24. Информационно-справочная работа с документами. Нередко для регистрации поступают различные информационно-справочные документы: протоколы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телефонограммы, факсы, доверенности. Информация, которая содержится в них, может побуждать к действию или быть принята к сведению. Эти документы часто служат основанием для принятия распорядительных документов. Регистрационная система всего массива документов учреждения позволяет службе делопроизводства или секретарю небольшой фирмы, ведущему все делопроизводственное обслуживание, быстро навести справки о состоянии работы с любым документом и его местонахождении. Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись в традиционной форме с помощью справочных картотек и в автоматизированном режиме с помощью компьютеров. Обычная ручная справочная картотека представляет собой картотечный ящик или несколько ящиков, если объем документов велик, в которых регистрационные карточки расставлены в определенной последовательности. Чаще всего разделами справочной картотеки бывают названия структурных подразделений или направления деятельности. Внутри разделов карточки удобно размещать по алфавиту. При регистрации заполняется такое количество одинаковых регистрационных карточек, какое имеется число картотек. Общий срок хранения карточек 3 года. В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены их новыми. Карточки на документы постоянного и долговременного хранения могут передаваться в архив учреждения, где используются при организации научно-справочного аппарата архива. Введение автоматизированных систем регистрации документов улучшили возможности информационно-справочного обслуживания. Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную –карточку документа. Справку можно выдавать как по исполненным документам, так и по еще находящимся в работе или по архивной базе данных. Обычно результаты поиска выводятся на экран и на печать в табличной форме. Компьютерные технологии позволили во много раз уменьшить время поиска необходимой информации по документам и самих документов, а также более эффективно вести автоматизированный контроль за исполнением документов.
25. Документация учреждений культуры.
26. Средства составления и обработки документов. Цель обработки входящих документов – фиксация факта получения документа (регистрация его и оформление РКФ – регистрационно-контрольной формы в количестве экземпляров, соответствующем числу имеющихся картотек). Для этого используются специальные бланки (РКФ), штампы (о регистрации), красный фломастер (для пометки «К» - поставлено на контроль). Заполняться РКФ могут или вручную, или машинописным способом, или на компьютере. Для исходящих документов сначала создается их проект. Исполнитель должен знать, какой бланк ему следует взять для составления соответствующего проекта документа: общий бланк, бланк для письма, бланк конкретного вида документов, бланк должностного лица или бланк структурного подразделения. Все реквизиты на проекте исходящего документа должны быть оформлены в соответствии с существующими правилами. Должен быть проставлен исходящий регистрационный индекс, а также печать. Для отправки исходящего документа используются конверты. При автоматизированном составлении документов применяются специальные компьютерные программы, которые позволяют вести и необходимую обработку документов. Уже не требуется перепечатки документов после внесения поправок, а значит процесс ускоряется.
27. Оформление приема на работу. Лица, поступающие на работу, обязаны предоставить следующие документы: 1) документ, удостоверяющий личность; 2) трудовую книжку; 3) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; 4) документы государственного образца об образовании; 5) документы о дополнительном образовании(если такое имеется); 6) военный билет (для военнообязанных); 7) личное заявление на имя руководителя предприятия; 8) анкету (по установленной предприятием форме); 9) резюме (в произвольной форме); 10) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства; 11) справку о состоянии здоровья, заверенную надлежащим образом; 12) 4 фотографии 3х4 см (без головного убора); 13) другое – указать, что именно. С соискателями, прошедшими профотбор, предприятие заключает, как правило, бессрочный трудовой договор. Заявление о приеме на работу:
«Директору ЗАО «Каппа»
И. О., фамилия
От и.о. фамилия (заявителя)
Заявление
Прошу принять меня на работу в экономическое управление ЗАО «Каппа» на должность торгового агента с 30 августа 2005 г. С условиями найма на предприятие ознакомлен и согласен.
Личная подпись
Дата.
Ходатайствую о приеме И.О. Фамилия на работу на должность торгового агента с 30.08.2005.
Начальник управления маркетинга
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Должность вакантна.
Начальник отдела кадров
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Согласен.
Заместитель директора по кадрам
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
На контроль. Оформить установленным порядком с 30.08.2005.
Директор
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Подготовить проект трудового договора по форме «I». В приказ – с 30.08.2005.
Заместитель директора по кадрам
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Исполнено.
С И.О. Фамилия заключен трудовой договор по форме «I» с 30.08.2005.
Приказ по кадрам директора от 30.08.2005 № 000-К.
В дело № 000.
Начальник отдела кадров
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата …»
Приказ о приеме на работу.
28. Правила оформления распорядительных документов. Письменный приказ – это документированное управленческое решение руководителя –предприятия, регламентирующее действие его подчиненных по двум и более вопросам повседневной деятельности. Письменное распоряжение – то же самое, но по одному вопросу. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующего на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности. Для удобства работы приказы издают двух видов: касающиеся основной деятельности учреждения и личного состава. Приказы, касающиеся основной деятельности в крупных учреждениях пишут на бланках формата А4. Приказ имеет следующие реквизиты: герб РФ, наименование учреждения или предприятия и его подведомственность, название вида документа (приказ), место издания, дату, индекс, заголовок, текст, подпись, расшифровку подписи, отметку о согласовании. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбула) и распорядительной, или только распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и задачи, послужившие основанием для издания приказа; в распорядительной перечисляются предписываемые действия. Если основанием к изданию приказа служит распорядительный документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывают название, номер и дату распорядительного документа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Распорядительную часть начинают со слова ПРИКАЗЫВАЮ и печатают прописными буквами вразрядку с отдельной строки. Намечаемые мероприятия оформляют отдельными пунктами, которые нумеруют арабскими цифрами. Каждый пункт начинается с указания конкретного исполнителя в дательном падеже, а затем идет обозначение предписываемого действия, которое выражают глаголом в неопределенной форме, и срока исполнения. Могут быть и другие формы приказов. Текст печатают через полтора межстрочных интервала. В процессе подготовки документ согласовывается с заинтересованными учреждениями или структурными подразделениями. Визы (подпись и дата) проставляются на первом экземпляре проекта. После согласования текста приказ переписывают, и руководитель подписывает первый экземпляр, изготовленный на бланке, дату проставляют в день подписания. Приказы регистрируются в журнале, где им присваивают номер, и хранятся в канцелярии. Приказы, касающиеся личного состава, готовятся отделом кадров. В них раскрываются действия администрации, связанные с прохождением государственной службы работниками учреждения. Это приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, приказ об увольнении, график отпусков, приказ о предоставлении отпуска. На все эти приказы существуют унифицированные формы. Подготовка приказов (распоряжений) начинается с разработки их проектов в соответствии с указаниями руководителя ответственными лицами тех структурных подразделений, в компетенции которых находятся обсуждаемые в приказах вопросы. Датой приказа является дата его подписания руководителем.