Выход правил в свет зависит от Министерства юстиции РФ, где Правила должны пройти сложную процедуру регистрации. Я считаю, что Правила нужно применить в работе каждого государственного архива. Там, где позволяют ресурсы, необходимо использовать нормы Правил активно, но аккуратно, творчески, с обязательным информированием Росархива о возможных погрешностях данного документа.
3. Задачи и функции государственных архивов
В первые годы существования государственных архивов, когда они были заняты, главным образом научно-технической обработкой документальных материалов, их организационное устройство было следующим. Все документальные материалы были по подведомственно-тематическому принципу распределены между несколькими отделами, и каждый из этих отделов проводил над своими материалами все основные виды работ: хранение, научно-техническую обработку, организацию использования и т. д. только для публикации документов в большинстве архивов создавались специальные отделы или группы. Такое организационное устройство позволяло направить наибольшие силы для решения основной задачи. Но оно имело и недостатки: создавался параллелизм в работе, было трудно добиться применения единых методов и приемов при проведении одних и тех же видов работ, рассредоточенных по разным отделам, квалификация научных сотрудников, вынужденных заниматься разными видами архивной деятельности, по настоящему не повышалась, и им трудно было решать конкретные теоретические задачи.
В 1950-х годах, по мере завершения научно-технической обработки документальных материалов, государственные архивы получили возможность направлять свои силы на решение других важных задач. В связи с этим организационное устройство государственных архивов стало меняться. В настоящее время структура большинства государственных архивов, в особенности центральных, приведена в соответствие с основными направлениями их деятельности.
Законодательство определило государственные архивы как научно-исследовательские учреждения, задачами которых являются практическая и теоретическая деятельность в области архивного дела. В связи с этим государственным архивам свойственен ряд функций. Основными из них являются: комплектование, обеспечение сохранности и, как один из путей к этому, учет документальных материалов, экспертиза научной и практической ценности документальных материалов, научно-техническая обработка документальных материалов, а также создание научно-справочного аппарата.
Рассмотрим данные функции поподробнее.
3.1 Комплектование архивов
В широком значении под комплектованием архивов понимается вся система мероприятий, цель которых отбор и передача документальных материалов на государственное хранение и распределение их по сети государственных архивов.
Согласно ст. 19 проекта Федерального закона «Об архивном деле в РФ» органы государственной власти, органы МСУ, организации и граждане, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ, передают эти документы на постоянное хранение государственные и муниципальные архивы, в этом качестве органы государственной власти, органы МСУ, организации и граждане являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.
Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования. Включение в списки источников комплектования организаций, созданных на базе имущества, находящегося в частной собственности. Собственности общественных и религиозных объединений и организаций, а также граждан, осуществляется на основе договора (соглашения).1
Делопроизводственные документальные материалы дореволюционного периода уже давно нашли свое место в государственных архивах (центральных и местных), а также в специальных архивах соответствующих ведомств и учреждений. Сложнее обстоит дело с образовавшимися до революции личными, семейными и родовыми фондами. Подавляющее большинство их также находится на государственном хранении, однако многие из них рассредоточены между разными государственными архивами, отделами рукописей, музеями и т. д., что затрудняет их использование.
Основными задачами в области комплектования архивов документальными материалами дореволюционного периода является: исправление отдельных случаев неточности в распределении фондов между архивами; выявление и прием на государственное хранение (в виде подлинников и микрофотокопий) представляющих научную ценность документов личного происхождения, все еще находящиеся в частных руках, в том числе и зарубежом, выявление документальных материалов ведомственного происхождения, хранящихся в зарубежных архивах (главным образом о внешней политике, экономических и культурных связях с другими странами), и получение их микрофотокопий; розыски материалов ГАФ СССР, похищенных во время Великой Отечественной войны немецко-фашистскими захватчиками.
Комплектование архивов в наши дни производится непрерывно и планомерно, главным образом за счет текущего делопроизводства учреждений и организаций. Более сложным в этом случае является выявление и сбор материалов личного происхождения, которые нередко уничтожаются ввиду того, что современники не всегда представляют себе их значение как источников для изучения истории общества.
Архивные органы и государственные архивы ведут в этом плане большую разъяснительную и информационную работу, которая дает ощутимые результаты.
3.2 Обеспечение сохранности и учет документальных материалов
Обеспечение сохранности документальных материалов сосредоточенных в государственных архивах, осуществляется посредством целого ряда мероприятий, т.е. в государственных архивах должен проводиться определенный комплекс взаимосвязанных работ. Основными среди них являются постройка хранилищ и оснащение их установками кондиционированного воздуха и другим оборудованием, обеспечивающим оптимальный температурно-влажностный режим хранения.
Хранилище принимается по акту, акт составляется в двух экземплярах, подписывается сдающим и принимающим, один экземпляр остается у заведующего архивохранилищем (хранителем фонда), а второй – у заведующего отделом обеспечения сохранности или директора архива.
При приеме хранилища заведующий архивохранилищем сверяет по учетным документам наличие фондов и учетно-справочного аппарата, в необходимых случаях проводится проверка наличия и состояния принимаемых фондов.
Заведующий архивохранилищем несет полную ответственность за сохранность переданных ему фондов. Хранилища, находящиеся в его ведении, должны быть изолированы от других хранилищ и рабочих помещений.
Большая часть материалов размещается на стеллажах в коробках, предохраняющих их от механических повреждений и световых лучей, а также обеспечивающих легкость их выемки и подкладки. Все документы размещаются в хранилищах по фондам, единицы, хранения которых располагаются в порядке возрастания их инвентарных номеров (учет ведется с лева на право и сверху вниз). Важное значение имеют мероприятия по предохранению документальных материалов от плесени и других видов биологического воздействия – дезинфекция и дезинсекция. Эти мероприятия архивы проводят регулярно, уделяя особое внимание профилактике.
Одним из средств обеспечения физической сохранности документальных материалов являются переплетные и реставрационные работы, осуществляемые в специальных реставрационных лабораториях под наблюдением специалистов: архивистов, химиков, биологов и т. д.
Большое внимание уделяется поддерживанию в хранилищах чистоты и порядка. Доступ туда имеют только те сотрудники архива, которые непосредственно работают с документальными материалами.
В целях предохранения архивных документов от случайных повреждений и износа в процессе использования проводится микрофотокопирование наиболее ценных из них. Микрофотокопии в виде пленок (в рулонах) выдаются для использования взамен оригиналов.
Большое значение в обеспечении сохранности архивных материалов имеет их учет. Учет архивных материалов включает в себя установление и регистрацию в специальных документах данных об их количестве и составе. Согласно ст. 18 проекта Фз «Об архивном деле в РФ»: «Документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации определяется правилами и нормами, устанавливаемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. Уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации».1
Документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, не входят в состав имущества, отражаемого на балансе этих архивов.
Учету подлежат все документальные материалы, входящие в ГАФ РФ. Основными объектами учета являются фонды и единицы хранения. Все изменения в составе документальных материалов немедленно фиксируется в учетной документации. Работа по учету ведется в строгом соответствии с правилами и инструкциями. Единообразно по всем государственным архивам.