Текст наказу складається із двох частин: констатуючої та розпорядчої. У констатуючій частині може вказуватись мета і причини видання наказу, дається посилання на документ, який став підставою для підготовки наказу. У розпорядчій частині передбачаються необхідні заходи, прізвища відповідальних за їх виконання осіб, терміни виконання. Розпорядча частина починається словом «НАКАЗУЮ», яке друкується великими літерами на окремому рядку без абзацу.
Розпорядча частина тексту наказу, як правило, поділяється на пункти, які позначаються арабськими цифрами. У кожному пункті вказується конкретна дія, виконавці і терміни виконання. В останньому пункті наказу, як правило, вказується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу.
У наказах, які видаються на виконання рішень вищих органів, констатуюча частина, як правило, не пишеться. Замість цього вказується, на виконання якого документа підготовлено наказ.
Зміст доручень, вказаних у наказі, доводиться до конкретних виконавців найчастіше у формі витягів з наказу.
Розпорядження з оперативних питань діяльності та для організації виконання доручень органів вищого рівня, наказів органів державної служби, рішень колегій можуть видаватися розпорядження.
Реквізити розпоряджень аналогічні реквізитам наказів. При цьому констатуюча частина тексту в них відділяється від розпорядчої словами: «ЗОБОВ’ЯЗУЮ», «ПРОПОНУЮ», «ДОРУЧАЮ», «ВИМАГАЮ» та ін.
Підписуватися розпорядження можуть, крім керівника, його заступниками в межах їх компетенції. [6]
Накази бувають кадрові та з загальної діяльності.
Накази по кадрах оформляють прийом на роботу, переміщення і переведення трудящих, увільнення робітників та службовців, заохочення, притягнення працівників до дисциплінарної і матеріальної відповідальності. На підприємствах з великою кількістю робітників та службовців накази подібного роду уніфікуються.
Накази з загальної діяльності оформляються рішення керівника, пов’язані з організацією роботи, порядком діяльності підприємства або його структурних підрозділів. Вони видаються і тоді коли треба довести до відома керівника директивні документи, що надійшли вищестоящих органів. При чому це робиться для того, щоб продублювати акти інших інстанцій. Практика довила, що у багатьох випадках таку роботу можна виконати шляхом ознайомлення з ними виконавців, установлення дійового контролю за реалізацією директорів та інших організаційних дій.
Накази про ухвали вищестоящих органів повинні видаватися лише тоді, коли необхідно накреслити конкретні заходи, визначити відповідальних осіб і терміни та правил внутрішнього трудового розкладу на підприємстві є нормативним. Він загальний безособовий (оскільки маються на увазі не конкретні особи, а весь виконання вказівок. Накази можуть бути нормативними індивідуальними. Та правил внутрішнього трудового розкладу на підприємстві керівника. Він загальний безособовий (оскільки маються на увазі не конкретні особи), а весь виконання вказівок керівника про затвердження правил колективу підприємства.
Наказ про преміювання однієї чи кількох осіб вважається індивідуальним, оскільки не носить нормативного характеру.
Важливе значення має процедура складання та оформлення наказу. Вона визначається інструкціями з діловодства підприємств, правилами про порядок підготовки проекту наказу та іншими правовими актами. У них передбачається обов’язкове дотримання ряду вимог і правил, котрі повинні забезпечити юридичну повноцінність документів, оперативне їх виконання, правильні і всебічне вирішення питання.
Проект наказу обов’язково погоджується з усіма зацікавленими особами даної установи, а в разі необхідності інших організацій. Ці особі відповідно своєї компетенції повинні мати стосунок до питань, що містяться у проекті наказу. До проекту наказу додаються документи, які обґрунтовують його доцільність. Він набуває чинності з моменту підписання керівним працівником підприємства, якщо інший термін не вказаний в самому наказі. Право підписання мають не тільки перший керівник, але і його заступники, а також інші посадові особи у відповідності до своїх обов’язків.
У певних випадках дію наказу у часі обмежено законом. Слід відзначити, що накази як юридичні акти видають не тільки керівники підприємств, але і інші державні органи, діяльність яких ґрунтується на принципі єдиноначальності. У відповідності до законодавства накази видають міністри керівники центральних галузевих відомств, начальники відділів та управлінь виконкомів місцевих Рад народних депутатів, а також промислових виробничих об’єднань, фірм, трестів та комбінатів. Ці акти регулюють усі відносини пов’язані з певною галуззю господарства, культури чи управління.
Формуляр наказу має такі основні реквізити: назва виду документа, місце видання, номер, індекс за класифікатором та номенклатурою справ, дату підписання, заголовок, текст і підпис керівника.
Текст наказу з основної діяльності складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. У першій називаються причини, мета видання документа і наводяться для цього відповідні підстави, у другій – містяться приписи з указанням виконавців та терміну виконання. Розпорядча частина починається словом НАКАЗУЮ і подається у наказовій формі.
5. Положення як нормативний документ, що регламентує діяльність державних органів, їх структурних підрозділів. Різновиди положень. Типове та індивідуальне положення. Вкажіть на структуру типового положення про структурний підрозділ
Наказом Головного Управління Держслужби України Про затвердження порядку підготовки організаційних документів в Головному управлінні державної служби України та його територіальних органах від 13 липня 2006 року № 255 затверджено Довідник типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних службовців (затвердженого наказом Головдержслужби України від 1 вересня 1999 р. № 65).
Положення – це підзаконний нормативно-правовий акт, який встановлює структуру і функції будь-якого органу, визначає форми та умови здійснення певної діяльності підприємств та установ, а також їх структурних підрозділів (відділів, секторів).
За змістом розрізняють такі положення: • про підприємства, організації, установи, фірми, заклади й т. д., їхні структурні підрозділи — комісії, бюро, групи тощо з регламентацією порядку їх утворення, структури, функцій, компетенції, обов'язків та організації роботи; • що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання; • про організацію й проведення різних заходів — культурних й спортивно-масових, конкурсів, оглядів тощо; структуру й зміст таких положень визначають установи, які є організаторами заходів.
За виготовленням положення бувають типові та індивідуальні. Типові положення розробляють вищі органи для системи підприємств, організацій, установ, фірм, а індивідуальні— створюються за вказівкою керівництва на підставі типових положень безпосередньо на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах. Проект положення підписує керівник структурного підрозділу, а затверджує керівник вищого рангу, якому безпосередньо підпорядковується даний підрозділ. На другому примірнику в разі потреби оформляють реквізити погодження й позначку про виконавця.
Положення набуває чинності з дня його затвердження (або дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положення).
Положення оформляють на загальних або спеціальних бланках формату A4. Якщо положення не виходить за межі підприємства, то його можна оформляти на чистих аркушах паперу.
Заголовок до тексту може поєднуватися з назвою виду документа, наприклад: «Положення про психологічну службу системи освіти України», «Положення про Міністерство фінансів України».
Текст положення, як правило, поділяють на розділи, кожен з яких може мати підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами. Іноді в тексті зазначають лише пункти.
Положення про територіальний орган розробляється безпосередньо цим органом відповідно до Типового положення про управління державної служби Головдержслужби України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 5 липня 2004 р. № 842.
Обов‘язковими реквізитами положень є: найменування виду документа, дата документа, заголовок до тексту, підпис, візи узгодження документа, гриф затвердження.
Положення є:
1. Про структурні підрозділи організації (установи і т.д.), наприклад: Положення про управління організаційної роботи, документообігу та контролю Головного управління державної служби України.
2. Положення про відділи та сектори у складі структурного підрозділу організації (установи і т.д.), наприклад: Положення про організаційний відділ управління організаційної роботи, документообігу та контролю Головного управління державної служби України; Положення про сектор кадрової роботи управління організаційно - аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи Головного управління державної служби України
3. Положення про колегіальний або дорадчий орган організації (установи і т.д.) Наприклад: Положення про колегію Головного управління державної служби України)
Текст положення про структурний підрозділ (відділ, сектор) включає наступні розділи:
Загальні положення. Основні завдання.
Функції. Структура.
Права і обов'язки. Начальник управління.
Взаємодія. Загальні положення
У розділі вказуються повна офіційна назва структурного підрозділу (відділу, сектору), чим керується структурний підрозділ (відділ, сектор) у своїй діяльності, ким очолюється і кому підпорядковується, здійснення планування роботи, порядок призначення і звільнення з посади керівника структурного підрозділу (відділу, сектору).