На персональном компьютере (стр. 3 из 19)
IV. Во многих диалоговых окнах программы в правом верхнем углу присутствует знак "?", который прилипает к курсору мыши. Его назначение аналогично тому, что описано в предыдущем пункте, но действие распространяется именно на открытую панель. В пределах отдельного окна или панели этот элемент справки может быть доступен и через контекстное меню, которое выводится по щелчку правой кнопкой мыши на вызывающем вопрос объекте, а затем выбором из раскрытого меню строки "Что это такое?".
V. В интерфейсе современных программ широко применяются всплывающие подсказки (при задержке указателя мыши на 1—2 секунды на клавишах панелей инструментов вводится краткая справка). Флаг, активизирующий эту функцию, обычно стоит по умолчанию и находится в форме по адресу: "Главное меню — Сервис — Настройка — Параметры — Отображать подсказки для кнопок", можно также включить в подсказку сочетание "горячих клавиш".
VI. Дополнительные подсказки в строке состояния (внизу экрана) для некоторых клавиш панелей, действуют аналогично всплывающей подсказке, но справка выводится в поле строки состояния, то есть достаточно далеко от самого объекта и поэтому на это сообщение редко обращают внимание.
VII. Контекстно-зависимое меню (стартует при щелчке правой кнопки мыши и зависит от места нахождения указателя мыши на момент щелчка) дает перечень команд, целесообразных к выполнению в заданной ситуации. Хотя выводимая при этом информация и не является справкой, часто она бывает более чем полезной.
VIII. Изменение формы указателя мыши при наползании на границы объектов либо другие мышечувствительные поля указывает на возможность выполнять операции в духе drag-&-drop* или "Перетащить и бросить". Существует и возможность отмены операции в этом случае (Меню Правка — Отменить или горячие клавиши Alt-Backspace, на клавиатуре на клавише Backspace нанесен символ "¬").
Научная и методическая работа предполагает от библиотекаря точное соблюдение планов, расписаний. Большой объем различных видов работ, встреч требует своеобразной и постоянной диспетчеризации. Роль своеобразного, компьютерного, секретаря-референта выполнит программа Microsoft Outlook. Эта программа, предназначенная для управления перепиской и личными сведениями, облегчает работу с сообщениями, встречами, контактами и задачами.
В Microsoft Outlook отображаются собрания и напоминания о встречах. Кроме того, эта программа позволяет планировать встречи и собрания с другими пользователями. При планировании собраний имеется возможность просмотра сведений о занятости участников и выбора наиболее удобного времени. Outlook также упрощает отслеживание ежегодных событий, например отпусков и дней рождения.
Личный календарь
Ведение личного электронного ежедневника (ежедневника подразделения библиотеки) — очень удобный модуль программы именно для работников библиотек, имеющих постоянную необходимость придерживаться достаточно жесткого расписания своей работы. Даже если ваш компьютер не имеет выхода в Интернет, то все равно установите Outlook и ведите Ежедневник-Календарь.
Для того чтобы открыть элемент календаря надо на панели Outlook нажать кнопку Календарь.
Настройка календаря:
1. Меню Сервис — Параметры — вкладка Настройка.
2. Нажмите кнопку Параметры календаря.
3. Настройте Параметры вашего Календаря:
· Почта (если она у вас есть);
· Календарь;
· Задача;
· Дневник;
· Заметки.
 |
Заполнение календаря
| |
Выберите нужную дату, щелкните по ней, затем в левом кадре в строке нужного часа сделайте запись.
Встречи, собрания и события
Планирование встречи
Встречи — это мероприятия, для которых резервируется время в календаре, на которые никто не приглашается и для которых не привлекаются ресурсы.
Имеется возможность установить выдачу напоминания о встрече. Также можно установить вид календаря для его просмотра другими пользователями. Для этого время, отведенное для встречи, обозначается как занятое, свободное, под вопросом или время отсутствия на работе. Могут планироваться повторяющиеся встречи. Для выбора встречи щелкните ее. Для открытия встречи дважды щелкните левый маркер перемещения. Встречи можно просматривать по дням, неделям или месяцам.
Выбирая время начала и окончания встречи, воспользуйтесь средством автодатировки: достаточно ввести текст, например, "следующий вторник" или "полдень", и не набирать дату или время.
Можно запланировать встречу в своем календаре, а также получить от других пользователей права на планирование или изменение встреч в их календарях. Встречи также могут быть помечены как личные.
1. В меню Файл укажите на команду Создать, затем щелкните Встреча.
2. В поле Тема введите описание.
3. В поле Место определите место встречи.
4. Введите время начала и окончания встречи.
5. Установите прочие параметры, если они необходимы.
6. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Примечание. Возможен другой способ создания встречи в календаре. Для этого выделите интервал времени, щелкните его правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Создать встречу.
Назначение собрания
Собрание — это встреча с приглашением лиц или привлечением ресурсов.
Объект "Собрание" может создаваться и рассылаться как приглашения на собрания — обычные или сетевые (проводящиеся в среде Интернета), а также резервировать ресурсы. Чтобы организовать сетевое собрание, например с помощью программы NetMeeting, в приглашении на вкладке Встреча установите флажок Собрание по сети. При создании собрания определите приглашаемых лиц, а также необходимые ресурсы, выберите время проведения собрания. Ответы на отправленное приглашение направляются в папку "Входящие". Для отслеживания получения ответов установите переключатель Показать состояние участника на вкладке Доступность участников диалогового окна Встреча. После создания собрания можно расширять круг приглашенных, а также переносить собрание.
1. На панели Outlook нажмите кнопку Календарь.
2. Меню Действия — Назначить собрание.
3. Пригласите участников и привлеките необходимые ресурсы.
4. Автовыбор — выберите нужный параметр — Организовать.
5. В поле Тема введите описание.
6. Если место проведения собрания не выбрано, введите его в поле Место.
7. Установите прочие параметры, если они необходимы.
8. Отправить.
Примечание. Для отправки повестки дня или замечаний вложите файл в приглашение на собрание.
Создание события
Событие — это мероприятие с продолжительностью больше 24 часов.
Примеры событий: Методический совет, Совет дирекции, Производственное собрание, Отпуск, Семинар и т.д. События могут быть ежегодными (например, День библиотек 27 мая, дни рождения сотрудников или годовщина создания библиотеки и т.д.), то есть происходить раз в году и протекать в течение одного или нескольких дней. Для событий простых и ежегодных время в календаре не отводится, но они указываются в титульных страницах. Для других пользователей, просматривающих ваш календарь, время встречи, запланированной на целый день, помечается как занятое, а время события — как свободное.
1. На панели Outlook нажмите кнопку Календарь.
2. Выберите в меню Действия команду Создать событие на целый день.
3. В поле Тема введите описание.
4. В поле Место введите место встречи.
5. Выберите другие настройки, если это необходимо.
Примечание. Чтобы просматривающие календарь видели, что вас нет на работе, в предложенном списке В это время выберите значение Нет на работе.
6. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Примечания. Согласно определению, события длятся от полуночи до полуночи.
В представлении день/неделя/месяц можно быстро создать ежедневное событие, дважды щелкнув заголовок дня, на который оно приходится.
Создание отчета
Функция экспорта данных Outlook позволяет создать отчет о Встречах, Собраниях, Событиях, то есть по всем записям вашего электронного ежедневника. Для создания структурированного отчета необходимо, чтобы всем Событиям, Встречам и Собраниям были присвоены Категории.
Создание отчета:
1. Меню Файл — Импорт и экспорт.
2. В Мастере Импорта и экспорта выбрать Экспорт в файл, нажать кнопку Далее.
3. Выбрать тип файла, создаваемого в качестве отчета. В качестве формата экспортируемой информации удобнее выбрать Microsoft Excel (впрочем, можно выбрать любой удобный формат).
4. Выбрать папку, которую надо экспортировать, например Календарь, — Далее.
5. С помощью кнопки Обзор выбрать папку и задать имя файлу отчета — ОК — Далее.
6. На последнем шаге Мастера Импорта и экспорта, нажав кнопку Соответствие полей, установить, какие сведения из календаря, попадут в формируемую таблицу Отчета.
7. Нажать Готово, задать промежуток времени, за который создается Отчет — ОК.
8. Проследить благополучное создание файла отчета и открыть его. При необходимости внести редакторские правки и коррективы.
Работа с адресной книгой
Microsoft Outlook может использоваться для хранения имен, номеров телефонов и адресов вышестоящих начальников в районных и городских администрациях, коллег и партнеров, книготорговых фирм, особых групп читателей, с которыми необходим частый и постоянный контакт — например читательский актив и т.п. Кроме того, списки контактных лиц могут импортироваться в Outlook из других программ.