Таким образом, исследование, проведенное среди сотрудников муниципальных библиотек, выявило уровень организации библиотечного учета, и обозначило проблемы, возникающие при организации профессиональной деятельности работников отделов по работе с библиотечными фондами.
Современная организация библиотечного учета обусловлена факторами внешнего и внутреннего порядка. К первым относится становление новых форм хозяйствования в стране, изменение в общегосударственной политике учета, статистики и контроля. Автоматизация технологических процессов учета БФ на современном этапе находиться в большой зависимости от финансирования не только региональных библиотек, но и в целом библиотечного дела в стране. Скудное финансирование не дает возможности муниципальным библиотечным учреждениям осуществлять политику автоматизированного учета библиотечных фондов.
Нельзя не отметить и такую характерную проблему, возникающую при организации профессиональной деятельности сотрудников отделов (секторов) по работе с библиотечными фондами, как нежелание работников изучать нормативно - инструктивную документацию по работе с БФ. В основном в муниципальных библиотеках организация библиотечного учета введется по принципу «нам так удобно», а нам бы хотелось так, как следует. Таким образом, мы склоняемся к мнению, что теоретических и практических знаний библиотекарей по данной проблеме недостаточно, но понимание того, что совершенствования учета фонда в муниципальных библиотеках является необходимостью на современном этапе развития библиотечной деятельности присутствует у большинства опрошенных.
3 Функция контроля в управления БФ
3.1 Проверка - функция технологического управления фондом библиотеки
Контроль – функция управления, заключающаяся в сравнении фактического состояния с поставленными целями. Она ориентирована на подведение итогов, оценку качества, целесообразности выполнения каждой функции управления [65, c. 261]. Контроль завершает цикл управления и на этом этапе невозможно внести какие-либо коррективы, а только констатировать, анализировать и делать выводы, которые могут пригодиться в дальнейшем.
Контрольная функция учета фонда реализуется через проверку. Проверка библиотечных фондов является наиболее важным и сложным процессом организации фондов библиотек и рассматривается как составная часть нормальной постановки библиотечных технологических процессов.
Периодическая проверка является одним из условий сохранности библиотечного фонда. Она позволяет установить фактическое наличие изданий, зафиксированных в учетных документах, дает представление о состоянии учета, выявляет задолженность, обнаруживает ветхие и устаревшие по содержанию издания, дублетную и непрофильную литературу. Во время проверки фонда устанавливают соответствие каталогов фактическому наличию книг в библиотеке.
Проверка фонда – это определение наличия зарегистрированных в учетной документации изданий и других документов в библиотечном фонде [34, c. 17].
Проверка в качестве формы государственного контроля осуществляется органами исполнительной власти, правоохранительными и контрольно-ревизионными органами в соответствии с их статусом и функциями. В 2004 г. Постановлением Правительства Российской Федерации была создана Федеральная служба по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия. Одним из направлений ее работы является проверка деятельности юридических лиц по выполнению требований законодательства Российской Федерации в сфере архивного, библиотечного и музейного дела[88].
Основная цель проведения проверок Росохранкультурой и ее территориальными органами — предупреждение и устранение нарушений требований законодательства в сфере культуры, в частности библиотечного дела, а также осуществление контроля над хранением и использованием библиотечных фондов, прежде всего отнесенных к культурному наследию народов Российской Федерации[23 с. 25].
Основная задача проверки — охрана материальных ценностей. В процессе проверки удается выявить, насколько точно и правильно учтены все имеющиеся в фонде издания, как поставлен учет поступающей литературы и других видов изданий, как учитываются выбывающие из фонда документы. Благодаря проверке устанавливается фактическая стоимость библиотечного фонда, что имеет большое значение для согласования данных учета библиотечного и бухгалтерского[23 с. 27].
Во время проверки анализируется правильность ведения учетной документации, устраняются ошибки, допущенные в период между предшествующими проверками. Основанием для проверки является приказ руководителя библиотеки.
Проверке подлежат все документы с инвентарными номерами, находящиеся на бухгалтерском учете, то есть на балансовой стоимости. Если в процессе проверки будут выявлены отсутствующие издания, принимаются меры к их разысканию. Для электронных документов на переносимых носителях проверка осуществляется по единицам учета и хранения, а также с точки зрения сохранения изданием своей способности к функционированию [62].
Принято считать, что периодичность проверок зависит от статуса библиотеки, объема, назначения и структуры фонда.
Однако не следует забывать и том, что нормативно периодичность проверки определена Минфином в письме «Об инвентаризации библиотечных фондов»:
– наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах — ежегодно;
– редчайшие фонды — один раз в 3 года;
– ценные фонды — один раз в 5 лет;
– фонды библиотек до 100 тыс. учебных единиц — один раз в 5 лет;
– фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учебных единиц — 1 раз в 7 лет.
– фонды библиотек от 200 до 1 мил. учебных единиц— 1 раз в 10 лет;
– фонды библиотек свыше 1 мил. учебных единиц — поэтапно в выборочном порядке с завершением проверки всего фонда в течение 15 лет
– фонд открытого доступа, если он не превышает 50 тысяч единиц хранения, желательно ревизовать ежегодно[5, c. 5].
Федеральный закон "О бухгалтерском учете" (1996 г.) определяет условия, при которых производится обязательная – экстренная проверка основных средств (фондов), к которым относятся библиотечные фонды:
– при смене материально ответственного лица;
– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;
– в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями;
– при передаче фонда библиотеки или ее части в аренду;
– при реорганизации и ликвидации библиотеки.
Для проведения плановых проверок составляется план проверок (или график) на текущий год и на перспективу, который составляет отдел хранения и утверждает директор.
В зависимости от типа, статуса библиотеки, и объема ее фондов осуществляются различные виды проверок.
1) сплошная,
2) частичная,
3) выборочная.
Проверки могут быть периодические (регулярные) для поддержания фонда в рабочем состоянии (устранение застановок, исправление расстановочного шифра, выяснение задолженности). Такие проверки проводятся по графику и включаются в план работы отделов фондодержателей или в целом библиотеки. Для их проведения, как правило, комиссия не создается.
Особой подготовки и внимания требуют финансовые проверки библиотечных фондов, стоимость которых отражена в бухгалтерских документах.
Существуют три основных способов проверки фонда:
– сверка с документами индивидуального учета (с инвентарной книгой);
– проверка с помощью контрольных талонов;
– проверка при помощи топографического каталога (в топографическом каталоге карточки размещены соответственно размещению документов в структурных подразделениях библиотеки [29, c. 19].
1. Сверка фонда с помощью инвентарной книги. Она заключается в сверке каждого издания с записью в инвентарной книге. Этот способ отличается простотой и большей точностью, но он очень медленный. Кроме того, интенсивное использование инвентарных книг ведет к их физическому износу. Хорошо, если используется штрих-кодовая технология - на штрих-коде стоит номер книги, тогда сверку можно производить в автоматизированном режиме.
В последнее время применяются для этих целей не только штрих-кодовая технология, но также и технология радиочастотной идентификации (RFID).
При инвентаризации (проверке) проводится сверка титульного листа документа с инвентарной книгой либо, после написания контрольного талона, — с индикаторным каталогом. Данные о документах, выданных читателям, берутся из учетных форм (формуляров, читательских требований, специальных журналов, протоколов электронной выдачи пользователям в компьютерной библиотечной программе). При совпадении данных на документе делается принятая отметка об инвентаризации. В случае отсутствия документа на инвентарной книге или контрольном талоне ставится отметка «нет на месте», а затем проводится повторная проверка.
2. Проверка фонда с помощью контрольных талонов. На каждую книгу выписывают контрольный талон. В нем указывают инвентарный номер, фамилию автора или первое слово заглавия. Если запланирована дальнейшая сверка с систематическим каталогом, указывают еще и шифр. Каждый талон вкладывают в книгу. Члены комиссии проверяют правильность записи на книги, выданные читателям или на кафедры библиотеки, филиалы, передвижки. Талоны составляют по книжным формулярам и записям. На книгах и читательских формулярах, в тетрадях книг передвижной библиотеки ставят отметку о проверке. Контрольные талоны расставляют в порядке инвентарных номеров, сверяют с инвентарными книгами, против записи ставят отметку о проверке. По инвентарный книге составляют список недостающих книг.