3. Уживати синтаксичні конструкції типу:
- доводимо до Вашого відома,що...
- нагадуємо Вам, що...
- підтверджуємо з вдячністю...
- у порядку надання матеріальної допомоги...
4.Уживати інфінитивні конструкції:
- Створити комісію...
- Затвердити пропозицію...
- Попередити правління...
5. Уживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудкові ) у тому випадку, коли логічний наголос падає на об'єкт дії. Вживати зворотний порядок слів (присудок передує підмету) тоді, коли логічний наголос гадає на саму дію.
6. У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу:
- Наказую...
- Пропоную...
7. Для чіткості висловлювання в простих реченнях вживається певний порядок розташування їх членів (означення мають передувати словам, вставні слова краще ставити на початку речення ).
8. З метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких можна сформулювати причини, що викликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковим зворотом треба починати, а не завершувати фразу. Наприклад: «Враховуючи ... Вважаючи ... Беручи до уваги ... Керуючись ... Розглянувши поданий до затвердження проект...»
9. Замінювати займенники іменниками.
10. Не вживати емоційних виразів.
11. Вживати складноскорочені слова й абревіатури, скорочення слів за загальними правилами: р-н., обл., канд. Філол. Наук.
12. Використати форми ввічливості за допомогою слів:
- Шановний...
- Високошановний...
- Вельмишановний...
- Високоповажний...
13. В управлінській документації не повинно бути особистого моменту (суб'єктивного ставлення до оцінки фактів, що констатуються у тексті документа). Тон службового документа - нейтральний.
14. Слід пам'ятати, що автором управлінського документа є юридична особа і через це його текст викладається від третьої особи. Наприклад:
фірма просить...
Дирекція клопочеться...
колегія ухвалила...
15. Від першої особи викладаються накази, заяви, службові листи, доповідні й пояснювальні записки, автобіографії.
16. Кожну нову думку в документі треба починати з абзацу. Текст складних документів (доповіді, інструкції, протоколи) поділяється на складові частини: розділи, пункти та підпункти.
17. Кожна складова частина нумерується арабськими цифрами з крапками.
Оформлення таблиць. Деякі особливості має оформлення таблиць.
Якщо в тексті наведено одну таблицю, то її не нумерують. Якщо таблиць декілька, то над таблицею пишеться слово «Таблиця» з порядковим номером (без знаку № ). Наприклад: «Таблиця 6 - Основні техніко-економічні показники діяльності підприємства». На всі таблиці повинне бути посилання в тексті документа.
Заголовок. Всі службові документи формату А4 незалежно від виду, змісту та значення документа повинні мати заголовок до тексту.
Без заголовків дозволено залишати лише документи на форматі А5 - телеграми, телефонограми, листи, довідки.
Заголовок формулює складач документа. В ньому коротко і точно відображується його основний зміст. Розміщується заголовок улівому верхньому кутку документа під позначенням автора, номера, дати та виду, після всіх інших постійних реквізитів.
Цей реквізит відбиває головну ідею документа і, як правило, починається з прийменника «про» (про що йдеться в документі ).
Наприклад: «Про придбання факсимільної техніки», «Про надання приміщення в оренду».
Заголовок, полегшує реєстрацію, встановлення виконавця, контроль документа, пошук. Має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа.
Друкується малими літерами через один міжрядковий інтервал. Обсяг заголовка не повинен перевищувати 5 рядків машинописного тексту з довжиною рядка в 28 друкованих знаків. Допускається продовження заголовка при його великому обсязі до межі правого поля документа.
Додаток. Досить часто службові документи мають додатки, які роз'яснюють, деталізують окремі питання основного документа.
Якщо документ має додатки згадувані в тексті або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють за такою формою:
Додаток: на 5 арк. у 3 прим.
Якщо документ має додатки не зазначені в тексті, то їх назви необхідно перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку й кількості їх примірників.
Додаток: Дислокація мережі їдалень на 2 арк. у 2 прим.
Якщо додатків кілька, вони перелічуються за назвами й нумеруються.
Використана література:
1. Діловодство. Конспект лекцій / Упорядник.Сокирнив І.В. – К.-Хмельницький, 2000.
2. Основи діловодства. – К., 2002.
3. Словник-довідник з діловодства. – К., 2003.
4. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В..Сучасні ділові папери:Навчальний посібник / Вид. 5-те, доп. і переробл. – К.:2005.-544 с.
5. Шевчук С.В. Ділове мовлення. Молодий курс: Підручник. - К.: Література ЛТД, 2005. – 448 с.
6. Діленко А.Н. Сучасне діловодство: Навч.посібник. – 5-те вид. – К.: Либідь,2006. – 384 с.