Особую сложность вызывает определение единиц учета электронных документов. Как в теории, так и в практике еще нет четкого определенного понятия “электронный документ”, не определены типология электронных документов, особенности учета электронных документов, в том числе в сети. Эти проблемы требуют разработки на межведомственном уровне.
Помимо названных, в особых случаях, применяют другие единицы учета. Так, метрическая единица показывает величину библиотечного фонда в погонных метрах, что незаменимо при расчете вместимости хранилищ. По предложению Международной Организации по стандартизации (ИСО) учитывают также площадь, занимаемую документами на полках, при инженерных расчетах прочности перекрытий хранилищах учетной единицей служат вес документа.
Учет БФ ведется с соблюдением следующих требований:
– полнота и достоверность сведений о фонде;
– документальность оформления каждого поступления и выбытия;
– аккуратность ведения учетной документации;
– оперативность учета, т. к. неучтенный документ подвергается риску быть утраченным, запутывает технологические операции;
– совместимость приемов и форм учета, их надежность в условиях применения традиционной и автоматизированной технологий;
– соответствие номенклатуры показателей первичного учета библиотечного фонда аналогичным показателям государственной статистики по составу и содержанию;
– соответствие данных индивидуального учета фонда итоговым данным[85].
Обычно учет ведется не только централизованно, но и каждым структурным подразделением, которое устанавливает и контролирует наличие своего подфонда, что дает руководителю подразделений возможность лучше знать свою часть фонда, облегчает процесс проверки.
Процесс учета библиотечного фонда включает: прием документов, их маркировку, регистрацию поступления материалов, распределения и перемещения их внутри библиотеки (ЦБС), выбытия, итогов движения фондов, проверки наличия документов в фонде[63, c. 248].
Будучи составной частью процесса организации фонда, библиотечный учет представляет собой определенную систему, понимаемую как организационно - упорядоченную совокупность видов, методов и способов учета документов различной категории значимости, дифференцированных в соответствии с их статусом.
Система учета документов включает несколько уровней:
– общий государственный статистический учет всех документов по единой государственной форме отчетности 6-НК;
– общий внутрибиблиотечный учет всех документов, образующих фонд конкретной библиотеки;
– специализированный государственный учет отдельных категорий документов (книжных памятников, архивных документов, находящихся на постоянном хранении в фондах библиотек, музейных предметов и коллекций, баз и банков данных, учет стоимости документного фонда библиотеки по правилам ведения бухгалтерского учета.)
Можно говорить об условности каждого уровня учета, т.к. грани между ними подвижны. Каждый уровень учета имеет особенности в методах получения исходных данных, номенклатуре показателей, в том числе статистических, и их предназначении. Единство системы учета определяется рядом факторов. С помощью различных видов учета осуществляется одна из основных функций учета – информативная. Данные одного вида учета не только дополняют, но и контролируют другие учетные сведения. Источником исходных данных для каждого уровня учета служат показатели учетных документов, характеризующие количественную, качественную и стоимостную оценку документных фондов библиотек
Учетными формами документов являются: книга учета библиотечного фонда (книга суммарного учета), инвентарная книга, карточка учетного каталога, лист актового учета библиотечного фонда, регистрационная карточка на определенный вид издания (в том числе, электронного), журнал регистрации поступлений “Опись инвентарных номеров”, тетрадь учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных, журнал учета процессов размагничивания записей в библиотеке [84].
Учет осуществляется в соответствии с разработанным порядком.
Порядок учета библиотечного фонда - свод правил, способов, норм, регламентирующих организацию и ведение учета документов, составляющих фонд конкретной библиотеки, исходя из ее статуса, структуры фонда, организационно технологических особенностей и не противоречащих действующему законодательству. Разрабатывается и утверждается библиотекой. Имеет статус стандарта учреждения [35, c. 244]
Ведение учета библиотечного фонда основано на сочетании обязательных и факультативных принципов. Библиотека обязана:
– осуществлять суммарный (интегрированный) и индивидуальный (дифференцированный) учет поступающих в библиотечный фонд и выбывающих из него документов в установленных единицах учета;
– обеспечивать последовательность применения установленных единиц учета и не допускать их изменения без принятия новых нормативных документов по учету библиотечных фондов;
– обеспечивать сопоставимость единиц учета фонда в экземплярах с единицами их хранения и выдачи, за исключением газет, журналов, листовых изданий;
– соблюдать преемственность организации учета в целях сопоставимости учетной информации [75].
Контроль за соблюдением норм и требований к учету, правильностью ведения, оформления и использования учетной документации осуществляют специальное функциональное подразделение библиотеки, а также комиссия по сохранности или другой коллегиальный орган по фондам при дирекции библиoтeки.
Учредитель, администрация и соответствующие службы библиотеки обеспечивают условия для выполнения правил учета, организации, хранения и использования фонда.
Как уже было отмечено выше, основное назначение учета — содействовать обеспечению сохранности документов и осуществлению контроля над процессами движения их от момента поступления до выбытия по установленным правилам. Инструментом реализации заданной миссии являются виды, методы, способы и формы ведения учета документов.
Вид учета — это определенный класс предмета с конкретным набором свойств, которые составляют его специфику [50, c. 173].
Виды и формы учета библиотечного фонда в разное время были различными, но всегда оставались практически неизменным два вида учета – «Суммарный» и «Индивидуальный».
В отечественной профессиональной литературе до сих пор уточняются термины – «Суммарный» и «Индивидуальный» учет. Приоритет в этом нововведении принадлежит Ю. Н. Столярову, полагающему, что вместо нелогичных по смыслу терминов “суммарный” и “индивидуальный” учет следует использовать понятия «интегрированный учет» (количественные данные о структуре, величине, обновлении фонда) и «дифференцированный учет» (отражение наличия в фонде и выбытия из него отдельных документов). В некоторых изданиях используются также термины «количественный учет», «аналитический учет».
Суммарный (интегрированный) учет – учет библиотечного фонда группами поступающих или выбывающих документов по одному сопроводительному документу [54, c. 19].
Представляет количественную характеристику фонда в целом и по отдельным частям, что позволяет определить удельный вес каждой структурной части библиотечного фонда по различным признакам. Дает наиболее полную информацию об изменение в фонде, т.е. об одном из важных его свойств – движении.
Суммарный учет ведется в «Книге суммарного учета», которая состоит из трех частей (Приложение 1). Каждая партия документов, поступившая по одному сопроводительному документу, записывается в первой части «Книги суммарного учета» под очередным порядковым номером на отдельной строке. Партия изданий (документов), выбывающая из фонда, записывается во второй части «Книги суммарного учета». Итоги движения документов отражаются в третьей части. Нумерация записей о выбывших партиях документов из года в год продолжается после приема партий документов и их суммарного учета.
При обнаружении в принимаемых партиях расхождений с данными сопроводительного документа, а также присланных без заказа ненужных или дефектных экземпляров организации-поставщику предъявляются претензии в течение одного месяца с момента приема партии новых поступлений.
Формой суммарного (интегрированного) учета является книга (журнал, листы) суммарного учета в традиционном или машиночитаемом видах.
Итоги движения фонда подводятся в обязательном порядке за год. В зависимости от принятого порядка учета в библиотеке итоги движении фонда могут подводиться за квартал или за полугодие. В установленном порядке проводится сверка данных о стоимости фонда с данными бухгалтерского учета.
Все периодические издания независимо от материальной основы носителя информации подлежат суммарному учету без указания стоимости.
Основанием для внесения периодических изданий в «Книгу суммарно го учета библиотечного фонда» является Акт, составляемый получателем по мере завершения поступлений периодических изданий текущего года (Приложение 2).
В зависимости от принятого в библиотеке порядка учета подведения итогов движения периодических изданий может проводиться за квартал, полугодие или год на основании актов.
Индивидуальный (дифференцированный) учет – это регистрация отдельных изданий (по названиям) и экземпляров документов для сохранности библиотечного фонда.[50 с . 191]
Индивидуальный учет каждого экземпляра документа или каждого названия документа производится:
1. с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера (инвентарный учет) - индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.
2. при регистрации документа без присвоения ему инвентарного номера (безинвентарный учет). Осуществляется для отдельных видов изданий, отнесенных к временному хранению по объему и по характеру информации (в соответствии с положениями ГОСТ 7.60-90).