Работа персонала фирмы с посетителями выставки должна быть строго регламентирована, прежде всего в части состава оглашаемых сведений о продукции, технических и технологических новшествах, заключенных в этой продукции. Обязательно учитывается, что состав этих сведений дифференцируется в зависимости от категории посетителей - массового посетителя-дилетанта ("любителя") и посетителя -специалиста в данной области ("эксперта"). Целесообразно использовать метод "черного ящика", при котором посетителю сообщается все, что касается назначения продукции и ее потребительских качеств, но остаются в тайне технология и способы, которыми достигнуты эти качества, и технические возможности продукции. В связи с этим персоналу, обслуживающему экспозицию фирмы, не следует знать сведения о продукции, отнесенные к производственной или коммерческой тайне. В свою очередь специалисты фирмы, осведомленные в ее секретах, не должны участвовать в работе выставочного стенда. Объясняется это тем, что специалист в процессе дискуссии с посетителем может увлечься и огласить больший объем сведений, чем это предусмотрено. Не допускается знакомить посетителей, клиентов и партнеров с изобретателями, конструкторами, технологами, работающими над новыми идеями и новой продукцией.
Рекламно-выставочные материалы (проспекты, пресс-релизы, прайс-листы, брошюры и т.п.) следует рассматривать как контролируемый канал распространения ценных сведений. При этом следует помнить, что этот канал тщательно и глубоко анализируется конкурентом с целью выявления тех сведений, которые составляют тайну фирмы, издавшей рекламные материалы.
Защита информации в рекламно-выставочной деятельности предусматривает заблаговременный анализ, экспертизу предназначенной для широкого оглашения любой информации о деятельности фирмы и ее продукции в целях обнаружения в содержании или элементах отображения этой информации (таблицах, формулах, рисунках, фотографиях, схемах) конфиденциальных сведений или намека на наличие таких сведений. Подобная информация должна, как правило, анализироваться от противного - с точки зрения того интереса, который будет проявлен к ней конкурентами, и объема полезных сведений, извлекаемых конкурентом из ее содержания. Материалы, не прошедшие экспертизу, опубликованию не подлежат. Экспертиза включает также последующий контроль всех опубликованных о фирме материалов, сообщений средств массовой информации, рекламных изданий и рекламно-выставочных проспектов. Помимо этого анализируются подобные материалы других фирм для определения возможной утраты ценных сведений. Рекламно-выставочные издания не должны сигнализировать недобросовестному конкуренту о том, что и где искать.
В целях предотвращения разглашения ценных сведений в рекламно-выставочных материалах следует заблаговременно:
• проанализировать множество предполагаемых и изданных материалов с точки зрения возможности извлечения из них ценных, конфиденциальных сведений при сопоставлении показателей и обобщении сведений из всех изданий;
• осуществить разбиение (дробление) информации между разными рекламно-выставочными материалами, предназначенными для массового посетителя и посетителей-специалистов, издавать серию дополнений к основному проспекту для специалистов разного профиля;
• осуществить разбиение информации по видам и средствам рекламы - традиционным бумажным изданиям, электронной рекламе, Web-странице, рекламе в средствах массовой информации и др.
Вместе с тем рекламно-выставочные материалы не должны быть малоинформативными для посетителей, все наиболее важные параметры новой продукции должны найти в них отражение.
Следовательно, подготовка и проведение совещаний и переговоров по конфиденциальным вопросам, оформление их результатов связаны с выполнением ряда обязательных процедур, необходимых для правильной организации работы организаторов и участников этих мероприятий. При несоблюдении изложенных требований возникает серьезная опасность разглашения или утечки ценных сведений и секретов фирмы, ее партнеров и клиентов. Контроль за выполнением этих требований возлагается на секретаря-референта, который обеспечивает информационную безопасность деятельности фирмы, сохранение ее деловых и производственных секретов.