¨ 14 – место составления или издания документа;
¨ 15 – сведения об адресате;
¨ 16 – гриф утверждения документа;
¨ 17 – резолюция;
¨ 18 – заголовок к тексту;
¨ 19 – отметка о постановке документа на контроль;
¨ 20 - текст документа;
¨ 21 – отметка о наличии приложений;
¨ 22 – подпись;
¨ 23 – гриф согласования документа;
¨ 24 – визы согласования документа;
¨ 25 – оттиск печати организации;
¨ 26 – отметка заверении копии документа;
¨ 27 – отметка об исполнителе документа;
¨ 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
¨ 29 – отметка о поступлении документа в организации;
¨ 30 – идентификатор электронной копии документа.
32. Организация работы секретаря-референта. Секретари обслуживают руководство учреждения. Они готовят материалы к заседаниям коллегий, совещаниям при руководстве, проводят работу по документированию совещаний, оформлению принятых решений, подготавливают проекты приказов, предложений и т.д. В небольших учреждениях они выполняют всю работу по делопроизводству. Работа секретаря требует особой подготовки, различных знаний, оперативности, четкости. Секретарь часто выступает в качестве первого представителя учреждения или производства, и это предъявляет самые высокие требования к его деловым качествам, культуре поведения, речи и даже внешности. Труд секретаря – это в большой степени работа с людьми. И секретарь должен обладать особым тактом, терпением, выдержкой, умением вести разговор с посетителями. Через секретаря проходят письма, жалобы трудящихся. Он ведет контроль за прохождением документов. Для этого секретарю нужно хорошо знать делопроизводство, ему необходимо уметь работать на компьютере, грамотно составить деловую бумагу. Опытный и знающий секретарь освобождает большую часть рабочего времени своего руководителя – он часто сам дает необходимую информацию посетителю, отвечает на телефонные звонки и переадресовывает посетителей к другим сотрудникам. Но основные обязанности секретаря – прием и обработка поступающей корреспонденции, доклад о корреспонденции руководителю, направление корреспонденции исполнителям, отправка исходящей корреспонденции, контроль за исполнением документов и поручений руководителя, печатание текстов и т.д. Эффективность, оперативность и качество труда во многом зависят от организации рабочего места. Оно должно быть оснащено современной оргтехникой, и секретарю-референту необходимо уметь всем этим пользоваться.
33. Основные функции документа. Документы играют огромную роль в жизни общества и каждого человека. Они служат подтверждением факта, события, явления. Могут иметь политическое, историческое, юридическое, экономическое значение. Документом государственной важности является Основной Закон – Конституция РФ. Этим документом закрепляются основы общественного строя и политики государства, гарантируются права граждан, устанавливаются их свободы и обязанности. В документах выражаются решения Президента и правительства, обязательные для исполнения (затем они находят конкретное выражение в документации учреждений и предприятий). Документы могут служить историческим источником, основанием для написания исторических монографий. Они могут быть средством доказательства или свидетельства. Вся жизнь человека также связана с документами. С рождением его выписывается первый документ – свидетельство о рождении. При поступлении в школу нужны документы, подтверждающие его возраст, местожительство, состояние здоровья. При достижении 14-летнего возраста молодой человек получает свой первый паспорт, который выдается на основании свидетельства о рождении. Окончание школы подтверждает аттестат о среднем образовании. Начало трудовой деятельности фиксируется в трудовой книжке. По окончании вуза выдается диплом. Для обмена информацией между учреждениями служат письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, электронные письма. Посредством распорядительных документов: положений, уставов, постановлений, приказов и др. осуществляется руководящая деятельность государственной власти.
34. Виды приказов. Особенности их написания. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующего на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности. Для удобства работы приказы издают двух видов: касающиеся основной деятельности учреждения и личного состава. Приказы, касающиеся основной деятельности в крупных учреждениях пишут на бланках формата А4. Приказ имеет следующие реквизиты: герб РФ, наименование учреждения или предприятия и его подведомственность, название вида документа (приказ), место издания, дату, индекс, заголовок, текст, подпись, расшифровку подписи, отметку о согласовании. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и задачи, послужившие основанием для издания приказа; в распорядительной перечисляются предписываемые действия. Если основанием к изданию приказа служит распорядительный документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывают название, номер и дату распорядительного документа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Распорядительную часть начинают со слова ПРИКАЗЫВАЮ и печатают прописными буквами с отдельной строки. Намечаемые мероприятия оформляют отдельными пунктами, которые нумеруют арабскими цифрами. Каждый пункт начинается с указания конкретного исполнителя в дательном падеже, а затем идет обозначение предписываемого действия, которое выражают глаголом в неопределенной форме, и срока исполнения. Могут быть и другие формы приказов. Текст печатают через полтора межстрочных интервала. В процессе подготовки документ согласовывается с заинтересованными учреждениями или структурными подразделениями. Визы (подпись и дата) проставляются на первом экземпляре проекта. После согласования текста приказ переписывают, и руководитель подписывает первый экземпляр, изготовленный на бланке, дату проставляют в день подписания. Приказы регистрируются в журнале, где им присваивают номер, и хранятся в канцелярии. Приказы, касающиеся личного состава, готовятся отделом кадров. В них раскрываются действия администрации, связанные с прохождением государственной службы работниками учреждения. Это приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, приказ об увольнении, график отпусков, приказ о предоставлении отпуска. На все эти приказы существуют унифицированные формы.
35. Требования к подготовке инициативных деловых писем. Деловые письма – это самые распространенные документы в учреждениях. Их используют для связи, передачи информации на расстояние между корреспондентами. При помощи служебных писем ведутся переговоры, выясняются отношения, излагаются претензии. Письма составляют в виде просьбы, запроса. Письма, адресованные организации с требованием выполнить взятые обязательства, называются письмами-требованиями (они бывают рекламационными – по поводу качества продукции и претензионными – по поводу всех других вопросов). Это инициативные письма, т.е. те, которые требуют ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу, запрос, предложение к адресату в решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность письма, тематика их неограниченна. Их характер предполагает вариантность положительного или отрицательного решения поставленного вопроса. Письма печатают на бланках формата А4 и А5. Если объем письма не превышает 7-8 строк, то используют формат А5, независимо от того, кому оно адресовано. Текст располагают через полтора межстрочных интервала, а для удобства чтения каждый абзац отделяют двумя межстрочными интервалами. Если есть необходимость расположить весь текст письма на одном листе, допускается один межстрочный интервал.
36. Порядок обработки отправляемых документов. Отправляемые из организации документы называются исходящими. Для рассылки исходящих документов могут использоваться все существующие каналы и средства. Доставка наиболее важной и срочной исходящей корреспонденции производится фельдъегерской или курьерской связью. Обработка исходящих документов включает следующие операции:
¨ Составление проекта документа;
¨ Согласование проекта документа;
¨ Проверку правильности оформления проекта документа;
¨ Подписание документа руководителем (утверждение в необходимых случаях);
¨ Регистрацию документа;
¨ Отправку документа адресату;
¨ Подшивку второго экземпляра (копии) документа в дело.
¨ Сортировку (по видам почтовых отправлений и адресам);
¨ Простановку адресных сведений на конвертах (упаковках);
¨ Фальцовку и вложение документов в конверты (упаковки) – производится таким образом, чтобы при минимальном количестве перегибов размер почтового отправления в точности соответствовал размеру конверта (упаковки);
¨ Заклеивание конвертов, их маркировку;
¨ Упаковку в транспортировочную тару.
Все исходящие документы оформляются в 2-х экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм. В ряде случаев проект требует согласования с другими специалистами предприятия. Это согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа вместе с другими документами, на основании которых н был составлен (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы), представляется на подпись руководителю. Руководитель вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации (отправляемые документы регистрируются в Журнале регистрации исходящих документов). Для регистрации исходящих документов необходимо указать: