Исключение документов из фонда происходит по причине:
– ветхости
– дефектности
– устарелости по содержанию,
– дублетности,
– непрофильности,
– утраты (недостача).
Понятия "ветхость", "дефектность", "устарелость", "дублетность", "непрофильность", "утрата" определяются в соответствии с терминологическими словарными нормами и стандартами СИБИД.
По причине ветхости, кроме физической изношенности изданий в результате книговыдачи, книги могут быть исключены и по причине естественного старения полиграфических материалов: литература с пожелтевшими и ломкими страницами. Также исключаются документы, испорченные в результате стихийных бедствий (затопления, пожар) или в результате хранения в условиях, не соответствующих установленным стандартам (пораженные грибом).
Норматив исключения по ветхости должен быть в пределах 1,78% от размера книговыдачи[79, c. 33]. Исключение ветхих изданий производится не реже одного раза в год. Литература, исключаемая по ветхости должна прослужить не менее 10 лет – книги и не менее 5 лет – брошюры.
Фактором, обуславливающим необходимость систематического и регулярного обновления фонда библиотеки, является процесс устаревания литературы.
По причине «устарелость» списываются издания, полностью утратившие информативность и актуальность, либо при выходе аналогичного произведения, освещающего тему более полно и точно в свете современных научных знаний. С осторожностью исключаются из фонда художественные произведения, энциклопедии и словари, мемуарная литература, издания по искусству, географические атласы, кулинарные книги, местные издания, краеведческая литература
«Непрофильность» - достаточно редкая причина исключения.
Непрофильная литература – издания несоответствующие профилю работы библиотеки по содержанию и читательскому назначению. Если такая литература поступила в библиотеку по ошибке поставщика и, не удалось ее вернуть обратно, то издания должны быть приняты на баланс и сразу же переданы в обменный фонд. Подобным образом поступают и с литературой, поступившей безвозмездно.
Наличие нескольких экземпляров документов в библиотеке - закономерное и естественное явление. Если с течением времени произошло уменьшение спроса и образовалась избыточная экземплярность, к этому избытку и относим причину «дублетности».
Происходящая утрата должна обязательно конкретизироваться в документах. В качестве возможных, в Инструкции об учете библиотечного фонда перечислены семь обстоятельств. Среди них есть ситуации, отражающие экстремальные состояния, но регулярно действующими факторами являются утрата книг читателями и недостача[9]. Отсутствие изданий в фонде по неустановленным причинам выявляется в результате плановых проверок.
Учет исключения документов из библиотечного фонда
Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении и отражается в "Книге суммарного учета" и в формах индивидуального учета фонда. В каждом акте фиксируются сведения о документах, исключаемых по одной причине: ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, утрата (с указанием конкретных обстоятельств утраты: пропажа из фондов открытого доступа или по МБА, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача) [77, c. 101].
Исключенная литература может быть продана, передана или сдана в макулатуру. В каждом конкретном случае должен быть подтверждающий факт документа. При продаже и сдаче литературы в макулатуру это приходные квитанции, при передаче – акты на передачу.
Чтобы принимать верные решения по созданию и функционированию библиотечного фонда на настоящее и будущее время, необходимо иметь полную информацию о нем – путем изучения, путем анализа.
Анализ - комплекс логических приемов, методов исследований, состоящий в том, что изучаемый предмет мысленно или практически, расчленяется на основные элементы, каждый из которых затем исследуется в отдельности как часть расчлененного целого[75, c. 281]
Анализ фонда состоит из комплекса производимых анализов: тематический анализ, библиографический анализ, статистический анализ, социологический анализ.
Тематический анализ фонда – это сопоставление тематических рубрик его модели с систематическим каталогом. Такое сопоставление возможно и эффективно потому, что у модели и каталога единый информационно-поисковый язык — ББК (или УДК)[37]. Так как систематический каталог отражает тематику скомплектованного фонда, такое сопоставление выявляет темы, слабо представленные в фонде.
Библиографический анализ оценивает наполнение, обеспеченность документами отдельных, наиболее актуальных тем фонда. Он заключается в сопоставлении библиографических указателей с данными систематического каталога, где содержание книжного фонда отражено полно и многоаспектно[37]. По данным библиографического анализа составляется картотека дополнительного комплектования.
При библиографическом анализе необходимо учитывать и контингент читателей, и возможный спрос на новые, отсутствующие пока в фонде документы.
Статистический анализ позволяет получить информацию о состоянии фонда или части его, выявляя и сопоставляя различные количественные характеристики[12]. Все необходимые статистические сведения содержатся в трех учетных документах: книге суммарного учета БФ (количественные характеристики объема фонда и его частей), дневнике библиотеки (данные о количестве абонентов и использовании ими фонда), массиве зарегистрированных устных или письменных требований абонентов.
Социологический анализ фонда базируется на мнении абонентов о фонде, отдельных его разделах, документах, сборе предложений по улучшению его комплектования и организации. Нередко читатели оценивают БФ иначе, чем библиотекари, и социологический анализ помогает библиотекарю найти "золотую середину". К методам социологического анализа относятся собеседования, опросы, интервьюирование, анкетирование.
Применяется в библиотеках и такой вид анализа, как анализ действий субъектов БФ - позволяет обнаружить слабые места в системе БФ и своевременно укрепить их. Анализирует также своевременность и правильность осуществления всех функций БФ, включая самую функцию анализа[65].
Анализ объекта БФ представляет собой изучение задач библиотеки, состава и интересов ее абонентов, состояния и использования библиотечного фонда [38].
В настоящее время имеется и накапливается опыт ведения автоматизированных массивов в библиотеках, что влечёт за собой проблему грамотного и оперативного управления библиотечным фондом. Данная деятельность осуществляется на базе различных информсистем, призванных полно и качественно решать вопросы библиотечной технологии. Это важно для библиотечного фонда, который взаимосвязан с внешней и внутренней средой посредством функциональных связей.
Управление библиотечным фондом в рамках автоматизированной технологии призвано максимально, с учётом обратной связи, решать задачи информационного обслуживания абонентов.
Исходя из всего выше сказанного, можно утверждать, что все перечисленные функции БФ взаимосвязаны и влияют друг на друга. Они реализуются на каждом уровне — как при управлении формированием фонда в целом, так и при управлении отдельными процессами и операциями его создания и развития. Планирование необходимо при комплектовании, обработке, хранение и исключение литературы. То же можно сказать и о других функциях управления библиотечными фондами – организации, регулирование, учете и контроле. Все сложные системы склонны к рассогласованию, хаосу. Это вызывает необходимость регулирующих воздействий, выражающихся в тех или иных организационных мерах. Ход выполнения этих мероприятий следует контролировать. Контроль необходим для оптимального функционирования системы библиотечных фондов, её постоянного развития.
Успех самых разных сторон библиотечной деятельности зависит от организации и управления библиотечными фондами, поскольку они, по сути, являются тем самым сырьевым материалом, без которого невозможна нормальная работа библиотеки.
Таким образом, управлять необходимо не только процессами комплектования, организацией фонда, а также процессом обслуживания пользователей. Управление БФ представляет собой непрерывный, целенаправленный, научно информационный и организационный вид деятельности, объективно необходимый для полноценной организации учета, хранения и эффективного использования библиотечного фонда. Оно включает в себя разработку прогнозов и программ развития фондов и определяет пути средства их осуществления. Кроме того, управление необходимо для достижения оптимальных показателей, характеризующих БФ для приведения его в соответствие с потребностями общества.
Поэтому нужно говорить о том, чтобы в задачи органа управления библиотечным фондом входила координация работы различных функциональных отделов, участвующих в формировании и использовании фонда, а также оптимизация использования материальных, финансовых, кадровых, информационных и иных ресурсов, настройка функционирования всей системы в соответствии с потребностями и запросами пользователей.
2 Учет в технологическом управлении библиотечным фондом
2.1 Исторические предпосылки и система организации учета как функции технологического управления библиотечным фондом
Научные достижения в области информационно-коммуникационных технологий, новая техника и средства автоматизации оказывают существенное влияние на традиционные библиотечные процессы (операции) комплектования, учета, хранения фондов, обеспечения сохранности фондов.