(и далее – содержание письма), дата, подпись
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Например:
Е.И. Кобяшевой
ул. Свободы, д. 2, кв. 5
г. Новосиль
(и далее – содержание письма), дата, подпись
При помощи служебных писем ведутся переговоры, выясняются отношения, излагаются претензии. Письма составляют в виде просьбы, ответа, запроса, сообщения, уведомления и др. Разновидностью являются циркулярные письма. Информационные письма имеют справочный характер, их высылают для сведения и руководства в работе. В сопроводительных письмах указывают наименование направляемого документа, необходимые пояснения к этому документу или его исполнению. Письма, адресованные организации с требованием выполнить взятые обязательства, называются письмами-требованиями (они бывают рекламационными – по поводу качества продукции и претензионными – по поводу всех других вопросов). Циркуляр ориентирует на проведение мероприятий или требует выполнения определенных действий на месте в установленные сроки. Письма печатают на бланках формата А4 и А5. Если объем письма не превышает 7-8 строк, то используют формат А5, независимо от того, кому оно адресовано. Текст располагают через полтора межстрочных интервала, а для удобства чтения каждый абзац отделяют двумя межстрочными интервалами. Если есть необходимость расположить весь текст письма на одном листе, допускается один межстрочный интервал.
Литература:
1. Кузнецов И.Н. «Делопроизводство», изд. 3, М., издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006.
2. Корнеева А.П., Амелина А.М., Загребельный А.П. «Машинопись и основы делопроизводства». Учеб. пособие. 3-е изд., дораб. и доп. – М., «Просвещение», 1984.
3. Розенталь Д.Э. «Практическая стилистика русского языка». – М.: 1974.
4. Рахманин Л.В. «Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов». – М.: Высшая школа, - 1988.
5. «Делопроизводство»: Учеб. для нач. проф. образования/ Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова и др. – 2-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия»; Образовательно-издательский центр «Академия», 2002.
6. Спивак В.А. «Делопроизводство (Стандартизация. Документы по трудовым отношениям. Коммерческая тайна)» - СПб.: Питер, 2003. (Серия «Учебные пособия»).
7. Богатая И.Н., Кузнецова Л.Н. «Делопроизводство и бухгалтерия»: Учеб.-практ. пособие. – 2-е изд., испр. и доп. М.: Дело, 2003.
8. Рогожин М.Ю. «Делопроизводство. С учетом новой Типовой инструкции по делопроизводству». – М.: Издательство Индекс-Медиа, 2007.
9. Демин Ю.М. «Делопроизводство. Подготовка служебных документов». 2-е изд., доп. и перераб. – СПб.: Питер, 2007 (Серия «Современный офис-менеджмент»).
10. Рогожин М.Ю. «Делопроизводство в кадровой службе: учебно-практ. пособие» (Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении; справки по персоналу; командировочные удостоверения; записи в Трудовых книжках; личные дела работников; трудовые договоры, должностные инструкции) - 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008.
Тематика контрольных работ:
1. Реквизиты документов, их оформление, особенности по различным видам документации.
2. Специфика текста служебных документов, их редактирование.
3. Порядок прохождения документов в учреждениях культуры.
4. Регистрация документов и построение справочного аппарата.
5. Организация контроля за исполнением документов.
6. Составление номенклатур и формирование дел.
7. Передача дел в архив учреждения.
8. Документация по личному составу, учет трудовых книжек.
9. Классификация документов. Документация учреждений культуры.
10. Порядок оформления распорядительных документов.
11. Правила оформления организационных документов.
12. Правила оформления справочно-информационных документов.
13. Фирменный и общий бланк, их реквизиты, порядок использования и заверение.
14. Средства копирования и размножения документов, роль компьютеров.
15. Средства составления и обработки документов.
16. Деловые письма, их виды. Порядок составления.
17. Организация службы делопроизводства.