Данный способ удобен тем, что талоны можно не только быстрее написать, но и сделать это на подготовительном этапе. В написании талонов могут принять участие несколько человек. Кроме того, непосредственную проверку фонда можно проводить, не закрывая библиотеку. Читателям не выдают только те книги, которые стоят на проверяемом стеллаже. При этом большое значение имеет тщательный учет работы проверяющих: обязательно следует записывать в специальной тетради номера проверяемых стеллажей и полок. Книги, принятые от читателей, ставят на отдельный стеллаж и с них начинают текущую проверку. После простановки штемпеля и «галочки» книги возвращают в фонд на свое место.
Использованные контрольные талоны сохраняют в том порядке, в каком они сверялись с учетными документами. Их тщательно упаковывают, пишут на каждой пачке инвентарные номера или буквы собранных в ней талонов (от — до). При следующей очередной проверке фонда дописывают контрольные талоны на книги, поступившие до начала проверки. По «Книге регистрации карточек учетного каталога» выясняют, с какого номера стали учитываться такие книги. Старые талоны сверяют с учетным документом, чтобы проконтролировать полноту картотеки и изъять талоны на списанные книги.
3. Иногда крупные библиотеки заменяют учетный каталог и картотеку контрольных талонов топографическим каталогом, где указывается, за каким структурным подразделением библиотеки числится каждая учетная единица.
Топографический каталог — это сумма карточек с библиографическими описаниями единиц хранения, расположенных в той же последовательности, что и документы в фонде [73, c. 163].
Благодаря тому, что карточки в топографическом каталоге расставлены в систематически - алфавитном порядке, проверять фонд можно по частям с одновременным выявлением недостающих изданий.
В случае если необходимо произвести экстренную внеплановую проверку, применяют экспресс-метод. Книги на полках просто пересчитывают, приплюсовывают сумму выданных, и если итог сходится с данными книги суммарного учета, то проверка считается законченной.
Проверка фонда состоит из нескольких процессов:
– проверяется правильность расстановки книг, списываются ветхие экземпляры и передаются дублетные;
– редактируется алфавитный каталог, выборочно проверяется, изъяты ли из него карточки на выбывание книг;
– просматривается читательский абонемент, документы о выдаче книг в отделы библиотеки, кафедральные, факультетские библиотечки, ликвидируется задолженность, приводится в порядок учет книг, полученных по МБА и книгообмену;
– сверяются учетные документы с записями в книге движения, инвентарной книге.
Методика проведения проверки фонда разрабатывается библиотекой с учетом ее специфики и общих требований к проведению инвентаризации, а также инструктивно-методической и технологической документации вышестоящих органов по данному вопросу [61, c. 17].
При разработке указанной методики можно воспользоваться постановлением Минтруда России от 03.02.97 "Об утверждении межотраслевых норм времени на работы, выполняемые в библиотеках"[11], в котором приведен подробный перечень всех работ, проводимых библиотечными работниками в период проверки библиотечного фонда. Подсчитываются суммарные трудозатраты. Время на выполнение намеченного объема работ устанавливается, путем деления суммарных трудозатрат на общее количество рабочих часов участников проверки (эффективный фонд рабочего времени за день, месяц).
Расчет лучше всего составлять по основным этапам работы, что значительно облегчит его дальнейшее использование в организации и планировании труда. Составление расчета комиссия может поручить одному из своих членов или методисту.
Проверку фонда уместно сочетать с его изучением (мониторингом). Своевременное выявление, изъятие непрофильных, дублетных, устаревших, ветхих, дефектных изданий и их оперативное исключение из фонда, стабилизация, консервация содействуют улучшению состава фондов и обязательны для выполнения всеми фондодержателями библиотеки.
Изучением фонда занимаются хранители совместно с комплектаторами и сотрудниками отделов обслуживания. Документы, с которыми предстоит дальнейшая библиотечная работа, с полок раньше времени снимать нельзя. Сначала нужно лишь пометить их условными значками, например, закладками разного цвета, придав каждому цвету тот или иной смысл: документ непрофильный, ветхий, устаревший и т. д. Немедленному снятию с полок и перестановке подлежат только документы заставленные, то есть ошибочно находящиеся в неположенном месте. Немедленно изымаются также документы, пораженные микроорганизмами. После изъятия их сразу же упаковывают в плотную бумагу и только тогда переносят в место лечения
С остальными помеченными документами работают после утверждения результатов проверки и с согласия руководителей на их перемещение реставрацию или списание.
Вся работа по проверке библиотечного фонда осуществляется в несколько этапов. Важнейшими из них являются: подготовительный этап, непосредственная работа по проверке фонда, подведение итогов и оформление результатов проверки.
В подготовительный этап создается комиссия, которая составляет календарный план проверки фонда, осуществляет подготовительную работу. Заготавливаются специальные штемпели для отметок с обозначением года проверки размером 1,5 см х 1 см (с указанием двух последних цифр года), штемпельные подушки, бланки для учета работы, карточки для контрольных , ящики или коробки для них, номерные разделители, цветные карандаши, фломастеры и т. д. Особое внимание члены комиссии уделяют проверке правильности оформления учебных документов (инвентарных книг, ведомостей учета библиотечного фонда, книг суммарного учета фонда, накладных, актов предыдущих проверок со списками недостающих документов).
Чтобы исключить возможные недоразумения, все книги, находящиеся в библиотеке к моменту проверки, расставляются на стеллажи(правильность расстановки проверяется ежедневно). Для облегчения организации и отчетности целесообразно на время проверки пронумеровать все стеллажи и полки. Проверяется также наличие полочных разделителей.
С целью своевременного возврата книг в библиотеку принимаются необходимые меры по ликвидации задолженности читателей.
В комиссию входят ответственные за проверяющую часть сотрудники отдела-фондодержателя, обязательно отдела хранения (поскольку этот отдел отвечает за сохранение всех имеющихся в библиотеке фондов, в каком бы структурном подразделении они ни находились), бухгалтеры. Председателем назначают библиотекаря (заведующего отделом хранения), если проверяют фонд не этого отдела; заместителя директора по общим вопросам, по научной работе.
Таким образом, на этом этапе должны быть выявлены и исправлены все ошибки в ведении учетных документов, в том числе оформление выбытия (отметки в учетных документах) всех изданий, которые были предназначены к списанию по результатам предыдущих проверок.
Подготовительный этап заканчивается инструктированием членов комиссии - участников проверки и определением круга их обязанностей.
Основной этап - проверка фонда. Выбор способа проверки зависит от особенностей ведения учета и сложившейся практики.
Проверка общего фонда библиотеки, фондов отдельных подразделений и отдельных видов изданий может быть сплошной или выборочной. При сплошной проверке библиотека, как правило, читателей не обслуживает. Литература, находящаяся у читателей, должна быть по возможности возвращена в фонд. Фонды объемом до 100 тыс. экземпляров, а также фонды, имеющие инвентарную систему расстановки, рекомендуется проверять путем непосредственного сличения изданий с инвентарными книгами. На каждом издании проставляется дата проверки. Одновременно делается отметка о проверке в инвентарной книге.
Фонд филиала проверяют по описи инвентарных номеров, которая ведется центральной библиотекой. В описи перечислены инвентарные номера документов каждой партии, переданной в филиал, имеется место для отметок о проверке, перемещении или списании документов. Технология проверки та же, что и при использовании инвентарной книги.
Проверку проводят два работника: первый снимает с полок одну книгу за другой (или берет формуляры выданных книг и называет их инвентарные номера). Второй по этим номерам находит записи книг в инвентарной книге. Проводят сверку книг и записей на книги и ставят штемпель проверки, а в инвентарной книге в графе «Отметка о проверке библиотеки» проставляют условный значок («галочку»). Отсутствие условного знака свидетельствует о том, что отдельные книги не обнаружены в фонде или среди выданных читателям.
Не следует забывать и том, что весь процесс проверки фонда следует нормировать по времени. Например, на выполнение такого процесса проверки как «выявление изданий, не прошедших проверку, по формам индивидуального учета» межотраслевые нормы 1997 г. предусматривают не более 3 минут. На «Розыск изданий в фонде библиотеки» отводится около 4 минут на один экземпляр.
За один час работы, в паре можно проверить, в зависимости от системы расстановки, от 80 до 100 документов, а в целом на проверку 1 тысячи экземпляров одним человеком тратиться 24-26 часов[87, c. 14].
Чтобы исключить путаницу, при любых способах проверки библиотечного фонда ведут учет проделанной работы. Каждый участник проверки в конце дня отмечает в специальном бланке или тетради учета номера проверяемых (или проверенных) стеллажей и полок, указывает число написанных контрольных талонов или проверенных книг (количество отложенных книг для дальнейшего выяснения). При проверке могут возникнуть вопросы, требующие выяснения: например, под данным номером в документах записано другое издание; книга, указанная в талоне, отмечена как выбывшая; на книге не обнаружено инвентарного номера. Такие контрольные талоны вместе с книгами надо отложить для последующей ликвидации недоработок и ошибок.