Основными машинограммами, заменяющими регистры аналитического учёта являются ведомости аналитического учёта по счетам расчётов с поставщиками. Формы выходных машинограмм зависят от способа учёта.
При линейно-позиционном способе расчётов по товарным операциям, обязательными реквизитами машинограмм являются: код (наименование) предприятия или структурного подразделения, по товарным операциям которого производятся расчёты; код аналитического счёта, в качестве которого выступает код товарного партнёра; код аналитического признака, в качестве которого выступают номера расчётных или товарно-сопроводительных документов; номер отчёта; номер и дата документа; код операций, код корреспондирующего счёта, субсчёта; код корреспондирующего аналитического счёта.
Каждая сторона машинограммы соответствует одной машинной записи, введённой при обработке товарных, отчётов, выписок банка или бухгалтерских справок. Группировка строк ведётся по аналитическим признакам. Например, при обработке товарного отчёта в качестве аналитического признака был указан номер платёжного поручения-обязательства, по которому была произведена предварительная оплата полученного товара. В машинограмме первая строка по данному аналитическому признаку будет содержать сведения об оплате товара, введённые при обработке выписки банка. Вторая строка отражает получение оплаченного товара. По этим двум строкам подводится итог. Этот итог второй степени по аналитическому счёту. В нём приводятся данные об оборотах, наличии или отсутствии дебиторской или кредиторской задолженности по каждой операции. Итог первой степени подводится по каждому партнёру. В нём указывается сумма оборотов и сальдо по всем операциям, совершённым за расчётный период с данным партнёром. Более высокую степень обобщения информации предоставляют итоги по субсчёту и синтетическому счёту.
Машинограмма описанного вида составляется по счёту «Расчёты с поставщиками и подрядчиками».
Вторая группа машинограмм аналитического учёта применяется для обобщения информации по счёту «Расчёты с поставщиками и подрядчиками по плановым платежам».
Эти машинограммы не содержат реквизита. Строки в ведомости распечатываются по каждой совершённой операции. Итоги подводятся по каждому хозяйственному партнёру, по субсчёту и счёту в целом. Выходные видеограммы выдаются в разрезе хозяйственных партнёров в виде карточек аналитического учёта. Они содержат те же обязательные реквизиты, что и машинограммы.
С учётом вышеизложенного на АОЗТ «Крокорс» необходимо осуществить автоматизацию бухгалтерского учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками, что позволит своевременно осуществлять контроль за состоянием расчётов, кроме того освободит работников бухгалтерии от трудоёмких расчётов.
7.Анализ состава и структуры и оборачиваемости
дебиторской и кредиторской задолженности.
В составе источников средств предприятия значительную роль занимают заёмные средства, в том числе кредиторская задолженность. Поэтому в ходе анализа расчётов с поставщиками и подрядчиками целесообразно изучить состав и структуру кредиторской задолженности, а также происшедшие изменения.
Аналитик должен быть уверен в достоверности информации по видам и срокам задолженности. Для этого используется прямое подтверждение, изучение контрактов и договоров, личные беседы с работниками, имеющими сведения о долгах и обязательствах предприятия; проверка точности записей в долговых обязательствах и сведения об уплате.
Аналитику необходимо дать оценку условий долговых договоров с точки зрения их реальности и долготы. При этом важным являются сроки, ограничения на использование ресурсов, возможность привлечения дополнительных источников финансирования. Для изучения состава и структуры кредиторской задолженности составляется аналитическая таблица 2.
Таблица 2
Анализ состава и структуры кредиторской задолженности
ООО «Ирбис Телеком» за 1999 – 2001г.г.
| Расчёты с кредиторами | 1999г. | 2000г. | 2001г. | отклонения (+ ; -) | ||||||
| 2000г с 1999г | 2001г с 2000г | |||||||||
| сумма, руб. | уд. вес, % | сумма, руб. | уд. вес, % | сумма, руб. | уд. вес, % | сумма, руб. | уд. вес % | сумма, руб. | уд. вес % | |
| А | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| За товары, работы, услуги | 257538 | 92,34 | 374808 | 97,06 | 644937 | 95,06 | 117270 | 4,72 | 270129 | -2 |
| По векселям выданным | _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ |
| По оплате труда | 3302 | 1,18 | 1738 | 0,45 | 4227 | 0,62 | -1564 | -0,73 | 2489 | 0,17 |
| По социаль- ному страхо- ванию и социальному обеспечению | 1668 | 0,6 | 868 | 0,22 | 3180 | 0,47 | -800 | -0,38 | 2312 | 0,25 |
| С дочерними (зависимыми) обществами | _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ |
| С бюджетом | 6033 | 2,16 | 3939 | 1,02 | 19585 | 2,89 | -2094 | -1,14 | 15646 | 1,87 |
| По авансам полученным | 526 | 0,19 | _ | _ | 6003 | 0,88 | -526 | -0,19 | 6003 | 0,88 |
| Прочие кредиторы | 9827 | 3,53 | 4790 | 1,25 | 491 | 0,08 | -5037 | -2,28 | -4299 | -1,17 |
| Итого: | 278894 | 100 | 386143 | 100 | 678423 | 100 | 107249 | Х | 292280 | Х |
Данные таблицы показывают, что в составе и структуре кредиторской задолженности произошли изменения. Так, если в 1999 году по расчётам за товары и услуги она составила 257 538 руб. или 92,34%, то в 2000 г. показатель увеличился - 374 808 руб. или 97,06%.
Однако, в 2001 г. по сравнению с 2000 г. кредиторская задолженность по этой же статье снизилась на 2%. Наибольшее увеличение кредиторской задолженности произошло в 1996 г. по сравнению с 1995 г. за товары, работы и услуги – на 117 270 руб. или 4,72% и в
2001 г. по сравнению с 2000 г. по расчётам с бюджетом – на 15 646 руб. или 1,87%. Была ликвидирована задолженность по авансам полученным. В 2000 г. в суммарном значении почти по всем статьям, кредиторская задолженность снизилась. Основной причиной изменений структуры кредиторской задолженности явились взаимные неплатежи.
В кредиторской задолженности большую роль играют расчёты с поставщиками. Задолженность поставщикам до наступления установленных сроков платежей является нормальной. Однако, если она постоянна и достигает больших размеров, в процессе анализа необходимо рассмотреть возможности сокращения внеплановых финансовых ресурсов в обороте предприятия.
При анализе кредиторской задолженности, особенное внимание уделяется задолженности по неотфактурованным поставкам, образующейся в связи с задержкой поставщиками оформления и предъявления расчётных документов. При этом следует требовать от предприятий плательщиков ее погашения, не дожидаясь получения от поставщиков расчётных документов.
Рассмотрим основные вопросы анализа задолженности финансовым органам. При анализе задолженности следует рассмотреть изменения её величины и длительность образования. Анализируются данные о платежах предприятия в бюджет, данные бухгалтерии предприятия, ежедневные платёжные документы в банке. При анализе обращается внимание на своевременность взноса в бюджет сумм невостребованной кредиторской задолженности, по которой истекли сроки исковой давности.