9. Этапы движения и порядок обработки документов. Движение документов внутри учреждения (документооборот) состоит из следующих этапов: учет, справочная работа, контроль, отправка и хранение документов. Главный принцип правильной организации документооборота – оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути, с минимальными затратами времени и труда на их обработку. Все входящие (поступающие в учреждения), исходящие (отправляемые) и внутренние документы находятся на учете в учреждении. Для учета, контроля и поиска документов проводится их регистрация: входящие – в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Для этого применяется единая регистрационная карточка. В учреждениях с небольшим документооборотом все документы регистрируют в журнале. На документе при его поступлении ставят регистрационный штамп – на нижнем поле первого листа с правой стороны. Он включает название организации, в которую поступил документ, дату поступления и регистрационный индекс. Индексация в делопроизводстве – это проставление порядковых (регистрационных) номеров и. например: документ имеет номер 02 – 10/125. Здесь необходимых условных обозначений на документах при регистрации, указывающих место их исполнения и хранения: 02 – структурное подразделение; 10 – номер дела, куда помещен документ; 125 – порядковый регистрационный номер. Регистрация проводится для учета, контроля и удобства поиска документа. Регистрационная система всего массива документов учреждения позволяет службе делопроизводства или секретарю небольшой фирмы, ведущему все делопроизводственное обслуживание, быстро навести справки о состоянии работы с любым документом и его местонахождении. Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись в традиционной форме с помощью справочных картотек и в автоматизированном режиме с помощью компьютеров. Обычная ручная справочная картотека представляет собой картотечный ящик или несколько ящиков, если объем документов велик, в которых регистрационные карточки расставлены в определенной последовательности. Чаще всего разделами справочной картотеки бывают названия структурных подразделений или направления деятельности. Внутри разделов карточки удобно размещать по алфавиту. При регистрации заполняется такое количество одинаковых регистрационных карточек, какое имеется число картотек. Общий срок хранения карточек 3 года. В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены их новыми. Карточки на документы постоянного и долговременного хранения могут передаваться в архив учреждения, где используются при организации научно-справочного аппарата архива. Введение автоматизированных систем регистрации документов улучшили возможности информационно-справочного обслуживания. Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную –карточку документа. Справку можно выдавать как по исполненным документам, так и по еще находящимся в работе или по архивной базе данных. Обычно результаты поиска выводятся на экран и на печать в табличной форме. Компьютерные технологии позволили во много раз уменьшить время поиска необходимой информации по документам и самих документов, а также более эффективно вести автоматизированный контроль за исполнением документов. Законченные в делопроизводстве дела проходят подготовку (оформление) к хранению – отправке в архив учреждения или муниципальный.
10. Специфика языка служебных документов. Исторически сложившиеся жанры, специфическая лексика, фразеология, синтаксические обороты придают этому стилю консервативный характер – устойчивый и замкнутый. Он меньше других подвержен изменению и развитию. В нем имеются многочисленные речевые стандарты – клише. Если в других стилях наличие речевых шаблонов является недостатком, то здесь они воспринимаются естественно. Многие виды деловых документов имеют общепринятые формы изложения и расположения материала – это упрощает пользование ими. Часто используются готовые бланки, которые нужно только заполнять (трафареты). Формализованные типы текстов – трафареты, анкеты, таблицы – являются одним из главных средств унификации формы служебных документов. Унификация оправдана прежде всего с экономической точки зрения: составление унифицированного документа требует меньших затрат труда и времени. Составитель документа, работая по образцу, получает возможность сосредоточить внимание на важнейших, нестандартных аспектах информации. По данным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в 10 раз интенсивнее, чем неунифицированный. Так что унификация оправдана и с психологической точки зрения. А также с правовой точки зрения – форма текста приобретает «узаконенный» вид. Унификация оправдана и с технической точки зрения: упрощает и удешевляет применение ЭВМ и компьютеров. Унификация текстов служебных документов осуществляется на основании ГОСТов и других инструктивных материалов. Они закрепляют требования к содержанию документа – его объему, внутренней структуре и т.д.; образцы общей формы документов – состав реквизитов, их расположение на поле бланка и т.д.; требования к языку документа. Официально-деловой стиль – это стиль документов служебных, а также дипломатических. Жанры: договоры, юридические законы, государственные акты, инструкции, постановления, служебная переписка, деловые бумаги. У них ряд общих черт: сжатость, компактность изложения, экономное использование языковых средств; стандартное расположение материала, нередко – обязательность формы, употребление присущих этому стилю клише; широкое использование терминологии, номенклатурных наименований, наличие особого запаса лексики и канцелярской фразеологии, включение в текст сложносокращенных слов, аббревиатур; частое использование отглагольных существительных, отыменных предлогов (в соответствии с, в целях, за счет), сложных союзов (ввиду того что, в связи с тем что), а также различных устойчивых словосочетаний, служащих для связи частей сложного предложения (на случай, если…; на том основании, что…); повествовательный характер изложения, наличие номинативных предложений с перечислением; преобладающий принцип конструирования предложения – с прямым порядком слов; почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных средств; преобладание сложных предложений; слабая индивидуализация стиля. Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Сознательная установка на стандартизацию языка, преимущественно употребление простых предложений подчас с однородным перечислением. Специфичны такие способы управления, как закончить делопроизводством, передать по принадлежности. Однако такие обороты не соответствуют нормам общелитературного словоупотребления и их нужно избегать. Процесс стандартизации языка деловой речи охватывает все уровни языка – лексику, морфологию, синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип – особый функциональный стиль. Использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему и пишущему не тратить время на поиск определений, характеризующие стандартные ситуации.