Розпорядження - це правовий акт, що видається одноосібно керівником, головним чином колегіального державного органу, для вирішення оперативних завдань. Як правило цей документ має обмежений термін дії і стосується обмеженого кола осіб, організацій та громадян.Розпорядження видаються головою Кабінету міністрів України. Голови виконкомів місцевих Рад народних депутатів також мають право видавати ці акти.
Реквізити розпоряджень в основному повторюють реквізити рішень. На розпорядженні може бути поставлений герб країни.
Розпорядження видаються від імені виконкому і підписується тільки головою, а не його заступником чи секретарем. Отже закон дає право керівникові одноосібно вирішувати деякі питання і відповідно видавати деякі правові акти.
Виконкоми місцевих Рад у порядку одноосібного розпоряджання можуть розв’язувати питання, з яких остаточне рішення виконком доручив голові чи його заступнику, а також пов’язані з внутрішньою організацією роботи виконкому.
Багато є спільного у розпорядженні і наказі. У правовому відношенні ці розпорядчі документи рівнозначні. У цьому випадку слова у тексті НАКАЗУЮ замінюють словами ЗОБОВ’ЯЗУЮ, ПРОПОНУЮ, ДОРУЧАЮ, ВИМАГАЮ. Між цими двома правовими актами різниця ще в тому, що накази пишуться із загальних, всеохоплюючих питань, а розпорядження частково. Їх можуть видавати керівники структурних підрозділів підприємств.
Рішення. Під рішенням, як розпорядчим документом розуміють акт, якій ухвалюється місцевими радами народних депутатів або їх виконкомами у їх колегіальному порядку для розв’язання найбільш важливих питань, що належать до їх компетенції. Рішеннями називаються також спільні акти, що видаються кількома неоднорідними органами.
За своїми юридичними властивостями рішення бувають нормативними та індивідуальними. Нормативними можна назвати рішення про режим роботи підприємств торгівлі і побутового обслуговування населення. Індивідуальними-рішення про прийом до експлуатації тієї чи іншої домобудівлі, про встановлення опікування. Розробка проекту рішення складний процес. У ньому беруть участь члени виконкому, постійні комісії депутати, спеціалісти і заінтересовані спеціалісти. Тому у багатьох виконкомах Рад процедура цього документа закріплюється у правових актах. До проекту рішення додається довідка, що обґрунтовує необхідність і доцільність його видання. Її підписує керівник відділу, управління або організації, що подають проект. У тій же довідці подаються особи котрих необхідно запросити на засідання виконкому для розгляду питання, а також вноситься пропозиція проте, кому надіслати рішення після ухвалу виконкому.
Розглянутий розпорядчий документ містить такі основні реквізити:
· Зображення державного герба.
· Назву місцевої ради народних депутатів або його виконкому.
· Зазначення місця видання.
· Найменування виду документа.
· Дата або дату і номер.
· Заголовок.
· Текси рішення.
· Підписи голови і секретаря виконкому.
· Печатка.
Звичайно рішення складаються із вступної частини, у якій констатується стан розглянутого питання, і ухвалюючої, що містить перелік заходів з указанням строків здійснення і переліченням посадових осіб, відповідальних за своєчасне виконання рішення. [4]
3. Правила надсилання та оформлювання пакету документів.
Вимоги до оформлювання відмітки про наявність додатка
Вихідні документи обробляються і надсилаються централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.
Під час приймання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряється:
- правильність оформлення документів і розміщення на них всіх реквізитів;
- правильність зазначення адреси;
- прізвище та телефон виконавця;
- наявність усіх необхідних підписів на документах та додатках до них;
- наявність віз на копіях документів, що залишається у справах;
- наявність на документах відмітки про додатки;
- відповідність кількості примірників кількості адресатів.
У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну адресу (поштовий індекс, область, район, місто, вулиця, номер будинку).
У реєстраційній картці або в журналі зазначаються номер вихідних документів, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документів і номер справи, в якій буде зберігатися їх копія.
Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.
Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати до загального відділу.
Якщо до документів є додатки, то це обумовлюється в тексті або після тексту документів перед підписом посадової особи.
Додатки до документів можуть бути трьох видів:
- додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);
- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;
- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.
Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити: найменування, заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх зміст, дату, відмітки про погодження, затвердження тощо.
У розпорядчих документах (розпорядженнях, наказах) відомості про наявність додатків зазначаються в тексті, наприклад:
«Склад комісії з . . . . . затвердити» (додаток 1)
або
«Заходи щодо . . . . . затвердити» (додаток 1).
Додаток до розпорядчих документів повинен мати в правому верхньому куті першого аркуша документа відмітку за такою формою:
Додаток
до розпорядження голови
адміністрації
від 22.07.99 № 151
Додатки до розпоряджень голови облдержадміністрації підписуються керівником апарату адміністрації, до наказів, листів - керівниками підрозділів, які вносять документ, - а у разі їх відсутності - посадовими особами, які виконують їхні обов’язки.
Додатки до службових документів (листів, інформацій, довідок, звітів тощо), а також тих, що надсилаються із супровідним листом, оформляються таким чином:
Якщо документ має додатки, які не вказуються в тексті, то їх найменування необхідно подати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку і кількості їх примірників, наприклад:
Додаток: Проект плану науково-дослідної роботи на 2007 р.
на 12 арк., 2 прим.
Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:
Додаток: на 5 арк., у двох прим.
Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, то відмітка про наявність додатків робиться за такою формою:
Додаток: пропозиції голови Бориспільської райдержадміністрації
від 25.07.99 та додаток до них, всього на 6 арк.
У разі наявності кількох додатків до документів на них проставляється порядковий номер (додаток 1, додаток 2 і т.д.). Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.
Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається.
При великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:
Додаток: відповідно до опису на _____ арк.
Якщо додаток надсилається не за всіма, зазначеними у документі адресами, відмітку про його наявність оформляють таким чином:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу. [5]
4. Розпорядчі документи
Розпорядча діяльність управлінської діяльності документується шляхом прийняття рішень колегії, видання наказів та розпоряджень.
Рішення колегії. Рішення як розпорядчий документ є правовим актом діяльності колегій органів державної служби України. Його текст складається із двох взаємопов’язаних частин: констатуючої та розпорядчої. У констатуючій частині пояснюється, чим викликане рішення і включає в себе вступ, оцінку ситуації, переказується суть акта вищого органу управління, на виконання якого видається рішення.
У розпорядчій частині документа, яку прийнято розпочинати словами: «колегія ВИРІШИЛА:» дається перелік заходів, визначаються виконавці, вказуються терміни виконання. Важливо, щоб текст розпорядчої частини, який може поділятися на окремі пункти, був сформульований конкретно, чітко, ясно, не вступав у суперечність із раніше прийнятими розпорядчими документами.
Рішення підписуються головою та секретарем колегії і втілюються у життя наказами керівників або доводяться до виконавців у формі витягу з протоколу засідання колегії.
Накази за своїм змістом і призначенням поділяються на накази з питань основної діяльності, з кадрової роботи, праці і заробітної плати тощо.
Наказ із питань загальної діяльності – це розпорядчий документ, в якому керівником приймається управлінське рішення з організаційних питань, планування, звітності, фінансування, удосконалення структури тощо з метою повного і своєчасного виконання законів, рішень та доручень органів вищого рівня.
Накази бувають ініціативні та на виконання рішень вищих органів. Ініціативний наказ видається з метою оперативного впливу на діяльність колективу з урахуванням ситуації, яка склалася, та перспектив розвитку.
Проекти наказів готуються працівниками установи, організації, погоджуються з керівниками чи головними спеціалістами відповідних структурних підрозділів, юридичною службою і підписуються керівником.
Накази вступають у силу з моменту їх підписання, якщо в тексті не вказано іншого терміну.
Накази оформляються на відповідних бланках і мають такі реквізити: назва установи, організації; назва виду документа (Наказ); дата; індекс; місце складання; заголовок до тексту; текст; підпис; візи; прізвище і номер телефону виконавця.