Робота з інформацією супроводжує і пронизує весь процес прийняття рішень і контролю, а відповідно, являється невід’ємною частиною управління. Необхідною передумовою прийняття правильного управлінського рішення є оптимальний об’єм і якість існуючої інформації. Важливого значення набуває також методика аналізу інформації і синтез, що формує увагу про можливі рішення. Кожен варіант рішення є комплексом інформації про можливі відповіді на які-небудь запитання, зібраний в єдино логічне ціле і має певну цілеспрямованість.
Для оцінки ситуації і підготовки управлінського рішення керівник повинен бути забезпечений повною і своєчасною інформацією. Зміст процесу управління полягає у перетворенні інформації зворотного зв’язку на інформацію управлінських рішень. Зворотній зв’язок дає змогу корегувати помилки відхилення, регулювати виробничі і управлінські процеси.
Для прийняття управлінського рішення потрібна планова, нормативна, інструктивна, правова, статистична, облікова, наукова, (ноу-хау) та інша інформація. Незалежно від виду, вона має бути точною, повною, достовірною, надійною, зручною для сприйняття та оцінки. Носіями, для прийняття рішень може бути документ, креслення, схеми, графіки, газети, журнали, книги, кінофільми, записи на магнітній стрічці та інше. Важливими джерелами інформації є особисті спостереження, бесіди із спеціалістами і працівниками, опитування експертів. Крім того, створюються комісії або творчі групи для вивчення питання, проведень анкетних опитувань, інтерв’ювання тощо.
Інформація розповсюджується через ієрархічні канали, з допомогою різних циркулярів, інструкцій, рішень, проведенню конференцій, зборів, охоплює різноманітну і численну сукупність рішень. Це дані оперативного і бухгалтерського обліку, статистичної звітності, матеріали ревізій, перевірок, спеціальних обслідувань. Особливу цінність представляє інформація, зібрана самим керівником в процесі контролю і особистих контактів з підлеглими, так як він виясняє суб’єктивні думки, оцінки, побажання працівників. [1, с. 4-6]
В практиці управління сільськогосподарськими підприємствами, як свідчать спостереження, недостатньо використовується такий вид інформації, як консультації висококваліфікованих спеціалістів в тій чи іншій області знань.
Цінним джерелом одержання інформації можуть служити матеріли всіляких екскурсій. Дуже важливо, щоб керівники господарств, спеціалісти, керівники виробничих підрозділів в обов’язковому порядку відвідували інші господарства з подібними виробничими умовами, а також передові господарства та виставки. Кожному такому відвідуванню повинна передувати розробка детальної програми з переліком питань, з якими слід познайомитися, відповідями на них і пропозиціями, що необхідно зробити в своєму господарстві.
Однією із труднощів в управлінській діяльності є рішення в умовах невизначеності або неповних даних про можливі післядії накреслених дій. Керівник стоїть завжди перед дилемою - або зменшити невизначеність, перед тим як приступити до дій, або здійснити ті чи інші операції при відомому рівні невизначеності. По всій ймовірності вирішальну роль тут повинен відіграти фактор часу. При наявності ресурсів часу прийняттю рішення завжди повинен передувати аналіз і пошук даних, що знижують невизначеність результату приймаючих рішень. Заслуговує уваги порядок організації системи інформації, при якому сигнали поступають тоді, коли це необхідно керівнику. Нажаль, в більшості підприємств АПК діючі інформаційні системи не забезпечують цієї вимоги, оскільки формальна комунікаційна структура підприємств в більшості випадків не має необхідного комплексу правил, що регулюють передачу, розповсюдження і використання інформації.
Враховуючи великий об’єм інформації, використовуваної в процесі розробки рішення, і великі затрати, пов’язані з її збором і переробкою, заслуговує великої уваги методологія управління "по відхиленнях", суть якої заключається в тому, що в системі фіксується не вся інформація, а лише дані по відхиленнях об’єкта від заданої програми. Це дозволяє розвантажити інформаційні канали, своєчасно виявити перебої з процесі виробництва і орієнтувати керівників і спеціалістів на вузькі місця в роботі. Прийняття рішення по відхиленнях на перший план висуває завдання по визначенню допустимих значень відхилень явища або процесу, при яких рішення не приймаються, широкого впровадження нормативних методів планування, обліку і аналізу змінних факторів, які впливають на результати дій в рамках системи, яка розглядається. [10, с.10]
Глибокий аналіз кількісної і якісної неформалізованої інформації дозволяє прийняти інформаційне рішення, яке відповідає на питання, що є істинним (що приймати до уваги і що ігнорувати), який стан, можливості керованого об'єкта і умови майбутніх дій.
Цінність повідомлень для прийняття рішень визначається кількістю вміщеної в них інформації, зменшуючи невизначеність по відношенню наслідків зацікавлених подій. В відповідності з теорією інформації не всі зібрані дані вміщують корисну інформацію. Кількість її визначається тим, наскільки ці дані зменшують невизначеність господарських ситуацій і підвищують обґрунтованість управлінських рішень. Тому і збирати їх доцільно лише в тому випадку, коли вони вміщують необхідну інформацію для прийняття певних рішень.
Велике значення в процесі підготовки і прийняття рішень має достовірність інформації, що виключає її перекручення. Найбільш часто перекручена інформація має місце в процесі передачі її від однієї управлінської інстанції до іншої (від безпосереднього виконавця до керівника підрозділу, а від нього до керівника вищого рівня). Інколи ці перекручення являються результатом різного відображення в свідомості людей (в залежності від їх психологічної характеристики) одних і тих самих фактів.
Інформація повинна надаватись в упорядкованій формі і послідовності, задовольняти певні якісні показники по змісту, рівню узагальнення і т. д. Форма представлення інформації залежить від призначення, її використання, ієрархічного рівня управління і грамотності, потреб інформації. В одних випадках ефективними можуть виявитися візуальні засоби, такі як графіки, схеми, діаграми, в іншому - таблиці і т. д. Проте завжди рівень показників повинен підвищуватися при переході від нижчого до більш високого рівня управління. Перерахованим вимогам циркулююча інформація може відповідати лише в тому випадку, якщо на кожному підприємстві системи АПК буде розроблена раціональна науково обґрунтована інформаційна система.
При розробці системи інформаційного забезпечення керівників господарств слід більш точно визначити надходження інтегрованої інформації зі всіх рівнів організаційної системи, встановити перелік і строки її надходження ( щоденна, п’яти і десятиденна, щомісячна і одноразова), уточнити форми представлення інформації структурними підрозділами господарства і окремими виконавцями, передбачити порядок заповнення окремих форм і накопичення інформації.
Розробка інформаційної системи не може відділятися від стилю управління. В той же час не можна орієнтуватися на досить розповсюджений стиль управління, який передбачає його надмірну централізацію; керівник вирішує незначні питання і являється споживачем надто великих об’ємів інформації.
Інформаційна система повинна бути направлена на раціональну систему розподілу повноважень і рішень між рівнями управління, а також керівниками і спеціалістами апарату управління. Найважливіша вимога до інформаційної системи заключається в тому, що вона повинна бути так організована, щоб кожен рівень управління і кожен працівник одержував інформацію, необхідну тільки йому для успішного виконання обов’язків передбачених положенням або службовою інструкцією.
§ 2. Дослідження кількісного використання інформації в організаціях та на підприємствах для прийняття рішень.
Встановлено практикою, що від якості управлінських рішень залежить дотримання найбільш економічних пропорцій, параметрів виробництва і в кінцевому результаті ефективність використання всіх виробничих процесів. Своєчасно прийняте, науково обґрунтоване рішення стимулює виробництво і, навпаки, запізніле або ж передчасне, необдумане рішення може знизити результати праці колективу або окремих виконавців.
Загальний об’єм фіксованої інформації, як свідчать матеріали досліджень, в середньому по сільськогосподарському підприємстві складає 25-35 млн. знаків на рік. Із них близько 80% формується в системі господарського обліку. Із загального об’єму інформації для розробки і прийняття управлінських рішень керівники використовують лише -45-50% інформації, якою вони розпоряджаються, головні агрономи -40-50, головні інженери-механіки -45-50, головні зоотехніки -15-17%. Для раціоналізації системи інформації на сільськогосподарських підприємствах слід внести зміни до документопотоків, більш доцільно розподілити обов’язки посадових осіб по збору, обробці і передачі інформації. Цілком виправданим являється таке положення, при якому керівник підприємства підписує лише фінансові і інші найбільш важливі документи, а останні передаються на розгляд і підпис його заміснику. Об’єм невикористаної інформації у головних спеціалістів можна зменшити, якщо передати її збір і обробку працівникам планово-економічної або диспетчерської служби.
Останнім часом значно збільшилася складність та комплексність проблем, які виникають при аналізі альтернативних рішень в процесі управління складними промисловими об’єктами. При цьому досліди показують, що витрати на здійснення управлінської діяльності безперервно збільшуються, а наслідки невдалих рішень стають все більше і більше помітними.