вносит изменения в учетные документы архива.
В результате экспертизы ценности документов, поступивших в архив
в неупорядоченном состоянии, архив составляет описи дел, документов
постоянного хранения, описи дел временного (свыше 10 лет) срока
хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению.
Подлежащие уничтожению архивные документы передаются на
переработку (утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке.
Единство методологии архивоведения и других наук обусловлено наличием единой методологической основы (универсальные, общенаучные методы), единством научного языка и категориального аппарата различных наук. Архивоведение активно использует в своих исследованиях исторический, источниковедческий методы (подходы), системный, информационный, функциональный методы, методы статистики, социологии, методы экспертных оценок, номинальный подход, моделирование, идеализацию, методы классификации, аксиоматический метод
Принц экспертизы:
1)Историзма. Позвол рассм докум как продукт опред эпохи
2) всесторонности. Рассматр докум с разл аспектов. Необх изуч все факт влияющ на оценку докум
3) комплексности. Докум оценив в совок с другими(кажд не столь знач как в компл)
С уцетом этих принц разраб сист критериев ценности докум
Критерий – признаки на основ котор опред ценность докум-та.
Критерии: универсальные –главные и специальные – вспомогательн
Они перечисл в правил госарх.При отборе на пост хран опред:
1) значимость учря,лица, деят котор образ докум
2) знач содержания
3) время и место созд
4) юрид сила докум
5)подлинность и копийность док
6) дублентность/повторяемость док
7) поглащенность содержания докум
8) физич состояние док
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.
Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.
Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.
Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.
32 Система и организ-я деят-ти докум-ов и их роль при опред. Гос и ведомствслужб
33 Система действующих перечней документов и их роль при определении ценности и отборе докум для хран и уничт
Современное архивоведение имеет многолетний опыт разработки и применения перечней документов — систематизированных списков документов организаций, содержащих нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, прием которых на государственное хранение обязателен714.
Перечни документов являются одним из основных средств отбора документов на государственное хранение, позволяющим объективно, научно-обоснованно и всесторонне давать оценку как отдельных документов, так и их комплексов, поскольку в перечнях в концентрированном виде учтены существующие информационные связи между документами715.
Перечни являются основным и необходимым средством комплектования государственных архивов и экспертизы ценности документов, обеспечивают сохранность документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий, ориентируют в сроках их хранения и облегчают отбор документов в государственные архивы, ограничивают архивиста от односторонней, субъективной оценки значения документов, служат средством унификации в учреждениях, организациях, предприятиях сроков хранения документов, одинаковых по назначению и виду, упорядочивают и регламентируют процесс экспертизы документов в целом716. Существующие перечни документов строятся в соответствии с системно-функциональным принципом.
Оценка документации на основе перечней документов осуществляется поэтапно: в делопроизводстве, ведомственных и государственных архивах717. В процессе образования документов устанавливаются сроки их хранения. Предварительная оценка документов на первом этапе (в делопроизводстве) предполагает детальное изучение документирования управленческих функций и установление по перечням сроков хранения документов, уточняемых затем в процессе формирования дел в структурных подразделениях.
На втором этапе осуществляется отбор документов для передачи в государственный архив на основании анализа всей совокупности документов с применением системы перечней. Сроки хранения документов в статьях перечня определяются с целью оценки и правильного формирования документов на основании критериев экспертизы ценности.
Третий этап экспертизы — окончательный отбор документов на постоянное хранение. Важную роль на этом этапе играет проведение отбора документов с повторяющейся информацией. При проведении отбора документов с повторяющейся информацией необходимо учитывать: наличие общих закономерностей образования управленческих документов с повторяющейся информацией и специфических закономерностей, характерных для конкретной отраслевой системы; специфику работы с документами в конкретном учреждении и отраслевой системе в целом718. Отбор документов с повторяющейся информацией в перечнях находит отражение как в разных сроках хранения подлинника (дублета), так и в системе примечаний, указывающих, в составе каких фондов документы подлежат отбору.
34 Учет документов как составная часть по обеспечению их сохранности.
Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов, т.е. "обеспечение физической сохранности документов и их учет". Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда.
Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива .
Учету подлежат ВСЕ документы, хранящиеся в архиве.
Основными единицами учета в архивах являются: архивный фонд (или архивная коллекция), единица хранения. Кроме основных единиц учета в архивах, хранящих традиционные документы на бумажной основе, могут учитываться документы отдельных категорий дел (личные, следственные и др.) и особо ценные документы; обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особо ценные документы учитываются в соответствии с правилами. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием количества листов в описи дел. Неописанные документы учитываются по количеству листов.
35 Учет документов в государственных и ведомственных архивах
Учет архивных документов в государственном архиве, государственном и муниципальном музее, библиотеке, организации Российской академии наук осуществляется специальным подразделением
или возлагается на специально выделенного работника.
В архивохранилище государственного архива, организации Российской академии наук назначается работник, ответственный за учет архивных документов архивохранилища.
Учет архивных документов, хранящихся в источниках комплектования архива, осуществляется специальным подразделением архива или возлагается на специально выделенного работника, ответственных за организацию комплектования архива архивными документами.
Учет архивных документов в муниципальном архиве и архивных документов, хранящихся в его источниках комплектования, осуществляют заведующий муниципальным архивом и/или специально выделенный работник.
Записи в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет. Государственный учет документов организуется на основе трех принципов: централизации, преемственности учетных документов на всех стадиях работы, динамичности. Учет в государственных архивах ведется централизованно и в каждом архивохранилище. Для учета используются формы основных учетных документов и вспомогательная учетная документация. Если основные учетные документы определены правилами работы госархивов, то вспомогательные документы разрабатываются каждым архивом самостоятельно, исходя из его нужд и в зависимости от организации работы по учету. Основными учетными документами в государственном архиве являются: книга учета поступлений книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования список фондов (+список фондов, содержащих особо ценные дела) лист фонда (для фиксации изменений в названии фонда, учета состава и объема фонда в целом и по каждой описи, учета и нумерации описей данного фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда); архивная опись(+опись особо ценных дел) опись страхового фонда инвентарная книга учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложениях к ним материальные ценности Кроме того, для централизованного государственного учета в архиве на каждый вновь поступивший фонд один раз составляется карточка фонда, которая отсылается в фондовый каталог соответствующего архивного органа и ЦФК Росархива для обеспечения оперативного поиска той или иной документной информации. На каждый фонд заводится дело фонда. Документы АФ РФ, хранящиеся в ведомственном архиве, подлежат централизованному государственному учету, формой которого является карточка фонда. Книга учета поступлений и выбытия документов, а также список фондов ведутся в архивах, хранящих документы двух и более фондов. Большая часть ведомственных архивов хранит один фонд. Рассмотрим учетные документы такого архива. Описи дел выполняют ряд функций, в том числе функцию учета дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Опись осуществляет поединичный учет дел (закрепляет за каждой единицей хранения самостоятельный номер) и суммарный учет (путем составления итоговой записи).