Всі інші значення поняття "документ", наведені Г.М.Швецовою-Водкою, вужчі й означають специфічні речові об'єкти в історичному джерелознавстві, діловодстві, дипломатиці, юридичній науці. Ми зупинимось тільки на визначенні документу як запису, що є залишком людської діяльності і свідчить про існування цієї діяльності. Ця точка зору поширена в історичному джерелознавстві. В межах цієї концепції (як ми вже пересвідчилися, не єдиної в джерелознавстві) документами вважаються тільки ті джерела, що мають мовне ототожнення, тобто є тільки письмовими.
Для формулювання поняття "документ", що відповідає змісту таких видів діяльності як бібліотечна, бібліографічна, книговидавнича, книготорговельна та науково-інформаційна, ми скористалися наведеними вище третім та четвертим значеннями цього поняття. По-перше, в інформаційній частині замість словосполучення "запис інформації" доцільно вживати слово "текст" завваживши, що він являє собою логічну послідовність мовних та немовних знаків. Як не мовні знаки тут виступають художнє оформлення (включаючи ілюстрації), фотографії та кінокадри, що фіксують об'єкти.
Одначе сам текстне можна ідентифікувати з документом. Інакше будь-який текст — запис на паркані, вивіска перед крамницею чи навіть напис-татуювання на тілі людини можна було б вважати документом, а матеріал, з якого вони виготовлені – основою документа. Зазначені нами галузі діяльності працюють з об'єктами, котрі спеціально виготовлені, тобто функціонально призначені для збереження і передачі інформації у просторі та часі. Причому ця функція є їх основною функцією як речових виробів (хоча є винятки, коли такі вироби мають дві основні функції, наприклад, книги-іграшки), позаяк існує чимало інших виробів, на яких зафіксована інформація (нони також передаюгь її у просторі та часі), але для них ця функція є другорядною, вторинною. Наприклад, проїзний квиток на міський транспорт, посвідчення особи чи паперові гроші теж мають зафіксовану інформацію, котру вони передають у просторі і часі, але основна функція цих речових виробів — давати право на проїзд, посвідчувати особу та бути платіжним засобом.
З іншого боку, така основна функція речових виробів як виконання ролі засобу збереження та розповсюдження інформації у просторі та часі, зумовлює їх спеціальну, специфічну матеріальну конструкцію, яка представлена типово у формі книг, брошур, аркушів паперу, записничків, буклетів, мікрофіш, магнітних дискет тощо. Специфічними були і історичні форми документів у вигляді глиняних табличок, папірусних сувоїв, пергаментних кодексів тощо. Ця спеціальна "конструкція забезпечує виконання ними їх основної функції, надаючи можливість цим виробам бути зручними для переміщення в просторі, тривкими для збереження інформації в часі, Пристосованими для фізіологічних можливостей читання тексту. Саме в такому вигляді вони функціонуючії у документальних комунікаціях, є об'єктами обробки, зберігання та видачі в бібліотеках, книгарнях, органах інформації тощо. Зрозуміло, що нанігь спеціальна форма об'єкту не є єдиним критерієм для того, щоб вважати його документом (аркуш паперу, чиста дискета або фоюплівка), така ідентифікація можлива тільки при наявності зафіксованого на ньому тексту.
Таким чином для бібліотекознавства, бібліографознавства та книгознавства документ — це текст (як логічна послідовність мовних чи мовних та немовних знаків), зафіксований на речовому виробі, основною функцією якого є збереженнята розповсюдження (передача) інформації у просторі та часі. Отже, тут матеріальну основу трактують як речовий виріб, який одержали в ході виробництва.
При подальшому вивченні поняття “документ” матеріал пропонують називати терміном “паперовий” – є основою документа. Крім того матеріальною основою пропонують вважати і матеріали, які за своїми властивостями схожі на папір – папірус, пергамент, сучасний синтетичний замінник паперу. Документи також поділяють на плівкові, які мають різну основу (виготовлені з різних матеріалів), пластиночні, які також мають за основу різні матеріали.
Крім того, за текстом Закону України "Про інформацію" (ст.27) "документ — це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві". Законодавча "передбаченість" матеріальної форми документа позбавляє це визначення необхідної конкретики. Таким чином тут фігурують такі визначення, як носій та основа документа.[1]
Слід відзначити, що на думку Е.К.Безпалової “чим менше природний об”єкт перетворений діяльністю людини для нової мети – збереження інформації, чим менше він зручний для тиражування, тим меншеу нього підстав вважатися документом”.[10, с.27] Так, на основі еволюції поняття “документ” ми побачили різні трактування його основи.
§2.Сучасне трактування поняття “матеріальна основа документа”
Користуючись допоміжною літературою, можна помітити, що вчені зовсім мало приділяють увазі розкриттю такого поняття як “носій інформації”, проте ще меншу увагу вони приділяють поняттю “матеріальна основа документа”. Це можна пояснити неусвідомленням того, що не можна ототожнювати ці два поняття як вони це роблять.
Це вказує на те, що протягом великого проміжку часу саме поняття “матеріальної основи документа” не існувало зовсім. Вперше це поняття згадується в тлумачному словнику, який датується 1995 роком, згодом це поняття зустрічається в праці Н.Н.Кушнаренко. Тобто тільки з цього часу відбувається остаточне виокремлення поняття “матеріальної основи докумнта” з поняття “носій інформації”.
Отже, термін матеріальна основа документа – це сукупність матеріалів, які складають носій інформації і які використовуються для запису текста (зображення).[36, с.100]
Слід зауважити, що поняття “носій” з’явилося раніше за поняття “матеріальна основа”, яке виокремили з першого через багато років постійних суперечок, які тривають і зараз. Оскільки ще на початку суспільного розвитку з’явилася потреба збереження певного роду інформації: перепис літературних і наукових, релігійних текстів, ведення звітності і т.д., тому люди використовували всі підручні матеріали, які знаходилися поряд, в залежності від умов життя народів, їх місця прожиття, кліматичних умов.
Виходить, що сам термін “матеріальна основа документа” – сукупність природних і штучних матеріалів, які використовуються для запису повідомлення і які становлять носій інформації. А носій інформації, який застосовується документуванні, - природний або штучно створена матерія, яка використовується як елемент документа і пристосована для закріплення на ній інформації при використанні конкретних знакових систем, що дають можливість створення різних видів документів. В якості матеріальної основи спочатку використовувалися природні матеріали, а згодом – штучні.
2.1.Практичне використання матеріальної основи для документації суспільства.
Так, наприклад, матеріальна основа документів первіснообщинного ладу була з каменю-пісчанику, туфу, а з часів Августа – мармуру, кістки, металу (переважно бронзи), з кори і листя дерев, трави, шкіри, водоростей, троснику, пеньки, льону, соломи, кукурудзяних стебел.
Використовували як матеріал для документів глину. З глини виготовляли дощечки, або таблетки, на них наносилися дерев’яним різцем заглиблені письмові знаки, потім дощечки обпалювалися й могли зберігатися протягом тисячоліть – такими були готові документи. [16, с. 24 ]
У даному випадку матеріал (технічно оброблена глина) ніс лише ту опредмечену інформацію, яку автор документу вважав за потрібне в нього внести, тобто глина цього разу виступає носієм соціально необхідної інформації. Цей матеріал (глина) не несе інформацію про склад ґрунту, з якого виготовлений, його властивості. Він несе лише технічні властивості, які використовуються у виготовленні документу на основі глини.
Ще сорок століть тому уже в ІІІ ст. до н.е., використовували серцевину болотної рослини, яка була схожа на очерет, - папірус. Папірус від єгипетського “pa-p-iuz”, що означає – “рослина річки”.
Сама рослина, як носій біологічної інформації, у ході такої переробки перетворювалася на матеріал, який служив основою для документів: зі стволу видаляли поверхову оболонку (кору), серцевину розрізали по довжині на тонкі смужки, які розміщували рядами на мокрій дошці; на перший шар папірусу накладали другий шар в перпендикулярному напрямку, після чого його пресували. Видавлений сік із рослини застосовувався як клей, який скріплював окремі смужки. Потім за допомогою лущильника зі слонової кістки або з раковини видаляли на ньому нерівності і просушували на сонці. Потім листи проклеювали особливим клеєм. Проклеєний таким клеєм папірус не ламався і добре полірувався раковиною або слоновою кісткою. Полірували папірус лише з лицьового боку, на якому писали, інший бік залишався неполірованим.[17, с.11-12] Отримували своєрідний “папір” кольором сирого піску. Окремі листи склеювали в одну стрічку, яку змотували у свиток. Звичайна довжина папірусного свитку рівнялася 6 м при ширині від 15 до 30 см. Писали на ньому каламом. Папірус мав форму листа, а також у вигляді сувою.