Технология штрихового кодирования включает в себя три этапа:
1. создание штрихового кода;
2. нанесение штрихового кода на этикетку;
3. считывание штрихового кода специальной аппаратурой.
С помощью технологии штрихового кодирования, использования микрокалькуляторов со встроенными сканерами, так называемых мобильных терминалов, можно практически полностью автоматизировать процесс проверки фонда. Располагая штриховые коды не только на книгах, но и на карточках, библиотекарь имеет возможность быстро сверить карточный каталог с электронным каталогом, а, следовательно, и с и фондом. Внедрение методов штриховой технологии со временем приведет к тому, что на смену традиционным формам учета, привычными для библиотеки, придут новые, более удобные и оперативные.
Для успешного использования штрих-кодов (бар-кодов) необходимо выбрать и установить в стране систему совместимых методов штрихового кодирования документов в библиотеках различных типов, порядок финансирования и внедрения этих средств учета фондов[47].
Примером такой системы может служить автоматизированная Web-библиотека "Кодекс: Манускрипт"
Система предназначена для автоматизации работы с библиотечным фондом и читателями, организации электронного учета изданий, а также обеспечения доступа к каталогу изданий посредством браузера MS Internet Ехplorer.
Система позволяет автоматизировать весь цикл учета библиотечного фонда, с момента поступления издания в библиотеку, до его списания, включая формирование инвентарной книги, книги суммарного учета, всей номенклатуры необходимых актов. Реализована мощная система поиска по инвентарной книге, книге суммарного учета, тетради замененных книг и другим объектам учета библиотечного фонда. Встроенный механизм формирования инвентарных номеров, номеров КСУ, записей инвентарной книги позволит обеспечить удобный и надежный документооборот библиотеки.
Модель функционирования системы:
На сервер библиотечной локальной сети устанавливается сердце системы - "Кодекс-Сервер", который является одновременно Web-сервером и сервером БД, а также база данных в формате "Кодекс". Но чтобы система начала стабильно функционировать, нужно установить программное обеспечение на рабочих станциях сотрудников библиотеки и читателей - браузер MS Internet Explorer, входящий в стандартную поставку ОС Windows.
Помимо Web-библиотеки "Кодекс: Манускрипт" создана также конфигурация «Онлайн: Библиотека"» (фирма «Онлайн»). Программный продукт разработан на основе системы программ "1С:Предприятие" в сотрудничестве с библиотекарями учебных заведений и с учетом их многочисленных пожеланий.
"Онлайн:Библиотека" позволяет автоматизировать все основные этапы работы с книгой, от момента ее поступления до списания из библиотечного фонда:
– в конфигурации существуют электронные аналоги первичных документов - "Акт приемки книг" и "Акт на исключение книг из фонда";
– процесс формирования инвентарных номеров в программе автоматизирован, производится проверка номеров на уникальность;
– книги суммарного и инвентарного учета формируются автоматически на основании данных, введенных в информационную базу с помощью документов "Акт приемки книг" и "Акт на исключение книг из фонда".
Важно отменить то, что автоматизация основных библиотечных процессов и информатизация библиотечной деятельности, заставляет нас пересматривать существующие документы и совершенствовать нормативно-инструктивную базу, регламентирующую деятельность библиотек по работе с фондами. Это способствует организации строгого учёта и обеспечивает соблюдение финансовой дисциплины, позволяет систематизировать и приводить к единообразию формы и методы работы библиотек с фондами.
Особо следует подчеркнуть, что решение задачи совершенствования учета библиотечных фондов требует объединения усилий библиотек, архивов, музеев, других организаций, для которых учет является не только важнейшей частью сохранения документов, но и ведущей функцией контроля за движением духовных и материальных ценностей.
Таким образом, мы склоняемся к мнению, что учет библиотечного фонда:
– является частью системы управления экономическими процессами, происходящими в современной библиотеке. Его совершенствование существенно влияет на расширение прав библиотеки и устранение жесткой регламентации;
– позволяет идентифицировать регистрационную запись, сравнив ее с оригиналом и данными о нем при проверке фонда или при расчете с читателями в случае невозврата взятых в библиотеке документов;
– обеспечивает регистрацию и обобщение сведений о нем по установленным правилам, рассчитывает динамику развития фонда, его состав, структуру, соотношение источников и способов пополнения, темпы обновления, местонахождение документов.
– служит основой государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов.
На наш взгляд, учет фондов должен являться важнейшим направлением деятельности каждой библиотеки в отдельности и системы библиотек в целом. Совершенствование учета библиотечных фондов проблема многоаспектная. Учет библиотечных фондов является не только частью системы управления экономическими процессами, но и объектами непроизводственной сферы. Поэтому его реформирование следует осуществлять в общем контексте преобразования учетной политики, проводимой в стране. Кроме того, учет библиотечных фондов – важнейший элемент их сохранности. Это стартовый этап, с которого начинается вся дальнейшая работа с фондом в библиотеке, как в плане сохранности, так и безопасности использования.
2.3 Анализ организации учета в технологическом управлении фондами муниципальных библиотек Кировской области
Современные муниципальные библиотеки работают в условиях муниципальных объединений и автономно (незначительное число), однако функциональная организация документных фондов у них одна.
Основное назначение муниципальных библиотек – быть центрами всестороннего развития читателей, разумного досуга, восстановление сил после трудового дня. Такой круг задач требует подбора в фонд муниципальной библиотеки разнообразных документов, способных удовлетворить запросы абонентов.
Фонд муниципальной библиотеки формируется как универсальный и более чем на 50% состоит из художественной литературы. Основная часть фонда – это справочники, энциклопедии, собрания сочинений, научно - популярные издания, учебники, учебные пособия, издания по радио, фото, автоделу, садоводству и другие издания. Тематика фонда муниципальной библиотеки разнообразна, но назначение библиотеки и её цели такие, что не позволяют включать в фонд литературу, призывающую к разбою, войне, национальной вражде, порнографические и некоторые другие материалы [35].
Фонд муниципальной библиотеки содержит документы в виде книг, брошюр, журналов, кино - диафильмов, магнитофонных записей, видеокассет и электронные ресурсы.
Муниципальные фонды – это фонды библиотек, находящиеся в ведении органов государственной власти местного самоуправления.
Документный фонд муниципальных библиотек является основой для выполнения их функций по обслуживания читателей и потребителей информации, и качество фондов в значительной мере зависит от регулярности и правильности их комплектования.
Библиотечные фонды муниципальных библиотек
Кировской области:
1. Библиотечные фонды муниципальных библиотек являются частью информационных ресурсов Кировской области, историческим, культурным и научным достоянием Кировской области.
2. Муниципальные библиотеки самостоятельно определяют источники комплектования своих фондов.
3. Библиотечные фонды муниципальных библиотек, содержащие книжные памятники, могут объявляться памятниками истории и культуры, находятся на особом режиме охраны, хранения и использования в соответствии с действующим законодательством.
4. Рукописные документы, входящие в библиотечные фонды муниципальных библиотек, являются составной частью Архивного фонда Российской Федерации, хранятся и используются в соответствии с действующим законодательством.
5. В целях сохранности и долговременного использования библиотечных фондов в муниципальных библиотеках создаются страховые библиотечные фонды на различных носителях информации, в состав которых входят ценные и редкие издания, относящиеся к памятникам истории и культуры, в том числе краеведческого характера.
6. Финансирование комплектования и обеспечения сохранности библиотечных фондов муниципальных библиотек осуществляется за счет средств областного бюджета [36].
В Кировской области 755 муниципальных библиотек Министерства культуры РФ. Центральными библиотеками на областном уровне являются –
– областная универсальная научная библиотека им. А. И Герцена – центральная государственная библиотека Кировской области;
– областная детская библиотека им. А, С Герцена – центральная библиотека по обслуживанию детей;
– областная юношеская библиотека – центральная библиотека по обслуживанию юношества;
– областная специальная библиотека для слепых – центральная библиотека по обслуживанию инвалидов по зрению.
Статус центральной районной библиотеки носит 41 библиотека области.
Совокупный объем библиотечного фонда муниципальных библиотек Кировской области по окончанию 2009 г. составляет 10453577 экз. из них печатных изданий - 10394991 экз., электронных - 35282 экз., аудиовизуальных – 235304 экз. Все документы обработаны и поставлены на учет [24].
Каждая муниципальная библиотека области осуществляет комплекс мероприятий по учету и контролю фондов. Ведет суммарный и индивидуальный учет фонда, созданы топографические учетные каталоги, инвентарные книги, с помощью которых осуществляется проверка фондов. Эти мероприятия обеспечивают фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда, а также его сохранность.