Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности. Функция контроля при управлении БФ заключается в своевременной, хорошо организованной, проверке библиотечных фондов. Осуществляя анализ ответов, полученных в ходе исследования, мы склоняемся к мнению, что пока уровень организации проверки БФ оставляет желать лучшего. Не всегда исполняются сроки проведения проверки, сотрудники отделов по работе с фондами в недостаточном объеме знают нормативно-правовую документацию, регламентирующую процесс проведения проверки БФ, способы и методы сохранности БФ осуществляются не в такой мере как нам бы хотелось. Таким образом, мы склоняемся к мнению, что существует еще немало задач, которые оказывают влияние на организацию контроля библиотечных фондов муниципальных библиотек и требуют своевременных решений.
Заключение
Учет и контроль представляют собой элементы обратной связи в системе управления. С их помощью отражаются объективные процессы, происходящие в управляемой подсистеме, дается оперативная информация о ее состоянии. Они реализуются на каждом уровне — как при управлении формированием фонда в целом, так и при управлении отдельными процессами и операциями его изучения, использования, развития и сохранения.
Учет предусматривает получение, обработку, анализ и систематизацию как количественных, так и качественных данных, прежде всего показателей работы библиотеки, и должен служить средством совершенствования содержания и организации библиотечного труда. Он должен быть комплексным и повседневным, как сам труд, и рассматриваться аппаратом управления библиотеки как органическая часть производственной деятельности. Без всеобъемлющего и точного учета дающего полную и объективную информацию о действительном состояния дел в библиотеке, фонде, нельзя принять правильное решение. Хорошо налаженный учет позволяет выработать эффективные решения следить за их выполнением, выявлять основные тенденции развития библиотечного фонда и использовать опыт и данные прошлых лет.
Совершенствование учета библиотечных фондов - комплексная проблема, решение которой требует применения организационных и технологических методов.
Таким образом, на основании анализа действующих нормативно-правовых актов, регламентирующих учет документов в библиотеках, статей из профессиональной периодики, научных трудов и исследований российских библиотековедов, стало ясно, что необходимо осуществлять создание разноуровневой системы нормативной базы, регламентирующей организацию учета библиотечных фондов, права, обязанности и ответственность учредителей и руководителей библиотек - фондодержателей всех уровней и форм собственности за формирование, организацию, хранение, сохранность, использование документов всех видов.
Следует добиться такого положения, чтобы учет библиотечного фонда был оперативным, надежным, полным, точным и постоянным.
Контроль заключается в осуществлении систематического наблюдения и проверки всех сторон деятельности библиотеки при организации БФ, в принятии мер для устранения выявленных отклонений от установленных требований. Он состоит в проверке соответствия технологического процесса работы ранее установленным и утвержденным плановым заданиям, нормам, нормативным правилам, инструкциям и организационным решениям. Контроль является завершающей функцией управления. Суть контроля в том, чтобы систематически выявлять фактическое состояние дела во всех звеньях, измерять глубоко и скрупулезно отдельные виды деятельности и всю ее систему, искать способы предупреждения и устранения недостатков, осуществлять процессом непрерывного совершенствования работы.
Контроль за состоянием и использованием фонда как принцип объективно необходим для всей системы управления библиотечного фонда. Он не только завершает весь процесс управления БФ, но и дает начало новым управленческим решениям. Результатом контроля должно быть совершенствование системы управления БФ, корректировок плана, улучшение расстановки кадров, изменение форм отчетности.
Необходимо сказать о том, что контроль как инструмент управления — это мощное средство поддержки лучшего инновационного опыта и вместе с тем решительного преодоления всего ненужного, отсталого, мешающего движению вперед
Контроль должен быть построен так, чтобы обеспечивать обратную связь, то есть давать необходимую информацию о ходе и результатах работы, которая позволяла бы аппарату и сотрудникам сознательно управлять технологическими процессами.
Таким образом, ближайшее будущее учета и контроля библиотечных фондов связано с созданием комплексной автоматизированной информационной системы, которая охватывает все участи учета, обеспечивает взаимосвязь всех отделов, участвующих в процессе обработки и учета, а также контроль за каждый документом, поступившим в библиотеку.
По результатам прикладного исследования, в целях успешной организации учета и контроля библиотечных фондов муниципальных библиотек Кировской области, нами предлагаются следующие рекомендации:
1. Совершенствовать систему нормативно-правового обеспечения учета и проверки библиотечных фондов, путем создания дополнительных инструктивно-методических материалов в библиотеках районного и сельского уровня;
2. Сформировать систему оповещения сотрудников библиотек о существующей нормативно-правовой документации по организации учета и проверки БФ и введенных изменениях и дополнениях в действующее федеральное, региональное библиотечное законодательство;
3. Изыскать возможности перехода на автоматизированные технологии (технология штрих - кодирования), обеспечивающие интеграцию видов учета и усовершенствование процессов организации проверки БФ, с целью экономии времени и трудовых затрат;
4. Разработать и наделить юридической силой систему компенсационных возмещений ущерба, нанесенного по вине пользователей библиотеки.
5. Организовать цикл методических мероприятий, посвященных технологическим операциям и процессам учета и контроля БФ, с целью улучшения профессиональных навыков специалистов-практиков.
Список использованных источников
1. О библиотечном деле : федер. закон от 29 декабря 1994 г. N 78 // Рос. газ. – 1995. – 15 янв. – С. 11–17
2. О внесении изменений в Федеральный закон «О библиотечном деле »: федер. закон от 3 июня 2010 г. № 119 // Библиотека и закон: юрид. журн. – справ. – М., 2010. – Вып. 1 . – С. 325 – 326.
3. Об использовании механизма ускоренной амортизации и переоценке основных фондов : постановление Правительства Рос. Федерации от 19 авг. 1994 г. № 967 // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 1994. – № 31 – Ст. 2093.
4. О формировании государственной политики в области сохранения библиотечных фондов как части культурного наследия и информационного ресурса страны: приказ М - ва культуры Рос. Федерации от 22 июня 1998 г. № 341 // Рос. газ. – 1998. – 12 авг. – С. 7–16.
5. Об инвентаризации библиотечных фондов: письмо М - ва финансов Рос. Федерации от 4 ноября 1998 г. N 16-00-16-198 // Рос. газ. – 1998. – 12 дек. – С. 5
6. ГОСТ 7.76-96. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения. - Введ. 01.01.1998 // Стандарты по библиотечному делу: сборник / сост.: Т. В. Захарчук [и др.]. – СПб. : Профессия, 2000. – С. 411– 462.
7. ГОСТ 7. 20-2000. Библиотечная статистика. - Введ. 01. 01. 2002 // Стандарты по библиотечному делу: сборник / сост.: Т. В. Захарчук [и др.]. – СПб. : Профессия, 2000. – С. 501–523.
8. ГОСТ 7.50-2002. Консервация документов. – Введ. 01.01.2003 // Стандарты по библиотечному делу: сборник / сост.: Т. В. Захарчук, О. М . Зусьман. – СПб. : Профессия, 2005. – С. 421 – 456.
9. Инструкция об учете библиотечного фонда // Библиотека и закон: юрид. журн. – справ. – М., 1998. – Вып. 5. – С. 242 – 246.
10. Инструкция об учете библиотечных фондов: проект РГБ // Библиотека: юрид. журн. – справ. – М., 2006. – Вып. 7. – С. 249-261.
11. Межотраслевые нормы времени на работы, выполняемые в библиотеках: утв. М-вом труда и социал. развития Рос. Федерации от 03.02.97 г. // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 1997. – № 15. – Ст. 3156
12. Общероссийский классификатор основных фондов ( ОК 013-94): утв. постановлением гос. стандарта Рос. Федерации от 26.12.1994 N 359 // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 1995. – № 51. – С. 1880.
13. Антопольский, А. Б. Концепция управления деятельностью по формированию, использованию, ведению и защите государственных информационных ресурсов / А. Б. Антопольский // Информ. ресурсы России. – 1999. – № 1. – С. 4-10.
14. Библиотечная энциклопедия / сост. Е.И.Ратникова; гл. ред. : Ю.А. Гриханов, Л.Н.Уланова. – М. : Пашков дом, 2007. – 1300 с. : ил.
15. Библиотекарю о консервации документов: учеб.- метод. пособие / Рос. нац. б-ка ; сост. : С.А. Добрусина, Е.С. Чернина, З.П. Дворяшина. – СПб., 2004. - 44 c.
16. Библиотечные фонды в контексте современного библиотековедения: сб. науч. тр. / Рос. нац. б-ка ; сост. : Н.В. Могилевер [и др.]. – СПб., 1995. – 204 с.
17. Библиотечные фонды МУ ЦБС г. Ижевска: формирование, использование, сохранность: метод. пособие / Ижев. центральная б-ка ; сост. О. В. Володина. – Ижевск, 2002. – 27 с.
18. Библиотечные фонды ЦБС : док. и материалы по проблемам управления библ. фондами ЦБС: вып. 6 / Твер. обл. универс. науч. б-ка им. А. М. Горького ; сост. А.С. Бахтурина. – Вып. 6. – Тверь, 2006. – 65 с.
19. Васильченко, Н.П. Библиотечные фонды: проблема терминологии / Н. П. Васильченко // Науч. и техн. б-ки. – 1999. – № 8. – С. 15-19.
20. Васильченко, Н.П. Методы управления библиотечным фондом / Н.П. Васильченко // Науч. и техн. б-ки. – 1988. – № 9. – С. 17-19.