В каждом государственном архиве есть структурное подразделение. Которое осуществляет работу по учету его документальных материалов. Такие же подразделения имеются и в учреждениях. Ведающих архивами. Роль учета документальных материалов определяется не только задачей обеспечения их сохранности: данные учета составляют основной источник информации о количественном и качественном составе документальных материалов архива. Без чего не мыслима организация их использования.
Основным документом учета единиц хранения является инвентарная опись – перечень единиц хранения одного фонда или его части, составленный в той же последовательности, в какой они расположены в хранилищах. Если фонд имеет ряд описей, то они получают порядковые номера. Каждая опись снабжается итоговой записью, которая содержит сведения о числе включенных в нее единиц хранения. После любого изменения в описи делается новая итоговая запись.
Документы, входящие в каждую единицу хранения, нумеруются по листам (а не по страницам, как это принято для разного рода изданий), число которых оговаривается в специальной заверительной надписи.
Учетные данные о составе и числе материалов в фонде в целом содержатся в «листе фонда», который включает следующие сведения: номер и название фонда (с указанием всех имевших место переименований), объем, состав и крайние даты материалов по каждой описи раздельно и по фонду в целом.
Состав фондов каждого архива фиксируется в «списке фондов», где указываются присвоенные им в архиве номера и официальные наименования. Фонды каждого государственного архива состоят на учете и в Главном архивном управлении. Наименования и номера фондов изменяются только в исключительных случаях.
Учетным документом, суммирующим данные о материалах по государственному архиву в целом, является «паспорт архива», содержащий сведения о количестве фондов и объеме их на 1 января каждого.
Рассматривая все вышесказанное видно, какое большое значение имеет учет в обеспечении сохранности архивных материалов.
3.3 Экспертиза научной и практической ценности документов
Экспертиза ценности и отбор документов для последующего их хранения, уничтожение ненужных документов, а также комплектование архивных фондов почти во всех странах мира входят в компетенцию государственных архивов и архивистов. Для выполнения этой работы от них требуются высокий профессионализм и предельная объективность, на которую ни в коей мере не должны влиять политика, идеология, религия, экономическая ситуация или субъективные факторы.
До середины XX в. архивист, в задачи которого входили, прежде всего, собирание, оформление, описание и хранение архивных документов, являлся лишь «слугой истории». И только после того, как архивисты начали проводить экспертизу ценности и отбор документов, они стали своего рода «модельерами истории».
Отбор документов должен проводиться с помощью соответствующих методических пособий, в первую очередь перечней документов, подлежащих хранению, или перечней документов, подлежащих уничтожению. В этой связи можно говорить о различных моделях экспертизы ценности, применяемых в разных странах, но важно отметить, что разработка основных моделей ведется в направлении так называемого "положительного метода", направленного на отбор документов для хранения. Касаясь определений экспертизы ценности документов, отбираемых на хранение, видим, что в литературе часто встречается разделение «первичной» и "вторичной" ценности документов, начало, которому положил Т. Шелленберг. Поскольку в теории архивоведения и в практике экспертизы ценности специалисты по-разному объясняют это понятие, следует обратиться к немецкому изданию известной работы Шелленберга 1990 г. Во введении к нему Анжелиной Мене-Хариц дано определение двух видов ценности документов, которые могут также послужить исходными точками для проведения экспертизы ценности.
Таким образом, первичное значение документов для фондообразователей связано с практическим оперативным их характером. Вторичную ценность приобретают документы в том случае, если в процессе экспертизы будет установлено их большее значение для истории, науки или культуры.1
Под понятием экспертиза научной и практической ценности документов понимается определение политического, научного, историко-культурного значения документальных материалов, осуществляемое в целях установления сроков их хранения и отбора для включения в состав Государственного архивного фонда. Согласно ст. 6 Фз «Об архивном деле в РФ»: «Документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы их ценности. Решение вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и отнесением их к составу Архивного фонда Российской Федерации, осуществляется экспертно-проверочной комиссией уполномоченного федерального органа исполнительной власти в области архивного дела, экспертно-проверочными комиссиями органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в пределах их компетенции.
Экспертиза ценности документов осуществляется органом управления архивным делом, государственным, муниципальным архивом совместно с владельцем или собственником документов.
Экспертизе ценности подлежат все документы на любых видах носителей, образовавшиеся в деятельности органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, созданной на базе имущества, находящегося в федеральной собственности, собственности субъекта РФили муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.
Отнесение документов частной и иных форм собственности к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании договора (соглашения) собственника (владельца) с государственным, муниципальным архивом, музеем, библиотекой, организацией Российской Академии наук».1
Необходимость экспертизы объясняется различным значением документальных материалов. Одни из них являются источником более или менее важных сведений, имеющих общее значение, другие содержат данные, необходимые лишь для текущей практической деятельности самих учреждений - фондообразователей или отдельных лиц в связи с их материальными или правовыми интересами.
Основными критериями, определяющими ценность документальных материалов, являются, прежде всего, их содержание (значимость фактов, событий, лиц, вопросов о которых говорится в документах). Также одним из важных критериев авторская принадлежность документальных материалов, время и место их образования, а также поглощенность содержания документов (в делопроизводственных фондах нередко попадаются документы, содержание которых поглощается составленными на их основании свободными документами; хранение первых из них в этом случае может быть нецелесообразным). Указанные критерии при производстве экспертизы учитываются как в отдельности, так и в комплексе.
Одним из результатов работы по экспертизе является выделение документальных материалов, не подлежащих хранению. Решение участи архивных документов является очень ответственным делом, поэтому к производству экспертизы допускаются наиболее квалифицированные научные сотрудники архивов.
Работа по экспертизе каждого фонда тщательно подготавливается и оформляется особыми актами. Все материалы экспертизы в государственных архивах рассматриваются специальными экспертными, а затем экспертно-проверочными комиссиями. Проведение экспертизы научной и практической ценности документальных материалов приводит к изменению объема архивных фондов, что фиксируется в описях, т.е. ставится штамп «Выбыло» против каждой выделенной единицы хранения и посредством новой итоговой записи, и во всех других документах.
В настоящее время постепенно сокращается число сторонников сохранения документов с бумажной основой, и увеличивается число сторонников комплексного хранения новых видов документов с магнитными и видеоносителями. Однако последние не видят долгосрочных проблем, связанных с хранением и использованием новых видов документов под влиянием быстрого развития информационной технологии. Именно по этой причине их долговременное комплексное хранение невозможно и нецелесообразно. Невозможно все компьютерные записи постоянно переписывать для использования на непрерывно прогрессирующем материальном и программном обеспечении. С увеличением объема сведений и информации, содержащихся, например, в компьютерной базе данных, для пользователей она становится плохо просматриваемой и неуправляемой. Поэтому экспертизу ценности и отбор таких документов необходимо проводить согласно принципам и критериям, предусмотренным для традиционных документов с бумажной основой.
На мой взгляд, основная цель экспертизы ценности документов, отбираемых на государственное хранение, заключается в объективном определении оптимального объема сведений и информации. Потому как для отбора документов на долговременное хранение архивисты должны определить наличие в них достоверных сведений, оптимальный объем информации, содержащейся в документах, с помощью "функционального анализа фондообразователя и его документов". Это значит, что нужно не анализировать значение отдельных документов, а заранее определять документные комплексы с учетом функций, компетентности и деятельности их фондообразователей.
Таким образом, суть экспертизы ценности и отбора документов на хранение заключается в сохранении оптимального объема достоверных сведений и информации при минимальном объеме документов, т.е. при минимальном количестве архивных документов обеспечивается максимум информации.
4. Научно-техническая обработка документальных материалов