В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок их расположения внутри разделов и подразделов определяется степенью важности документов, составляющих дело и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (постановления, приказы вышестоящих организаций), потом плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Неконкретные формулировки, вводные слова и сложные синтаксические обороты недопустимы. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.
В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей) – заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются сроки хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел. Если срок хранения документов не предусмотрен типовой или ведомственной номенклатурой дел, он устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В графе 5 «Примечания» в течение всего срока действия номенклатуры дел проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию и т.д. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.
6. Организация контроля за исполнением документов. Это совокупность действий, обеспечивающее своевременное и качественное их исполнение: выявление документов, исполнение которых подлежит контролю; установление требований к срокам и качеству исполнения документов, подлежащих контролю; постановка документов на контроль исполнения; предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов; проверка соответствия документов по срокам и качеству на основе ранее установленных требований; снятие исполненного документа с контроля; учет, обобщение и анализ хода и результатов контроля исполнения документов; информирование руководителя предприятия (иных заинтересованных должностных лиц) о состоянии исполнительской дисциплины и мерах по обеспечению своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. В крупных офисах специальное подразделение по контролю исполнения (входит в состав службы ДОУ – документационного обеспечения управления), группа контроля (либо эти обязанности возлагаются на одного из работников предприятия - инспектора) - занимается контролем за своевременным исполнением документов и информирует руководство о ходе их исполнения. Типы и виды контроля: непосредственный контроль (осуществляют руководители структурных подразделений, непосредственные начальники исполнителей); общий контроль (руководитель предприятия или его заместитель); повседневный контроль (ответственный исполнитель); независимый систематический контроль (специально назначенное лицо - инспектор). Установление требований к срокам и качеству исполнения документов, подлежащих контролю, производится предприятием исходя из требований законодательства, нормативно-правовых актов и с учетом потребностей предприятия в документированной информации. Если в документе содержится требование об обеспечении контроля за его исполнением, если такое требование содержится в резолюции руководителя, если документ относится к перечню обязательно контролируемых, то такой документ ставится на контроль. В верхней части лицевой стороны его первого листа (у правового поля, на свободном от текста месте) делается соответствующая отметка, обозначаемая штампом (или красным фломастером) «К» или «Контроль». Кроме того, есть специальные бланки – регистрационно-контрольные формы (РКФ), в них также заносятся сведения о постановке документа на контроль – содержание поручения, сведения о лице, чье поручение должно быть исполнено, сведения об исполнителе, срок исполнения. В дальнейшем в РКФ отражаются результаты промежуточного контроля и окончательные. На основе сведений, зафиксированных в РКФ, формируется и регулярно обновляется картотека по документам, состоящим на контроле. Она систематизируется по срокам исполнения, исполнителям, по группам документов и ведется в бумажном и электронном видах. На всех этапах исполнения документа проводится предварительная проверка. В отношении документов, подлежащих исполнению в предстоящем календарном году – не реже одного раза в текущем году. В отношении документов, подлежащих исполнению в предстоящем месяце – не реже одного раза в текущем месяце. В отношении документов, подлежащих исполнению в текущем месяце – еженедельно и за неделю до истечения срока исполнения. В отношении документов, подлежащих срочному или оперативному исполнению – ежедневно. Сроки исполнения документов могут быть типовыми (устанавливаются нормативно-правовыми актами органов власти или управления) и индивидуальными (устанавливаются руководителем). Типовые: с конкретной датой исполнения – в указанный срок; без указания конкретной даты исполнения с пометкой «срочно» – в 3-дневный срок; то же с пометкой «оперативно» - в 10-дневный срок; остальные документы, не имеющие особых пометок, - в срок не более месяца; по поручениям Правительства РФ – до 10 дней; по письмам МИД РФ – в течение 15 дней; то же с согласованием с другими организациями – 30 дней; по обращениям граждан, требующим дополнительного изучения и проверки – до месяца со дня их регистрации; то же для не требующих проверки – не более 15 дней. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Особое внимание в ходе проверок обращается на соответствие достигнутых результатов содержанию поручения (резолюции). В исключительных случаях может быть изменен срок исполнения документов на более поздний. Для этого не менее чем за 3 рабочих дня до истечения ранее установленного срока исполнитель с ведома своего непосредственного начальника представляет ответственному за контроль лицу мотивированную просьбу в письменной форме с указанием нового срока. Об этом делается в РКФ пометка. Сроки исполнения документов, подлежащих срочному или оперативному исполнению, не продлеваются. Снятие документов с контроля исполнения допускается после фактического исполнения предусмотренных резолюцией заданий с обязательным сообщением результатов заинтересованным сторонам. О снятии тоже делается отметка в РКФ – дата, подпись принявшего решение о снятии лица. С внедрением компьютерных технологий контроль за исполнением документов стал намного эффективнее.
7. Индексация документов. Расположение всех дел в номенклатуре закрепляется их индексацией, т.е. условным обозначением каждого. Каждое дело, включенное в номенклатуру дел, должно иметь индекс (номер, и указывается в графе 1 номенклатуры дел). Это по сути код дела. Первому разделу номенклатуры дел присваивается номер «1» (если организация маленькая) или «01» (в крупных организациях со структурными подразделениями). Затем по степени важности – «02», «03» и т.д. Внутри разделов располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов. Индексация в делопроизводстве – это проставление порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений на документах при регистрации, указывающих место их исполнения и хранения. Например: документ имеет номер 02 – 10/125. Здесь: 02 – структурное подразделение; 10 – номер дела, куда помещен документ; 125 – порядковый регистрационный номер. Составные части индекса отделяются друг от друга дефисом или косой чертой. Возможна постановка порядкового номера на первом месте. Внутренние документы, как правило, не индексируются, а имеют просто порядковый номер. На документе при его поступлении ставят регистрационный штамп – на нижнем поле первого листа с правой стороны. Он включает название организации, в которую поступил документ, дату поступления и регистрационный индекс. Регистрация проводится для учета, контроля и удобства поиска документа.
8. Регистрация документов и построение справочного аппарата. Регистрация документов – это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации. На документе при его поступлении ставят регистрационный штамп – на нижнем поле первого листа с правой стороны. Он включает название организации, в которую поступил документ, дату поступления и регистрационный индекс. Индексация в делопроизводстве – это проставление порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений на документах при регистрации, указывающих место их исполнения и хранения. Например: документ имеет номер 02 – 10/125. Здесь: 02 – структурное подразделение; 10 – номер дела, куда помещен документ; 125 – порядковый регистрационный номер. Регистрация проводится для учета, контроля и поиска документа. Каждый документ регистрируют только один раз: входящие документы – в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Не все документы проходят регистрацию (не регистрируют поздравительные письма, приглашения, каталоги, прайс-листы, извещения, письма с пометкой «лично»). Каждое учреждение имеет перечень документов, не подлежащих регистрации. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов применяют единую регистрационную карточку – РКФ (регистрационно-контрольная форма). Ее заполняют машинописным или рукописным способом. В учреждениях с небольшим документооборотом все документы регистрируют в журнале. На документе при его поступлении ставят регистрационный штамп (на нижнем поле первого листа с правой стороны). Он включает название организации, в которую поступил документ, дату поступления и регистрационный индекс. Для внутренних документов обычно используется порядковая нумерация. Нередко для регистрации поступают различные информационно-справочные документы: протоколы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телефонограммы, факсы, доверенности. Информация, которая содержится в них, может побуждать к действию или быть принята к сведению. Эти документы часто служат основанием для принятия распорядительных документов. Регистрационная система всего массива документов учреждения позволяет службе делопроизводства или секретарю небольшой фирмы, ведущему все делопроизводственное обслуживание, быстро навести справки о состоянии работы с любым документом и его местонахождении. Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись в традиционной форме с помощью справочных картотек и в автоматизированном режиме с помощью компьютеров. Обычная ручная справочная картотека представляет собой картотечный ящик или несколько ящиков, если объем документов велик, в которых регистрационные карточки расставлены в определенной последовательности. Чаще всего разделами справочной картотеки бывают названия структурных подразделений или направления деятельности. Внутри разделов карточки удобно размещать по алфавиту. При регистрации заполняется такое количество одинаковых регистрационных карточек, какое имеется число картотек. Общий срок хранения карточек 3 года. В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены их новыми. Карточки на документы постоянного и долговременного хранения могут передаваться в архив учреждения, где используются при организации научно-справочного аппарата архива. Введение автоматизированных систем регистрации документов улучшили возможности информационно-справочного обслуживания. Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа. Справку можно выдавать как по исполненным документам, так и по еще находящимся в работе или по архивной базе данных. Обычно результаты поиска выводятся на экран и на печать в табличной форме. Компьютерные технологии позволили во много раз уменьшить время поиска необходимой информации по документам и самих документов, а также более эффективно вести автоматизированный контроль за исполнением документов.