13. Автобиография оформляется согласно Приложению № 3 к настоящим Методическим рекомендациям.
Автобиография содержит анкетные данные государственного служащего и краткое описание его учебной, трудовой и общественной деятельности.
Автобиография пишется лично в произвольной форме, в конце ставится подпись и дата. По истечении каждых последующих пяти лет заполняется новая автобиография, которая подшивается в личное дело.
14. Копии документов об образовании, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания, размещаются в личном деле в хронологическом порядке друг за другом.
При приеме на работу государственный служащий представляет удостоверение личности, подлинники документов об образовании, решения о награждении государственными и другими наградами, присвоении почетных и специальных званий в кадровую службу, которая снимает с них копии. На копиях представленных документов проставляется отметка об их заверении.
В кадровую службу также представляются документы об образовании, полученные в ходе прохождения государственной службы в данном государственном органе.
15. В личном деле хранятся копии решений о наложении на государственного служащего дисциплинарных взысканий и их снятии.
16. Копии распорядительных документов о приеме на работу, назначении на должность, переводе, освобождении от занимаемой должности, увольнении с работы или выписки из указанных распорядительных документов размещаются в личном деле в хронологическом порядке друг за другом.
Копии распорядительных документов и выписки из них заверяются кадровой службой.
17. Текст обязательства о принятии на себя ограничений, связанных с пребыванием на государственной службе, подписывается государственным служащим собственноручно с указанием даты подписи.
18. Послужной список содержит данные, связанные с трудовой деятельностью государственного служащего. Послужной список ведется на протяжении всего периода прохождения государственной службы. В случае изменения данных о государственном служащем, в том числе назначения государственного служащего на другую должность, составляется новый послужной список.
Послужной список заполняется кадровой службой на основании документов, имеющихся в личном деле, в кадровой службе, а также документов, представленных государственным служащим.
19. Для учета документов личного дела составляется внутренняя опись документов личного дела (далее – внутренняя опись).
Внутренняя опись составляется на отдельном листе и оформляется согласно Приложению № 4 к настоящим Методическим рекомендациям.
Внутренняя опись ведется с момента формирования личного дела. В ней указывается дата начала формирования личного дела (дата заявления о приеме на работу) и дата завершения формирования личного дела (дата увольнения государственного служащего).
К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
При изменении состава документов личного дела (изъятии, включении документов, замены их копиями) эти изменения отражаются в графе № 5, 6 и при необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи.
При подготовке личных дел для передачи в ведомственный архив, внутренняя опись располагается в начале личного дела.
20. В личное дело не включаются документы и копии документов, не имеющих отношения к государственному служащему, прохождению им государственной службы.
21. При изменении анкетно-биографических данных государственный служащий в течение одного месяца информирует кадровую службу с представлением подлинников документов, свидетельствующих об изменении анкетно-биографических данных, либо их копий, заверенных нотариально.
22. Сведения об изменениях в анкетно-биографических данных государственного служащего и его служебном положении заносятся в личное дело только при наличии соответствующих документов, которые должны быть представлены в кадровую службу.
На основании представленных документов кадровой службой вносятся изменения в личное дело. Внесение изменений на основании устных пояснений государственного служащего не допускается.
23. Сведения, содержащиеся в личном деле, являются конфиденциальными и имеют ограниченный доступ. За разглашение данных сведений работники кадровых служб, а также лица, имеющие доступ к личному делу, привлекаются к дисциплинарной ответственности.
3. Регистрация и оперативное хранение личных дел
24. Личные дела подлежат регистрации. Регистрационный номер личного дела указывается на обложке и вносится в регистрационную учетную форму согласно Приложению № 5 к настоящим Методическим рекомендациям (карточная, журнальная или база данных в автоматизированной информационной системе).
Для оперативного учета государственных служащих и анализа сменяемости кадров возможно ведение алфавитных карточек, согласно Приложению № 6 к настоящим Методическим рекомендациям.
25. Личные дела являются документами строгой отчетности, за сохранность которых ответственность несет кадровая служба, либо лица, на которых непосредственно возложено ведение личных дел.
Личные дела хранятся в специальных шкафах или сейфах в изолированных помещениях (кабинетах), опечатываемых после окончания работы. Личные дела располагаются на полках в вертикальном положении и в порядке удобном для использования.
26. Кадровая служба обеспечивает хранение личных дел уволенных государственных служащих в течение двух лет до передачи данных дел в ведомственный архив государственного органа.
27. В целях обеспечения контроля за сохранностью личных дел в государственном органе ежегодно не позднее 1 квартала года, следующего за отчетным, производится проверка их наличия и состояния. Выявленные в ходе проверки недостатки фиксируются в акте, составляемом в произвольной форме, который представляется руководству государственного органа.
4. Порядок выдачи личных дел во временное пользование
28. Государственный служащий имеет право ознакомиться со своим личным делом, а также со всеми документами до их внесения в личное дело. Государственный служащий вправе потребовать приобщения к личному делу своих письменных объяснений по конкретным документам из личного дела либо по фактам, имеющим отношение к его личным и профессиональным данным.
29. С документами из личного дела вправе ознакомиться следующие лица:
1) руководитель государственного органа, его заместители;
2) ответственный секретарь, либо его замещающее лицо;
3) руководитель аппарата;
4) руководители структурных подразделений государственного органа (с личными делами своих подчиненных);
5) государственные органы, уполномоченные на проведение проверок кадровых служб государственных органов.
30. При ознакомлении с личным делом запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить новые записи, извлекать документы или помещать новые документы, задерживать у себя личное дело сверх предоставленного для ознакомления времени, разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.
31. Учет выданных личных дел ведется с помощью контрольных карточек согласно Приложению № 7 к настоящим Методическим рекомендациям. Контрольные карточки хранятся в личном деле отдельно от других документов.
Выдача личных дел производится работником кадровой службы с пометкой в контрольной карточке о том, кому и когда выдано личное дело.
Контрольные карточки на выданные дела расставляются в контрольной картотеке и хранятся до возвращения дел, а затем снова помещаются в личные дела с отметкой о возврате.
32. Изъятие документов личного дела не допускается, за исключением случаев предусмотренных законодательством Республики Казахстан.
5. Передача личных дел при реорганизации и ликвидации государственного органа
33. При реорганизации государственного органа личные дела передаются в обработанном виде и по описи правопреемнику государственного органа с составлением акта приема-передачи.
34. При ликвидации государственного органа личные дела передаются в обработанном виде и по описи дел в соответствующие государственные архивы.
6. Сроки хранения личных дел
35. Личные дела административных государственных служащих имеют длительный срок хранения (75 лет ЭПК минус возраст работника на момент прекращения его деятельности в данном государственном органе).
По истечении данного срока хранения проводится экспертиза ценности документов, включенных в состав личных дел. Личные дела, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, определяются на постоянный срок хранения.
36. Личные дела политических государственных служащих хранятся постоянно.
37. Личные дела постоянного срока хранения, вносятся в опись дел постоянного хранения.
7. Оформление личных дел
для передачи их на ведомственное хранение
38. Подготовка личных дел для передачи в ведомственный архив производится кадровой службой.
39. Для передачи личных дел в ведомственный архив производится их полное оформление: подшиваются документы, нумеруются листы, составляется лист-заверитель, оформляется обложка личного дела.
40. Листы личного дела нумеруются арабскими цифрами, номера проставляются черным графитовым карандашом в правом верхнем углу каждого листа.