Річний розділ зведеного опису справ складається в 4-х екземплярах.
Річні розділи, якщо вони не є закінченим описом, не підшиваються і не переплітаються; вони повинні зберігатися в теках з клапанами і зав'язками.
Річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання підлягає розгляду ЦЕК (АЧ) організації, після чого у разі узгодження в кінці розділу ставиться гриф "Злагоджено" з вказівкою номера протоколу ЦЕК (АЧ) і дати засідання, на якому він був розглянутий. Схвалені річні розділи прямують на розгляд архівної установи відповідно до термінів, встановлених графіком представлення описів справ на розгляд ЕПК архівної установи, але не пізніше ніж через 2 роки, а центральним архівом міністерства, відомства Російської Федерації (центральним галузевим архівом при міністерстві, відомстві Російської Федерації) - через 4 роки після завершення діловодством справ, включених в розділ. Представляються 4 його екземпляра.
Після затвердження річного розділу ЕПК архівної установи розділ затверджується керівником організації, потім перший екземпляр річного розділу зведеного опису як контрольне передається в державний архів, інші залишаються в організації.
Декілька річних розділів зведених описів справ постійного зберігання або один річний розділ, число заголовків справ в яких досягло чотиризначної цифри, вважаються закінченим архівним описом.
В організаціях з невеликим об'ємом справ постійного зберігання (до 200 подів), що щорічно утворюються, опис вважається закінченим, якщо в неї включені річні розділи зведених описів справ постійного зберігання за 5 років.
Кожному закінченому опису привласнюється номер. Закінчений опис має самостійну нумерацію заголовків справ, до неї складаються підсумковий запис і засвідчувальний напис. Підсумковий запис і засвідчувальний напис до закінченого опису складаються так само, як до річного розділу зведеного опису справ. При цьому засвідчувальні написи, складені до річних розділів зведених описів справ, вилучаються.
Обов'язковим елементом оформлення закінченого опису є титульний лист.
На титульному листі закінченого опису справ постійного зберігання указуються:
-назва фундації;
-номер фундації;
-номер описи;
-название описи, яке включає вказівку категорії документів (постійного, тимчасового зберігання, по особовому складу і т.д.), що містяться в справах, заголовки яких включені в опис;
Дати справ, включених в опис.
Перед назвою фундації на титульному листі залишаеться місце для написання повної назви державного архіву, в якому постійно зберігатимуться справи даної організації.
До закінченого опису обов'язково складаються зміст і передмова, а також покажчики і список скорочених слів за наявності останніх в річних розділах.
Закінчений опис разом з титульним листом і довідковим апаратом до неї полягає в тверду обкладинку і переплітається.
В річний розділ зведеного опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання включаються заголовки справ, що відклалися протягом року в діяльності структурних підрозділів.
Річний розділ зведеного опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання складається по встановленій формі
Систематизація заголовків справ в річному розділі зведеного опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання відповідає систематизації заголовків справ в зведеній номенклатурі справ за цей же рік.
Річний розділ зведеного опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання друкується в двох екземплярах і схвалюється спочатку ЦЕК (АЧ) організації, а потім затверджується її керівником.
Заголовки справ в річному розділі зведеного опису справ по особовому складу систематизували по номінальній ознаці з урахуванням наступної послідовності:
-накази (розпорядження) по особовому складу;
-списки особового складу;
-картки по обліку особового складу (за відсутності окремого опису особистих справ);
-особисті справи (за відсутності окремого опису особистих справ);
- особисті рахунки робітників і службовців по заробітній платні (розрахункові відомості по зарплаті);
-незапрошувані трудові книжки (за відсутності окремого опису);
-акти про нещасні випадки.
Вказані види документів, що утворюються в організації у великих об'ємах, можуть виділятися в самостійні річні розділи опису (особисті справи, трудові книжки і т.п.). Особисті справи (особисті картки) вносяться в зведений річний розділ опису по року звільнення особи, на яку заведена особиста справа, і систематизували за абеткою.
При необхідності до річного розділу зведеного опису справ і до закінченого опису справ по особовому складу складаються зміст, покажчики і списки скорочених слів.
Річний розділ зведеного опису справ по особовому складу організації, що передає документи на постійне зберігання, друкується у трьох екземплярах, підписується укладачем, завіряється начальником відділу кадрів (інспектором по кадрах) і представляється на розгляд ЦЕК (АЧ) організації. Після схвалення розділу ЦЕК (АЧ) він підлягає узгодженню з ЕПК відповідної архівної установи і затвердженню керівником організації.
РОЗДІЛ 2
ДОВІДКОВИЙ АПАРАТ ОПИСУ, ВИМОГИ ДО ЙОГО СКЛАДАННЯ
Для більш ефективного використовування документарної інформації, що міститься в описах архівних фундацій, в науковій і практичній меті до них створюється довідковий апарат, який включає: титульний лист, зміст (зміст), передмова, список скорочень, перевідні таблиці шифрів (у разі переробки опису), покажчики. Кожний з вказаних елементів довідкового апарату опису несе певне інформаційне навантаження, а склад елементів, яким забезпечується опис, визначається диференційований, з урахуванням інформативності архівних фундацій. Довідковий апарат до опису виконує функцію першого ознайомлення з документами фундації (титульний лист, зміст), а так само сприяє пошуку необхідної інформації (покажчики); уточненню смислового змісту опису (список скорочень) і пошукових даних (перевідні таблиці шифрів). При складенні науково-довідкового апарату до опису необхідно правильно і точно оформляти його елементи.
Титульний лист.
На титульному листі описи поміщаються: повна назва архіву, назва фундації, номер фундації, номер опису, назва опису; крайні дати документів, внесених в опис. Титульний лист закінченого опису, складеного в діловодстві установ і відомчих архівах,за яким в держархів приймаються документи установ, містить наступні реквізити: назва державного архіву, назва фундації, номер фундації, номер опису, назва опису з вказівкою категорій включених в неї документів (постійного, тимчасового зберігання і т.д.).
Передмова.
Передмова може складатися як загальне до всіх описів фундації, так і до окремого опису. Загальна передмова до описів фундації поміщається в першому описі.
В передмові, загальній до всіх описів фундації, висловлюються: історія фундації; анотація складу і змісту документів фундації (при цьому виділяються найтиповіші групи одиниць зберігання по їх видах і різновидах, за змістом); склад довідкового апарату до описів.
При складанні окремих передмов до кожного опису фундації всі загальні дані по історії митного органу - історії фундації поміщаються в передмові до першого опису.
Список скорочень.
Основне призначення списку скорочень слів – скоротити об'єм і провести уніфікацію прийомів опису як в тексті самого опису, так і в довідковому апараті до неї. В список скорочень слів вносяться всі скорочення слів і понять, що вживаються в описі, окрім загальноприйнятих, а також скорочені позначення назв установ, організацій, підприємств, окрім добре відомих. Назви установ, організацій і підприємств при внесенні їх в опис вперше пишуться повністю і в круглих дужках дається їх скорочена назва, а при повторному внесенні їх в опис вони приводяться тільки в скороченні.
Перевідна таблиця шифрів.
Перевідна таблиця шифрів складається до переробленого опису після її переробки у разі зміни номерів одиниць зберігання, тобто при їх перешифровці. Перевідна таблиця встановлює співвідношення старих і нових шифрів одиниць зберігання усередині фундації формою: № одиниці зберігання по старому опису № одиниці зберігання по новому опису, примітки. Вона складається на основі карток, на яких проводився опис одиниць зберігання: в лівій стороні картки вказаний старий шифр одиниці зберігання, в правій – новий шифр. Систематизація карток проводиться по порядку старих шифрів.
Перевідна таблиця поміщається в кінці опису. За наявності у фундації декількох описів, складаються перевідні таблиці до кожного опису.
Покажчики.
До опису можуть складатися покажчики (як загальні, так і спеціальні). Посилальні дані покажчика до опису даються на порядкові номери одиниць зберігання, одиниць обліку. Такий покажчик є переліком предметів, що зустрічаються в заголовках опису, які розкривають необхідними поясненнями і посилальними даними. Покажчики можуть включати відомості із заголовків одиниць зберігання як одного опису, так і всіх описів фундації.
Основним елементом покажчика є рубрика, яка складається з наочного поняття і пошукових даних.
Призначення покажчика впливає на склад рубрики: вона може бути простий, тобто не мати підрубрик, складної, тобто мати підрубрику або кубло, тобто мати дві або декілька підрубрик.
РОЗДІЛ 3
ОРГАНІЗАЦІЯ СПРАВ І ДОКУМЕНТІВ В МЕЖАХ ОПИСУ
Після закінчення опису одиниці зберігання складається остаточна схема їх систематизації усередині опису. Схема систематизації є каркасом внутрішньої організації документів фундації і закріплюється описом справ фундації. Систематизація одиниць зберігання усередині опису проводиться з урахуванням наступних ознак: структурного, хронологічного, функціонального, галузевого, тематичного, наочно-питання, номінального, корреспондентського, географічного, авторського.