1. История отечественного делопроизводства. Два периода: дореволюционный и советский (1917-1991). Дореволюционный: три этапа – а) приказное делопроизводство (16-17 века); б) коллежское делопроизводство (18 век); в) министерское делопроизводство (19-начало 20 века). Образовалось Русское централизованное государство, во главе – царь, управлявший посредством специальных государственных учреждений – приказов (Разрядный, Поместный, Посольский, Тайных дел, Разбойный, Земский, Ямской, Холопий, Монастырский, Челобитный, Казенный, Хлебный, Книгопечатных дел и др.). Появился штат «служилых людей». Приказ возглавлял судья, с документами работали дьяки и подъячие: «старые», «средней руки», «молодшие». Дьяк делал пометы: «сделать выпись», «вклеить столб» и т.д. старший подъячий готовил проекты документов, средний делал выписки, наводил справки, хранил дела, опечатывал сундуки, младшие – переисывали черновики набело. Ни царь, ни бояре документов не подписывали – удостоверяли документы дьяки и подъячие. Имелось свое делопроизводство – составлялась необходимая документация: международные договоры, царские указы и грамоты; от Боярской думы – приговоры; от приказов исходили «памяти»; местные учреждения направляли отписки; частные лица посылали в государственные учреждения челобитные. Грамоты были – вестовая, бессудная, отказная, окружная; памяти – высолочная, наказная приставная, указная и др. На реквизиты не обращали внимания, так что определить вид документа сегодня непросто – надо прочитать весь документ. Текст писали на полосках бумаги шириной 15-17 см. Если не вмещалось на одном листе, продолжали на втором, третьем и т.д. Листы склеивали в ленту, место склейки – «сстав». Затем сворачивали в свиток – «столбец» (столбцовая техника делопроизводства применялась и при формировании документов в дела; в 16 веке слово «дело» начинает означать и комплекс документов, в которых зафиксирован ход рассмотрения вопроса и его решение). Вся работа осуществлялась на основании определенных правил, сложившихся в соответствии с традициями и обычаями. Бурная политическая деятельность Петра I продвинула вперед и отечественное делопроизводство – столбцовая техника была заменена на листовую, бумажную. Изменилась система государственных учреждений – решения стали принимать путем голосования (коллегиальный принцип). Коллежское делопроизводство велось на основании правил, установленных Генеральным регламентом (устанавливалась структура коллегий, их штат, должностные обязанности – присутствие: президент коллегии, вице-президент, советники, ассесоры; канцелярия: секретарь, нотариус, регистратор, актариус, канцелярист, копиист, переводчики, вахмистр; контора: камерир, унтер-камерир, камор-штрейберы). Челобитные стали называть прошениями. Административные реформы, осуществленные Александром I, снова изменили систему госучреждений России. Коллегии были заменены министерствами, что положило начало министерскому делопроизводству. Принцип принятия решений стал единоначальным: каждое должностное лицо отвечает за конкретный участок деятельности и в соответствии со своими обязанностями принимает участие в подготовке проекта документа. В 1811 издано «Общее учреждение министерств», а делопроизводство в нем названо «Порядок производства дел» (состоял из пяти частей: 1) порядок вступления дел; 2) движение их, или собственно делопроизводство; 3) отправление дел; 4) ревизия – контроль за исполнением; 5) отчеты). Были определены категории документов, которые подписывались конкретным должностным лицом. Соблюдалась установленная субординация в отношениях официальных лиц.. Вводились первые бланки. Периодически стала возникать проблема, требовавшая «сокращения документооборота». К концу века появляются пишущие машинки, гектографы, ротопринты, механические нумераторы, штампы. Возникают новые виды документов – телеграмма, телефонограмма. И уж, конечно, небывалый размах обрело это дело в советскую эпоху. В первые годы издается ряд законов, устанавливающих порядок законотворческой деятельности. Постановление Совета Народных Комиссаров «О форме бланков гос. учреждений», узаконивались обязательные реквизиты бланков. «О борьбе с областничеством и канцелярской волокитой», «Об упрощении делопроизводства и переписки в советских учреждениях» - названия официальных документов тех лет. поиск новых форм шел в последующие годы постоянно. Четкая, правильная постановка делопроизводства – работа с документами (прием, отправка, регистрация, грамотное оформление документов) – играет и сегодня немаловажную роль в бесперебойной работе учреждений, организаций, предприятий. Было время, и не так давно, когда во всех отраслях внедрялись автоматизированные системы управления (АСУ). В 1966 был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), с целью унификации и ускорения подготовки, исполнения, систематизации документов была введена Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) – свод правил, нормативов и рекомендаций, определяющих единообразие и рациональную постановку делопроизводства. В историко-архивном институте открыт факультет государственного делопроизводства. В 70-е годы были разработаны первые государственные стандарты на терминологию в области делопроизводства и оформление документов. В 80-е годы разрабатывались нормативы времени на делопроизводственные операции и труд машинисток. В 1986 приняты «Основные правила работы ведомственных архивов». Но жизнь не стоит на месте. Очередная научно-техническая революция в делопроизводстве произошла с внедрением компьютеров в ежедневный бумагопроизводительный процесс. Развивается и другая организационно-административная техника (оргтехника). В связи с этим возникла идея создания унифицированных систем документации (УСД), т.е. комплекса взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям. Руководство этой работой осуществлял Госстандарт СССР (типа министерства). На этой базе был создан Общесоюзный классификатор управленческой документации (ОКУД). Были также созданы общесоюзные классификаторы: предприятий и организаций (ОКПО), специальностей по образованию (ОКСО), продукции (ОКП). Еще совсем недавно ни одно учреждение не могло обойтись без машинистки, умеющей грамотно и быстро печатать на пишущей машинке, правильно и в срок оформлять различные документы. Сегодня эти обязанности лежат на секретаре-референте, и в его распоряжении – широкий набор современнейшей оргтехники, в том числе компьютеры с необходимым программным обеспечением. Государственное делопроизводство предшествующей эпохи подготовило базу для развития этой сферы в сегодняшние дни.
2. Способы унификации текстов документов. стандартизация – процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон. Унификация – один из методов стандартизации, - приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Современный служебный документ – это прежде всего письменный текст, зафиксированный средствами графики язык слов. По способу синтаксической организации речи и ее пространственно-графического оформления тексты могут иметь вид традиционной линейной записи связной речи (сплошной текст); трафарета (линейная запись, но с пробелами, которые заполняются переменной информацией; это уже формализованный текст – в нем заранее предусматриваются и типовая ситуация, в пределах которой будет использован служебный документ, и языковая форма, в которой эта ситуация отображается); анкеты (перечень заранее подготовленных вопросов и место, оставленное для ответа; текст располагается по вертикали); таблицы (совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме и заключенных в графы по вертикали и горизонтали). Допускается в одном документе сочетать разные виды текстов. Трафареты, анкеты, таблицы являются одним из главных способов унификации формы служебных документов. Унификация оправдана прежде всего с экономической стороны: составление унифицированного текста требует меньших затрат труда и времени. Составитель документа, работая по образцу, получает возможность сосредоточить внимание на важнейших, нестандартных аспектах информации. Важна и психологическая точка зрения – по данным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в 10 раз интенсивнее, чем неунифицированный – есть возможность быстро обратить внимание на ключевые моменты. Да и с технической точки зрения – унификация текстов упрощает и удешевляет использование электронной техники, компьютеров. И, наконец, система ГОСТов закрепляет требования к содержанию документа – его объему, внутренней структуре и т.д.; образцы общей формы документов – состав реквизитов, их расположение на поле бланка и т.п.; требования к языку документов.
3. Средства копирования и оперативного размножения документов, работа с ними. В процессе управления возникает необходимость копирования и размножения документов. Для этой цели применяется копировально-множительная техника. Еще совсем недавно в этом вопросе все так было сложно – жуть наводят одни названия: способы копирования – термографический, фотографический, электрографический; тут тебе и специальная термореактивная бумага, и восковка («при письме на восковке лентоводитель пишущей машины отключается. В местах изображения букв воск пробивается…» - какие ужасы!), гектографы, ротаторы… С приходом компьютеров мир кардинально изменился. Копирование и размножение документов стало возможным с помощью специальных копирующих и сканирующих программ, очень легко и быстро осуществляется простое ксерокопирование. Копирование документов стало широко доступным, и в какую организацию сегодня ни пойди – всюду требуются копии, копии…
4. Классификация документов. Документы подразделяют на служебные (исходят от имени учреждений, организаций, предприятий или представляющих их должностных лиц) и личные (созданные отдельными гражданами – автобиография, заявление, доверенность, расписка, письма, предложения). Такие документы, как паспорт, удостоверение, документы об образовании и др. учреждения выдают гражданам на руки. Служебные подразделяются: ОРД (организационно-распорядительная документация) - организационная (положения, уставы, инструкции, правила); распорядительная (постановления, распоряжения, приказы по оргвопросам); справочно-информационная (письма, телеграммы, докладные записки, справки, акты, протоколы); о личном составе (приказы о личном составе, личные дела, характеристики и т.д.); предложения, заявления и жалобы граждан. По месту составления документы могут быть внутренние (создает само учреждение в процессе своей деятельности) и внешние (эта документация приходит извне – от других организаций, от отдельных граждан). По сложности содержания – простые (отражают один вопрос, одну тему) и сложные (посвящены нескольким вопросам). по форме – индивидуальные (произвольно составленные); типовые (представляющие собой текст-образец) и трафаретные (когда часть документа отпечатана заранее – постоянная информация, а часть вписывается при его составлении – переменная информация, т.е. бланки). По стадиям создания – оригиналы (созданные в первый раз) и копии (повторное абсолютно точное воспроизведение оригинала как вручную, так и с помощью технических средств). Сегодня уже часто электронная копия имеет юридическую силу оригинала. Виды копий – выписка (копия части документа, которая выдается на руки), отпуск (полная копия отосланного документа, подшиваемого в дело учреждения-отправителя, удостоверяется пометкой «верно» и подписью ответственного за делопроизводство), дубликат (имеет одинаковую силу с подлинником, выдают в случае утери владельцем подлинного документа).