Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.
Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя органа.
Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя органа. О проверках делаются отметки в учетно-регистрационном журнале после последней записи. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя органа.
Государственный герб Российской Федерации помещается на верхнем поле распорядительных документов (приказ, распоряжение) и письма.
При одновременном размещении Государственного герба Российской Федерации и герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации, муниципального образования, общественного объединения либо предприятия, учреждения или организации Государственный герб Российской Федерации располагается с левой стороны от другого герба (геральдического знака), если стоять к ним лицом; при одновременном размещении нечетного числа гербов (геральдических знаков) Государственный герб Российской Федерации располагается в центре, а при размещении четного числа гербов (но более двух) - левее центра.
При одновременном размещении Государственного герба Российской Федерации и других гербов (геральдических знаков) размер герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации, муниципального образования, общественного объединения либо предприятия, учреждения или организации не может превышать размер Государственного герба Российской Федерации, при этом Государственный герб Российской Федерации не может быть размещен ниже других гербов (геральдических знаков).[25]
2.2 Применение печати с изображением герба России
Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказам федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от формы собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями.
Оттиск печати, реквизит 3.25, заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.[26]
Документы заверяют печатью организации. Федеральные органы исполнительной власти имеют печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати, указанные в положении о данном федеральном органе.
Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности такие как:
1. Акты (приема законченных строительных объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.)
2. Доверенности (на получение товарно – материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и др.)
3. Договоры (материальной ответственности, поставках, порядках, аренде помещений и др.)
4. Задания (на проектирование, капитальное строительство и т.д.);
5. Заявки (на оборудование, изобретение и т.д.);
6. Заявление (на аккредитив, об отказе и т.д.);
7. Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты направленные на высшую аттестационную комиссию;
8. Исполнительные листы;
9. Командировочные удостоверения;
10. Нормы расхода на драгоценные металлы;
11. Образцы оттисков печатей;
12. Представления и ходатайства;
13. Письма гарантийные (на выполнения работ, услуг и т.д.);
14. Поручения (бюджетные, банковские и т.д.);
15. Положение о министерствах (ведомствах);
16. Протоколы (согласования, и т.п.);
17. Реестры (чеков, бюджетных поручений, и т.д.);
18. Сметы расходов;
19. Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, и т.д.);
20. Спецификации (изделии, продукции);
21. Титульные списки;
22. Уставы государственных предприятий;
23. Штатные расписания и изменения к ним.[27]
2.2.1 Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации
Клише печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливают круглой формы (рисунок 1).
Минимальный диаметр клише печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации – 40+1 мм, максимальный диаметр – 50-1 мм. По внешнему кольцу клише печати ограничивается ободом толщиной 1,3+0,1 мм, на котором располагается микротекст в негативном начертании (белый текст на черном фоне). Микротекст состоит из повторяющейся записи, включающей слово сертификат с указанием его номера, а также другой информации, определяемой изготовителем печати.
В центре клише печати располагается зеркальное изображение Государственного герба Российской Федерации.
Изображение Государственного герба Российской Федерации для изготовления печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации представляется в цифровом закодированном виде и используется полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, аккредитованными на возможность изготовления печатей с воспроизведением Государственного герба российской Федерации.
При воспроизведении Государственного герба Российской Федерации допускаются его изменения только в части линейного масштаба, минимальный размер изображения Государственного герба Российской Федерации должен вписываться в окружность диаметром 14+1 мм.
Криптозащита файла изображения, применяемая при использовании цифрового изображения Государственного герба Российской Федерации, а также используемое программное обеспечение при макетировании и формировании клише печати должны исключать возможность извлечения цифрового изображения Государственного герба Российской Федерации.
Вокруг Государственного герба Российской Федерации на расстоянии 1-01мм располагается по окружности микротекст в позитивном начертании (черный текст на белом фоне). Микротекст заключает информацию о заказчике печати с содержанием идентификационного налогового номера (ИНН ХХХХХХХХХХ), а также по его усмотрению код, по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО ХХХХХХХХХ) и т.п. На рисунке 1 для примера показан повторяющийся и ограниченный символами * ИНН заказчика печати.
Между микротекстами с позитивным и негативным начертаниями, по часовой стрелке и симметрично относительно вертикальной оси, клише печати располагаются концентрические строки информационного поля, содержащие полное наименование юридического лица в именительном падеже, в скобках - его краткое наименование (если таковое имеется) и основной государственный регистрационный номер (ОГРН ХХХХХХХХХХХХХ) заказчика печати согласно записи в Едином государственном реестре юридических лиц.
Наименование юридического лица должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование приводится в тех случаях, когда оно закреплено, а учредительных документах, и помещается в круглых скобках после полного наименования. На Рисунке 1 для примера приведено наименование Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии (Госстандарт России) как федерального органа исполнительной власти и его сокращенное наименование, а также ограниченный символами * основной государственный - регистрационный номер заказчика (ОГРН ХХХХХХХХХХХХХ).
При наличии у юридического лица вышестоящей организации приводится ее краткое наименование, а при его отсутствии — полное наименование, которое располагается перед полным наименованием юридического лица. При этом в наименовании юридического лица допускается не повторять наименование вышестоящей организации.
В нижней части информационного поля против часовой стрелки симметрично относительно вертикальной оси клише печати размещается следующая вспомогательная информация о печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации:
- номер печати (если печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации для данного юридического лица изготовлена не в единственном экземпляре), обозначаемый арабскими цифрами, начиная с цифры 2 для второй печати;
- буква Д с записанным через дефис порядковым номером дубликата, начиная с римской цифры I для первого дубликата печати. На рисунке 1 запись “2Д-II” означает, что оттиск произведен вторым дубликатом второй печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
На личной печати нотариуса с изображением Государственного герба Российской Федерации в концентрических строках информационного поля указываются фамилия, инициалы, должность нотариуса и место его нахождения или наименование государственной нотариальной конторы.
Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должны быть изготовлены таким образом, чтобы при их проверке и использовании на документе оставался четкий оттиск всех элементов изображения. Насыщенность и цветовой тон всех участков оттиска должны быть равномерными. Не допускаются визуально различимые: выдавливание краски за края печатных элементов, недопечатки и непропечатки, искажения деталей изображения на оттиске, а также смазывание и стирание.