На персональном компьютере (стр. 15 из 19)
Создание Указателя
Автоматическая пометка элементов предметного указателя с помощью файла словаря
Создание файла словаря:
1. Нажмите кнопку Создать — создайте новый файл.
2. Создайте таблицу из двух столбцов.
3. В первый столбец введите текст, который следует найти и пометить как элемент указателя. Убедитесь, что текст введен в точности так, как он представлен в документе, после чего нажмите клавишу TAB.
4. Во второй столбец введите текст, который следует использовать в качестве элемента указателя, а затем нажмите клавишу TAB.
Для создания дополнительного элемента указателя введите главный элемент, двоеточие, а затем текст дополнительного элемента.
5. Повторите шаги 3 и 4 для всех остальных элементов указателя.
6. Сохраните файл словаря.
Использование файла словаря для автоматической пометки элементов предметного указателя в документе
1. Откройте документ, для которого следует создать предметный указатель.
2. Вставка — Оглавление и указатели — вкладка Указатель.
3. Нажмите кнопку Автопометка.
4. В поле Имя файла введите имя нужного файла словаря.
5. Нажмите кнопку Открыть.
Для автоматической пометки всех вхождений отдельного слова или фразы воспользуйтесь кнопкой Пометить все в диалоговом окне Определение элемента указателя. Использование файла словаря позволяет автоматически пометить все вхождения сразу нескольких слов и фраз.
Примечания. Чтобы Word пометил весь текст, который следует включить в указатель, включите разные формы искомого текста в первый столбец файла словаря. Например, введите слова время, времени и временем в три разные ячейки левого столбца, а затем введите слово время в соответствующие ячейки правого столбца.
Чтобы ускорить создание файла словаря, откройте файл словаря и документ, для которого следует создать предметный указатель. Чтобы видеть два документа одновременно: меню Окно — Упорядочить все. Копируйте текст, который требуется отметить, в первый столбец словаря.
Создание указателя
1. Пометьте элементы предметного указателя в документе.
2. Щелкните то место документа, куда следует вставить собранный указатель.
 |
3. Меню Вставка — Оглавление и указатели — вкладка Указатели.
Не забывайте, что Word — это не пишущая машинка, а текстовый процессор, предназначенный для обработки текстовой информации.
Создание автореферата
Автореферат содержит основные положения документа и может быть полезен при совместной работе или при быстром просмотре документа.
Автореферат определяет основные положения документа и присваивает определенный балл каждому предложению. Наивысший балл имеют те предложения, которые содержат наиболее часто используемые в данном документе слова. Можно задать процент предложений, имеющих наивысший балл, для включения их в реферат.
Наилучшие результаты автореферирование дает при работе с документами, имеющими четкую структуру, например с отчетами, статьями и научными публикациями.
Для создания реферата, предназначенного для чтения другими лицами, используйте предоставляемые Word возможности автоматического реферирования.
1. Предварительно необходимо пометить текст как английский:
· меню Правка — Выделить все;
· меню Сервис — Выбрать язык — Английский.
Примечание. Не обращайте внимание на подчеркивание красной волнистой линией — программа сверяет русский текст с английским словарем и "находит орфографические ошибки".
2. Меню Сервис — Автореферат.
Примечание. Чтобы прервать составление реферата, нажмите клавишу ESC.
3. В группе Вид реферата выберите вид реферата: Поместить реферат в начало документа или Создать новый документ и поместить в него реферат.
4. Введите нужную степень детализации в поле Процент от оригинала или выберите ее из списка.
5. Чтобы запретить изменение имеющихся заметок и ключевых слов на вкладке Документ в диалоговом окне Свойства (меню Файл) при создании автореферата, снимите флажок Ú — Обновить сведения о документе.Примечание. После создания реферата полезно просмотреть его, чтобы убедиться, что в него вошли все ключевые положения документа. Если качество реферата неудовлетворительное, нажмите кнопку Отменить и удалите реферат. После этого процедуру составления реферата можно повторить, увеличив размер реферата. Реферат можно изменить и вручную. Следует учитывать, что текст реферата является "грубым наброском" и, как правило, его приходится править и дополнять.
Печать документа
Чтобы напечатать текущий документ, нажмите кнопку Печать или команду Печать в меню Файл. Чтобы просмотреть, как будут выглядеть напечатанные страницы, нажмите кнопку Предварительный просмотр.
Просмотр документа перед печатью
Чтобы увидеть, как будет выглядеть напечатанный документ, нажмите кнопку Предварительный просмотр или команду Предварительный просмотр в меню Файл.
Шаблоны документов
Word предлагает пользователям не только "чистый лист" для создания своего текста, но "бланки" файла, с заранее заданной структурой и текстовыми эффектами. Использование шаблонов удобно, когда необходимо создавать множество документов одинаковой структуры, с небольшими изменениями, например Служебные записки, Резюме и т.д.
Выбор и использование шаблона
1. Меню Файл – Создать
2. В окне Создание документа выбрать нужный шаблон
3. Заполнить своим текстом фрагменты шаблона
Создание своего шаблона
Создание своего шаблона позволяет еще более упростить подготовку часто повторяющихся документов, например справок, отчетов и т.п.
Для создания шаблона необходимо создать файл, в котором будут созданы все повторяющиеся фрагменты текста, предусмотрены пустые места для оригинального текста, заданы поля, шрифты заголовки и т.д. Когда шаблон готов его нужно сохранить, но не как документ Word, а как шаблон:
1. Меню Файл — Сохранить (или Сохранить как…)
2. В диалоговом окне Сохранение документа задать сначала тип, сохраняемого файла — Шаблон.
3. Программа адресует сохранение в нужную папку шаблонов Word.
4. Задать имя файла (имя шаблону), например Наша служебная записка.
5. Сохранить.
Примечание. Для использования своего шаблона всегда создавайте файл через Меню Файл — Создать — выбрать свой Шаблон.
Основные правила построения таблиц
Статистические таблицы как средство наглядного и компактного представления цифровой информации должны быть правильно оформлены.
Основные приемы, определяющие технику формирования статистических таблиц, следующие:
1. Таблица должна быть компактной и содержать только те исходные данные, которые непосредственно отражают исследуемое явление в статике и динамике и необходимы для познания его сущности.
Следует избегать ненужной, второстепенной, бессодержательной по отношению к данному объекту исследования информации. Цифровой материал необходимо излагать таким образом, чтобы при анализе таблицы сущность явления раскрывалась чтением строк слева направо и сверху вниз.
2. Заголовок таблицы и названия граф и строк должны быть четкими, краткими, лаконичными, представлять собой законченное целое, органично вписывающееся в содержание текста.
Необходимо избегать большого количества точек и запятых в названиях таблицы и граф — это затрудняет чтение таблицы.
Если название таблицы состоит из двух и более предложений, точка ставится для отделения предложений друг от друга, но не после последнего.
В заголовках граф допускаются точки только при необходимых сокращениях.
В заголовке таблицы должны найти отражение объект, знак, время и место совершения события. Но при этом следует помнить, что чем более краток и лаконичен текст заголовка таблицы, тем она яснее и доходчивее для чтения и анализа, естественно, если это осуществляется не в ущерб ее точности и познавательности. Заголовки таблицы, граф и строк пишутся полностью без сокращений.
3. Информация, располагаемая в столбцах (графах) таблицы завершается итоговой строкой. Существуют различные способы соединения слагаемых граф с их итогом:
· строка "Итого" или "Всего" завершает статистическую таблицу;
· итоговая строка располагается первой строкой таблицы и соединяется с совокупностью ее слагаемых словами "В том числе".
В групповых и комбинационных таблицах всегда необходимо давать итоговые графы и строки.
4. Для того чтобы было легче читать и анализировать большие (по количеству приведенных строк) таблицы целесообразно оставлять двойной промежуток после каждых пяти (и далее кратных пяти) строк.
5. Если названия отдельных граф повторяются, содержат повторяющиеся термины или несут единую смысловую нагрузку, то им необходимо присвоить общий объединяющий заголовок.
Данный прием используется и для подлежащего, и для сказуемого таблиц.
6. Графы (столбцы) и строки полезно нумеровать. Графы, заполненные названием строк, принято обозначать заглавными буквами алфавита (А, В и т.д.), а все последующие графы номерами в порядке возрастания.
7. Взаимосвязанные и взаимозависимые данные, характеризующие одну из сторон анализируемого явления (например, число библиотек вообще и удельный вес публичных, абсолютный прирост и темп роста библиотечного фонда и т.д.), целесообразно располагать в соседних друг с другом графах.