководства, касающегося вопросов их деятельности (Приложение 1).
Подготовка дел к хранению заключалась в оформлении личных дел студентов-экстернов, завершивших обучение в филиалах. Мною были составлены внутренние описи, листы-заверители, оформлялись обложки дел, нумеровались страницы для дел студентов следующих филиалов: Ноябрьск, Ставрополь, Балашиха, Домодедово, Самара, Одинцово.
Для облегчения работы мне были предоставлены образцы оформления личных дел студентов-экстернов г.Железнодорожный за 2004 год. Стоит отметить, что структура, порядок оформления этих дел не вполне соответствует нормативным требованиям (Типовой инструкции по делопроизводству, Основным правилам работы архивов организаций). Например, количество документов, содержащихся в деле не соответствует количеству единиц хранения, заявленных во внутренней описи. Были обнаружены неточности в нумерации страниц.
Дела оформлялись согласно положениям Инструкции по оформлению личных дел студентов-экстернов региональных подразделений РГГУ (утверждена распоряжением начальника УРРЦЭ).
Личные дела студентов (экстернов) хранятся согласно Перечню типовых документов (ст. 499 а) - 75 лет. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение 8). Все надписи на обложке делаются разборчиво, без сокращений.
В соответствии с номенклатурой дел УРРЦЭ есть дело «Акты о выделении дел и документов к уничтожению». Мною была внимательно изучена эта папка.Поскольку акты о выделении документов к уничтожениюсоставляются, в целом, на дела РГГУ, то в этом документе были указаны дела нескольких структурных подразделений (название УРРЦЭ было указано перед группой заголовков дел).
Что касается документного и бездокументного обслуживания руководителя, то секретарь УРРЦЭ ответственен за сбор информации, подготовку проектов документов (приказов и распоряжений) по задания начальника УРРЦЭ, обслуживает совещания, по необходимости документирует их деятельность.
Бездокументное обслуживание включает в себя необходимые сервисные функции, подготовку командировок (заказ билетов, оформление документов), телефонное обслуживание.
Заключение
Производственная практика по специальности «Организация и технология документационного обеспечения управления» проходила в секретариате Управлении регионального развития и централизованного экстерната РГГУ.
Было выяснено, что Управление является структурным подразделением РГГУ, осуществляющим и направляющим региональную деятельность Университета. Секретариат отвечает за ведение текущего делопроизводства и подготовку документов к сдаче на архивное хранение.
Правила создания и оформления документов в УРРЦЭ установлены Инструкцией по делопроизводству РГГУ. Отмечено, что оформление документов Управления соответствует требованиям нормативно-методической документации (в том числе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основных правил работы архивов организаций).
В процессе практики был изучен состав видов служебных документов, порядок и особенности их оформления.
Выяснено, что в УРРЦЭ присутствуют следующие системы документации: организационно-правовая, кадровая, статистическая.
Подробно изучен процесс движения документов на всех этапах документооборота: от момента получения и создания документа до момента отправки на исполнение. Необходимо отметить, что первая регистрация входящих документов осуществляется в Управлении делами РГГУ, а затем уже документы, адресованные непосредственно УРРЦЭ, передаются на обработку в секретариат. Большое внимание уделено формированию дел Управления, подбору всех необходимых документов для составления полностью оформленного дела, изучены детали сортировки отдельных документов по степени важности и срочности исполнения или ознакомления.
Находясь на должности помощника секретаря руководителя, получила возможность подробно познакомиться с деталями бездокументного обслуживания руководителя, процесса подготовки совещаний, также было уделено внимание и особенностям документального обслуживания, создания
документов, их согласования, регистрации, процедуры формирования дел и передачи их на хранение.
Можно сделать вывод, организация документооборота УРРЦЭ имеет некоторое своеобразие, однако порядок выполнения большинства делопроизводственных операций соответствуют нормативно-методическим требованиям.
Следует отметить, что как таковой делопроизводственной службы в УРРЦЭ нет, вся работа с документами выполняется секретарем начальника УРРЦЭ. Это объясняется тем, что первичная обработка входящих документов осуществляется в Управлении делами РГГУ, которое занимается делопроизводством Университета в целом.