Реферат
Документоведение.
Организация служб документационного менеджмента
Содержание:
1. Современные организационные формы службы делопроизводства. Регламентация основных задач и функции службы ДОУ.
В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение — управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников — секретаря организации). Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.
Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате — централизованную, децентрализованную и смешанную.[1]
Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их создания до сдача в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационные работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.
Децентрализованная форма организации документационного оборота представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение данной организации создает свою собственную службу работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности.
Смешанная форма организации работы с документами — самая распространенная. При этом часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.
Основными функциями документационной службы организации являются:
- осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и информационно-справочной работы по ним;
организация своевременного рассмотрения поступающих на
предприятие документов;
- осуществление контроля за правильностью оформления
поставляемых на подпись руководителю документов; внедрение и ведение унифицированных форм документов организации;
- организация контроля за составом применяемых видов и
форм документов;
- регулирование хода исполнения документов, обобщение сведений и регулярное информирование руководства о результатах контроля за состоянием исполнительской дисциплины;
- организация изготовления, копирования и оперативного размножения документов;
- разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
- организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях организации;
- разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами;
- осуществление контроля за правильностью оформления и
формирования дел в структурных подразделениях организации;
- организация работы архива;
- повышение квалификации работников службы ДОУ, секретарей руководителей организации и структурных подразделений, архива;
- организация рабочих мест, в том числе автоматизированных,
и условий труда работников службы ДОУ.
Под структурой службы ДОУ следует понимать оптимальный. состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, отношения между этими подразделениями.
В существующей практике имеет место значительный разнобой в названиях и внутренней организации служб ДОУ. Например, в качестве такой службы может выступать секретариат, общий отдел, служба документации, отдел делопроизводства, канцелярия и т п.[2]
Попытка упорядочить названия и структуры делопроизводственных служб дана в Государственной системе документационного обеспечения управления, согласно которым служба ДОУ может включать в свой состав следующий типовой набор подразделении:
- экспертная — ведет прием поступающих документов, сортирует их на регистрируемые и нерегистрируемые, распределяет по слепням; ведет количественный учет поступающих и отправляемых документов; доставляет документы в подразделения; обрабатывает и отправляет исходящие документы;
- подразделение по учету и регистрации документов — регистрирует входящие, исходящие и внутренние документы; формирует и ведет справочно-информационный фонд; проверяет правильность составления и оформления исходящих и внутренних документов;
- секретариат — осуществляет предварительное рассмотрение и подготовку к докладу руководителю поступающей корреспонденции по принципиально важным для организации вопросам деятельности;
- протокольное бюро, или протокольная группа, — осуществляет подготовку совещаний и оформление принятых нормативно-распорядительных документов, их согласование, организует официальные встречи и другие коллективные мероприятия;
- группа контроля — осуществляет контроль за своевременностью исполнения документов, контролирует сроки выполнения структурными подразделениями устных поручений руководства, осуществляет анализ исполнительской дисциплины; информирует руководство о ходе выполнения документов и поручении;
- архив — отвечает за учет, прием и организацию использования дел, оказывает методическую помощь структурным подразделениям в оформлении дел, подлежащих сдаче в архив; осуществляет контроль за правильностью формирования, хранения и использования дел в подразделениях; готовит дела к передаче на постоянное хранение;
- копировально-множительное бюро — осуществляет копирование и тиражирование документов и их учет;
- группа совершенствования работы с документами и внедрения технических средств — осуществляет разработку и внедрение мероприятий по совершенствованию службы ДОУ, разрабатывает организационно-методические документы, инструкции и т. п.; разрабатывает типовые трафаретные письма; разрабатывает классификационные справочники (номенклатура дел, перечни документов со сроками хранения); организует повышение квалификации работников службы ДОУ;
- группа автоматизации документооборота — разрабатывает общую политику компьютеризации процессов документационного обеспечения; формулирует задачи перед разработчиками сетевых технологий компьютеризации документооборота, контролирует использование в компьютерной сети организации однотипного программного обеспечения, для сопряжения форматов сохранения и характеристик форматирования документов; разрабатывает рекомендации по унификации структуры документальных файлов и их наименованию на пользовательских дисках и общих серверах.
Кроме названных подразделений в состав службы ДОУ могут быть также включены отдел защиты информации (особый или первый отдел), группа приказов и многие другие.
Конкретный состав службы, ее задача, обязанности и права определяются в Положении о службе ДОУ, утверждаемом руководителем организации, наряду с положениями о других управленческих службах: финансовой, кадровой, юридической и т. д.
Регламентация деятельности службы документационного обеспечения управления осуществляется при помощи нормативных, организационных и распорядительных документов, к которым относятся положения, инструкции, правила, должностные инструкции, и др.
Инструкция по делопроизводству — основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами на предприятии, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Инструкция составляется для организации с учетом специфики его деятельности. Основой для разработки индивидуальной инструкции являются:
- Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документации и службам документационного обеспечения (1991);
- типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2000);