Таблица 3. Хранение документов Архивного фонда
Российской Федерации (ст.18)
| Форма собственности | Срок хранения | ||
| Постоянный | Временный | ||
| 1. | Государственная собственность | хранятся в гос. архивах, музеях, библиотеках и организациях Российс-кой академии наук | хранятся в гос. органах, гос. организациях, соз-даваемых ими архивах в течение установлен-ных сроков, а также в муниципальных архи-вах (в случае наделения органа местного само-управления муниципа-льного района или городского округа от-дельными гос. полно-мочиями) |
| 2. | Муниципальная собственность | хранятся в муници-пальных архивах, музе-ях и библиотеках | хранятся в органах местного самоуправле-ния, муниципальных организациях и созда-ваемых ими архивах в течение установленных сроков |
| 3. | Частная собственность | могут храниться их собственниками или вла-дельцами самостоятельно или могут быть пере-даны по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук. (при этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владель-цами с соблюдением норм настоящего Федераль-ного закона) | |
Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации настоящим законом запрещается.
Государственному учету подлежат все документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения. Его порядок определяется специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти. Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда РФ.
Также следует отметить, что документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, не входят в состав имущества этих архивов, музеев, библиотек и организаций Российской академии наук (ст.19, п.2).
Источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами могут выступать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы.
При этом передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение происходит следующим образом:
· документы Архивного фонда РФ, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы (ст.21, п.1);
· документы Архивного фонда РФ, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов, расположенных на территории субъекта РФ, могут передаваться в государственные архивы субъекта РФ на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела (ст.21, 2);
· документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии наук и собственниками указанных документов (ст.21, п.3).
Таблица 4. Сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение (ст.22)
| Виды документов, включенных в состав Архивного фонда РФ | Срок | ||
| 1. | Документы федеральных органов гос. власти и иных гос. органов РФ, в т.ч.: - органов прокуратуры РФ, - Центральной избирательной комиссии РФ, - Счетной палаты РФ, - Центрального банка РФ (Банка России), - гос. внебюджетных фондов и федеральных организаций | 15 лет | |
| 2. | Документы органов гос. власти и иных гос. органов субъектов РФ и организаций субъектов РФ | 10 лет | |
| 3. | Документы органов местного самоуправления и муници-пальных организаций | 5 лет | |
| 4. | Другие виды архив-ных документов | - записи актов гражданского сос-тояния | 100 лет |
| - документы по личному составу, записи нотариальных действий, похозяйственные книги и касаю-щиесяя приватизации жилищно-го фонда документы | 75 лет | ||
| - проектная документация по ка-питальному строительству | 20 лет | ||
| - технологическая и конструктор-ская документация | 20 лет | ||
| - патенты на изобретение, полезная модель, промышлен-ный образец | 20 лет | ||
| - научная документация | 15 лет | ||
| - кино- и фотодокументы | 5 лет | ||
| - видео- и фонодокументы | 3 года | ||
5. Доступ к архивным документам и их использование
В Конституции РФ оговорено, что каждый гражданин имеет право пользоваться культурным наследием. То есть, он имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом (ст.26, п.1).
Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и/или копий необходимых ему документов.[3]
Так, в Читальном зале Государственного архива РФ принимают всех посетителей по направлению института или по личному заявлению. Чтобы оформить заказ, необходимо обратиться в приемную Госархива, где есть образец анкеты. Но, так как пишут со всей страны, и требовать единообразия трудно, допустимой является и произвольная форма: «Прошу подтвердить факт… (с дальнейшим изложением информации)».
Условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется российским законодательством, устанавливаются собственником или владельцем архивных документов.
Однако доступ к архивным документам может быть ограничен – в соответствии с международным договором России, законодательством страны, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.
Также в федеральном законе «Об архивном деле в РФ» указывается, что ограничивается доступ к архивным документам независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством РФ тайну, а также к подлинникам особо ценных документов, в т.ч. уникальных документов, и документам Архивного фонда РФ, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. Отмена ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации (ст.25, п.2).
Существуют также ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности (на срок 75 лет со дня создания указанных документов). Ранее этого срока оно может быть отменено только с письменного разрешения самого гражданина, а после его смерти – с письменного разрешения его наследников.
Использование архивных документов, на которые распространяется действие закон об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований этого закона.
6. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации и ответственность за его нарушение
Так как документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частной собственности, могут отчуждаться или переходить от одного лица к другому в порядке универсального правопреемства либо иным способом, то федеральным законом на правопреемника возлагается обязанность уведомить об этом соответствующий государственный, муниципальный архив, музей, библиотеку, организацию Российской академии наук, с которыми прежний собственник заключил договор.
Если собственник особо ценных документов и охраняемых государством документов не выполняет свои обязанности по хранению, учету и использованию этих документов, что может привести к утрате ими своего значения, такие документы по решению суда могут быть изъяты у собственника в соответствии со ст.240 Гражданского кодекса РФ.
Также, в случае проведения торгов по продаже архивных документов, находящихся в частной собственности, организаторы торгов обязаны не позднее чем за 30 дней до дня их проведения проинформировать в письменной форме о месте, времени и об условиях продажи архивных документов специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти и соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела, на территории которого проводятся торги. Нарушение данного порядка продажи архивных документов может служить основанием для возникновения права требовать в судебном порядке в соответствии с гражданским законодательством перевода на них прав и обязанностей покупателя (ст.11, п.4).