При розподілі одиниць зберігання відповідно до схем систематизації необхідно мати на увазі наступне:
= справи відносяться до того року, в якому вони початі виробництвом або в якому поступили в дану організацію (структурний підрозділ) з іншої організації для продовження виробництва;
= плани, звіти, кошториси і прикладені до них документи відносяться до того року, на який або за який вони складені, незалежно від дати їх складання; багаторічні плани відносяться до початкового року їх дії, а звіти за ці роки – до останнього року звітного періоду;
= справи, початі виробництвом в одному підрозділі і передані для продовження в інший підрозділ, відносяться до того підрозділу, в якому вони закінчені;
= в межах року або хронологічного періоду одиниці зберігання розташовуються по значущості структурних частин фундації;
= особисті справи систематизували по датах звільнення осіб, документи яких утворюють одиниці зберігання, м в алфавітному порядку їх прізвищ.
Групи одиниць зберігання в межах останніх ступенів систематизації розподіляються по їх значущості, хронології або алфавітному порядку.
Приналежність одиниць зберігання до структурного підрозділу встановлюється по назві структурного підрозділу, позначеній на обкладинці одиниці зберігання, індексам, привласнюваним структурним підрозділам, резолюціям, підписам посадовців, реєстраційному штампу, змісту документів.
При розташуванні одиниць зберігання по хронології необхідно спочатку поміщати одиниці зберігання, датовані числом, місяцем і роком, потім – одиниці зберігання, датовані місяцем і роком, і, нарешті – одиниці зберігання, датовані