Завершающий этап проверки - подведение итогов и оформление соответствующей документации - акта с объяснительной запиской и списком недостающих книг и других видов документов. На данном этапе следует внимательно просмотреть учетные документы и выявить книги, не отмеченные «галочкой» определенного цвета. Должны быть приняты меры к разысканию всех книг, не обнаруженных во время проверки.
Данные о таких книгах (инвентарный номер, автор заглавие, год издания, цена) выписывают на карточку или вносят в предварительный список. Из карточек составляют картотеку, расставленную по номерам (данные из инвентарной книги или «Описи...») или по алфавиту (из учетного каталога). Можно использовать имеющиеся контрольные талоны на эти книги, дополнив их нужными сведениями.
С картотекой должны быть сверены все книги, отложенные на стеллажи (с перепутанными номерами, без номеров, списанные по акту и т. д.). Удобнее сверять с картотекой книги, расставленные по алфавиту. При устранении ошибок и нахождении книг в учетных документах ставят отметку о проверке, на книге — штемпель, карточка из картотеки (но не талон) вынимается и уничтожается (из списка вычеркивается). После того, как все возможные варианты разыскания недостающих изданий исчерпаны, составляют список книг, пропавших по неизвестным причинам, который должен быть приложен к акту о проверке.
Проверка всего фонда или его части завершается составлением акта с выводами комиссии и списком отсутствующих изданий (Приложение 6). Акт подписывается всеми членами комиссии и председателем. Один экземпляр акта хранится в библиотеке, второй передается под расписку в бухгалтерию.
Результаты проверки, зафиксированные в акте, рассматриваются комиссией по сохранности или другим коллегиальным органом по фондам. На основании решения Акт о списании передается на утверждение. Акт проверки фонда утверждает исключительно руководитель библиотеки, а не учредитель или какая-либо другая вышестоящая инстанция. Это закреплено законом «О библиотечном деле» и должно быть отражено в Положении о библиотеке.
После утверждения акта недостающие книги списываются, а сведения о них исключаются из справочно-поискового аппарата
По итогам проверки руководитель отдает приказ, в котором дает оценку действиям комиссии и фондохранителей, разрешает списание, принимает в случае необходимости административные меры, включая поощрения, наказания, перестановку кадров и т. п., намечает меры по повышению уровня сохранности библиотечного фонда, назначает ответственных за исполнение, устанавливает сроки и порядок контроля за исполнителями [18, c. 5].
Таковы основные правила проведения ответственной работы по проверке библиотечного фонда. Работа это трудная кропотливая, требующая серьезного, внимательного отношения с самого начала до конца.
Следует отметить, что проверка всегда способствует выявлению и ликвидации разного рода недочетов и ошибок, допущенных в текущей работе. Каждая совершенная в ходе проверки небрежность и неточность ухудшает качество работы по проверке, ставит под сомнение точность полученных результатов и вызывает необходимость проведения дополнительной работы по выявлению ошибок. При этом библиотека имеет возможность выявить конкретных виновников этих ошибок. Отсюда большое воспитательное и стимулирующее значение работы по проверке для всего коллектива работников библиотеки.
3.2 Анализ организации контроля в технологическом управлении фондами муниципальных библиотек Кировской области
В рамках написания данной дипломной работы в феврале-марте 2010 года нами было организовано социологическое исследование. Целью данного исследования послужило обобщение опыта работы по организации контроля фондов массовых (муниципальных) библиотек Кировской области в современных условиях, определение уровня организации контроля БФ и выявление проблем, возникающих в процессе организации контроля. Исследование осуществлялось Нагорской районной центральной библиотекой с помощью анкетирования работников муниципальных библиотек Кировской области.
Задачи исследования:
– Изучить теоретическую разработанность темы.
– Выявить сущность и значимость организации контроля фондов массовых (муниципальных) библиотек Кировской области.
– Проанализировать современное состояние организации контроля фондов муниципальных библиотек.
– Подвести итоги деятельности библиотек по организации контроля библиотечных фондов.
– Выработать рекомендации по дальнейшей организации контроля фондов муниципальных библиотек Кировской области.
Основными факторами выбора метода анкетирования стали: возможность сбора первичной информации, содержащей суждения пользователей по изучаемым проблемам, их субъективные оценки, мнения, предпочтения и склонности; возможность охвата большого круга пользователей.
При составлении анкеты были использованы различные типы вопросов: закрытые (предполагавшие выбор конкретного ответа), полузакрытые (где респонденты наряду с указанными вариантами могли написать свой ответ), открытые, позволяющие самостоятельно формулировать свое мнение, высказать тем самым свою точку зрения.
Нами было опрошено 30 сотрудника (респондентов) из 15 муниципальных библиотек Кировской области. Перечень вопросов анкеты представлен в Приложении 4, результаты анкетирования работников муниципальных библиотек в числовом эквиваленте представлены в таблице 1 «Результаты» в Приложении 5. Среди респондентов - 13 человек (43%) – сотрудники отдела комплектования и обработки литературы (ОК и ОЛ), 6 человек (20 %) – работники отдела использования фонда и МБА , 8 человек (27%) работают в отделе формирования и использовании фонда, 2 сотрудника (7 %) – являются работниками отдела комплектования, обработки и хранения литературы, 1 человек (3 %) – осуществляет свою профессиональную деятельность в секторе использования фонда и МБА.
В соответствии с занимаемой должностью: заведующий сектором – 1человек (3 %), заведующий отделом – 7 человек (23 %), библиотекарь (отдела, сектора) – 20 человек (67 %), редактор ОК и ОЛ – 2 человека (7 %).
С учетом возраста респонденты распределились следующим образом: от 20 до 30 лет – 2 чел. (7 %) ; 31 – 40 лет – 3 чел. (13 %); 41 – 50 лет – 5 чел. (17 %); свыше 50 лет – 20 чел. (63 %).
По образованию: со средним профессиональным – 24 чел. (63 %); с высшим (не библиотечным) – 3 чел. (13 %); с высшим библиотечным – 4 чел. (24 %).
Стаж работы респондентов: от 1 до 5 лет – 10 %; от 6 до 15 лет – 10 %; от 16 до 35 лет – 50 %; свыше 35 лет – 30 %.
В ходе исследования удалось установить, что на 2010 г. средний возраст сотрудника отдела (сектора) по работе с фондами составляет 51 год, со стажем около 25 лет.
Исследование осуществлялось в три этапа. На первом этапе собиралась, изучалась и анализировалась вторичная информация по проблеме исследования, разрабатывалась программа исследования и формы анкеты для проведения опроса. На втором этапе проводился сбор информации, осуществлялась ее первичная обработка. На третьем этапе проводился анализ и интерпретация результатов исследования, формировались основные выводы и рекомендации.
В анкете был представлен блок вопросов, посвященный технологии проверки библиотечного фонда. Нас интересовало, каким образом в муниципальных библиотеках области, на практике, осуществляется организация проверки библиотечного фонда. С какими трудностями и проблемами приходиться сталкиваться респондентами в профессиональной деятельности. И какие пути решения они находят из создавшегося положения.
Контрольная функция учета фонда реализуется через проверку. Проверка библиотечных фондов является наиболее важным и сложным процессом организации фондов библиотек и рассматривается как составная часть нормальной постановки библиотечных технологических процессов. В связи с этим первый вопрос анкеты, касательно организации проверки БФ, заключался в определение, на взгляд респондентов, основных задач проверки.
В результате анализа ответов на первый вопрос анкеты мы выяснили, что, по мнению респондентов, главной задачей организации проверки библиотечного фонда является «осуществление контроля над хранением и использование БФ». К такой точке зрения склонилось 70% (21 чел.) опрошенных. 18 человек (60 %) считают, что главное, к чему должны стремиться библиотекари при проведении контрольных мероприятий, связанных с функционированием библиотечного фонда, это «охрана материальных ценностей». Такой вариант ответа как «определение наличия зарегистрированных в учетной документации изданий и др. документов в БФ» собрал около 53 % (16 чел.) голосов опрошенных. 40 % (12 чел.) анкетированных остановили свой выбор на варианте ответа « выявление и исключение устаревшей по содержанию, ветхой, дуплетной и непрофильной литературы». Всего 8 (27%) человек склонились к мнению, что при организации проверки фонда библиотеки «предоставление более полной информации о состояние учета БФ» является ее основной задачей. 1 (3%) респондент выразил свою точку зрения, который заключалась в «сохранности фонда, обеспечения целостности БФ и подержание фонда библиотеки в хорошем физическом состоянии». Мы считаем, что главной задачей, которая ставиться при организации проверки БФ является осуществление контроля над хранением и использованием БФ, т.к. цель, которую мы преследуем при проведении контрольно-учетных мероприятий в библиотеке, заключается в охране материальных ценностей. Это накладывает на библиотекарей огромную ответственность перед будущими поколениями за сохранение бесценного книжного богатства, которое накоплено в рукописях, книгах, журналах и многих других документах. Варианты ответов 8.2 и 8.4 являются технологическими процессами функции контроля, они лишь служат средством достижения поставленных целей и задач.