Організація документообігу в установі (стр. 5 из 6)

При поступленні електронних документів обробляється тільки супроводжувана документація, машинні носії в упаковці передаються за призначенням.

Експедиція веде облік всіх вхідних документів – на документі проставляється штамп про їх отримання, де вказується найменування організації, дата поступлення, порядковий обліковий номер документа. Зазвичай на штампі передбачено місце для наступного прославлення вхідного регістрованого індексу.

При первинній експедиційній обробці документ сортується по структурних підрозділах. Головний критерій цього сортування - адресування документів. Як правило документи адресовані керівництву передаються в канцелярію для підготовки до розгляду, туди ж поступають документи, адресовані організації ( без вказування прізвища посадової особи ). Документи адресовані структурним підрозділам, сортуються за їх назвами.

Згідно рекомендаціям основних положень ГСДОУ, передача документів між структурними підрозділами ( із експедиції в канцелярію, із канцелярії в структурні підрозділи і т.д. ) здійснюється через секретаря цих підрозділів або тих відповідних осіб, котрі відповідають в них за роботу з документами.[8]

Список використаної літератури

1. Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади від 17 жовтня 1997 р. N 1153.

2. Про затвердження порядку підготовки організаційних документів в Головному управлінні державної служби України та його територіальних органах від 13 липня 2006 року № 255

3. Глущик С.В. та ін. Сучасні ділові папери: навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. зак-в / С.В. Глущик, О.В. Дияк, С.В. Шевчук. – з-є вид., перер. і допов. – К.: А.С.К., 2000.- 69-169 с.

4. Державний класифікатор управлінської документації. ДК 010-98.-К.: Держстандарт України, 1999.-50с.

5. Козоріз В.П., Лаписька Н.І.Загальне і кадрове діловодство: навч. Посіб.-К.: МАУП, 2002 – 25-28 с.

6. Кулешів С.Г. Управлінське документознавство: навч. посіб. - К.: ДАКККіМ, 2003. – 25-29 с.

7. Кушнаренко Н.М., Удало ва В.К. Наукова обробка документів: Підручник. – К.: Вікар, 2003. – 106-108 с.

8. Пашутинський Є.К. Діловодство кадрової служби (кадри підприємства).-К.: КНТ, 2004. - 5-6 с.

Практичне завдання

Коломийська районна рада

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

РІШЕННЯ

28.11.2000 № 13 м. Коломия

Про затвердження списків

підприємств, організацій та установ

Коломийського району, щодо надання

житлової площі трудящим, які

стоять на квартирній черзі у

будуправлінні «Промбуд-2».

Розглянувши списки про надання житлової площі трудящим підприємства, організацій та установ Коломийського району і пропозиції житлової комісії, керуючись Положенням про порядок надання житлової площі в Україні, виконком Коломийської районної ради

ВИРІШИВ:

Бондаренку Семену Ільковичу, електрозварювальнику, працює в системібуд управління з 1980р., в будуправлінні - 1982р., який проживає по вулиці Щорса 25, кв.4, займаючому дві кімнати площею 26,1 кв. м, у трьох кімнатній квартирі, де на площі 26,1 кв. м, проживає шість чоловік, для сім’ї з трьох чоловік у складі:

Бондаренко Семен Ількович – заявник

Бондаренко Ірина Пилипівна – дружина

Бондаренко Андрій Семенович – син

Виділити двокімнатну квартиру повторного заселення №18 на вулиці Чайковського № 66, жилою площею 27,3 кв. м згідно з чергою № 16 з 1989р.

Голова виконкому (підпис) М.І.Миронов

Секретар виконкому (підпис) В.І.Дудченко

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ

ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ ФІРМА «ЮНІКС»

вул. Козацька, 3, телефакс 213-18-91

м. Київ, 01001

№ 12/5 від 17 лютого 2004 р.

Керівникові Старокиївського відділення

Укрсоцбанку м. Києва

Коновал С. А.

Просимо Вас надати довготривалий цільовий кредит у сумі 10 000 (десять тисяч) гривень на придбання обладнання для обробки коштовного каміння.

Комплект потрібних документів додається:

договір на купівлю обладнання;

техніко-економічне обґрунтування повернення кредиту.

Директор В. О. Заєць

Печатка

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ УКРАЇНИ

Волинський державний університет імені Лесі Українки

НАКАЗ № ___

від “___”_______________20___р. м. Луцьк

про прийняття на роботу за контрактом

ПРИЗНАЧИТИ:

_________________________________________________________________________

(прізвище, ім'я, по батькові)

на посаду________________________________________________________________

на умовах укладеного з ним контракту від “___”_______________20___р.

Підстава: контракт від “___”_______________20___р.

Ректор

Печатка

(прізвище працівника)

ЗАМОВЛЕННЯ

на розмноження документів

(назва документа)

сторінок______________, тираж______________

Керівник відділу_____________________________________________

(підпис)

“ “ ________________ 19__ р.

Виготовити на __________________

(назва машини)

Зав. відділом з питань діловодства

Міністерство освіти і науки України

НАКАЗ

м. Київ

16.07.02 №_______

Про впровадження основних правил діловодства

З метою перевірки наказу по міністерству "Про проведення заходів по впровадженню основних правил діловодства" від 10.07.02 №77

НАКАЗУЮ:

1. Призначити колегію у складі: Голова — Кравченко В. М. Секретар колегії — Волощук Т. П. Члени колегії:

1. Начальник відділу кадрів Попов С. В.

2. Інспектор канцелярії Ґудзь В. О.

2. Керівникам структурних підрозділів надавати членам колегії посильну допомогу й усю необхідну документацію.

3. Установити термін роботи колегії до 28.09.02.

4. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника міністра В. Бережного.

Міністр (підпис) Розшифрування підпису

(Назва підприємства)

П Е Р Е Л І К

обов”язкових реквізитів для заповнення машино-

орієнтованої реєстраційно-контрольної картки (РКК)

Реквізити	Пояснення до заповнення
Назва виду документа	заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється
Автор (кореспондент)	під час реєстрації документа, що надійшов, записується найменування установи (особи) - автора документа. Під час реєстрації документа, що відправляється, записуєься наменування установи (особи) - кореспондента. Допус-кається застосування скороченого найменування установи
Дата документа	дата, надана документу установою-автором, переноситься на РКК трьома парами арабських цифр (число, місяць, рік)
Індекс документа	індекс, наданий документу установою-автором, переноситься на РКК з документа, що надійшов або відправляється
Дата надходження	дата надходження документа в установу переноситься на РКК з реєстраційного штампа трьома парами арабських цифр
Індекс надходження	індекс, наданий документу установою-одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на РКК з реєстраційного штампа. Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами
Заголовок документа або короткий зміст	переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил
Резолюція	переноситься на РКК з документа основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції
Відповідальний виконавець	прізвище, ініціали відповідального виконавця переносять-ся з резолюції, можливе зазначення номера телефону
Термін виконання	проставляється число, місяць, рік - трьома парами араб-ських цифр. Під час реєстрації ініціативного документа, що відправляється, записується очікувана дата отримання відповіді
Відмітка про виконання	короткий запис вирішення питання по суті або дата та індекс документа-відповіді

(назва установи)

Реєстраційно-контрольна картка

Автор документа або

кореспондент:

Вид документа:

Дата надходження та індекс документа Дата та індекс документа (вих.корес.)

Заголовок документа або стислий зміст

Резолюція або кому направлено, відповідальний виконавець

Ким розглянуто:

Строк виконання до: