На персональном компьютере (стр. 4 из 19)
Папка "Контакты" является адресной книгой для электронной почты, а также хранилищем деловых сведений и данных о людях, с которыми требуется поддерживать связь. В папке "Контакты" могут храниться адрес электронной почты, почтовый адрес, несколько номеров телефонов и другие сведения, относящиеся к контактному лицу, например, день рождения или годовщина какого-либо события.
При вводе имени или адреса контактного лица Outlook разделяет это имя или адрес на компоненты и помещает эти компоненты в отдельные поля. Сортировка, группировка и фильтрация контактов могут выполняться по любой части имени или адреса.
Находясь в диалоговом окне "Контакты" достаточно нажать кнопку, чтобы выбрать команду в меню и отправить контактному лицу приглашение на собрание, сообщение электронной почты или задание. При наличии модема Outlook может набирать номера телефонов контактных лиц, засекать время разговора, которое заносится в дневник, заносить заметки о разговоре.
При сохранении сведений о контактном лице в файле в качестве имени этого файла могут использоваться имя, фамилия, название организации, кличка контактного лица или любое другое слово, которое поможет быстро находить этот контакт, например "книготорговая организация". Outlook предлагает несколько вариантов имени файла, в котором сохраняется контакт, может быть выбрано и другое имя. Для каждого контактного лица имеется возможность вводить до трех адресов. Один из них может быть указан как почтовый, после чего он может печататься на почтовых наклейках, конвертах и использоваться для создания писем нескольким адресатам.
Создание нового контакта с новыми данными:
1. Укажите в меню Файл на команду Создать и выберите команду Контакт.
2. В поле Полное имя введите имя контактного лица.
3. Введите все необходимые сведения о новом контактном лице.
4. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Открытие контакта:
1. На панели Outlook нажмите кнопку Контакты.
2. Выберите контакты, которые требуется открыть.
3. В меню Файл укажите на команду Открыть и щелкните Выделенные документы.
Примечания. Чтобы быстро открыть один или несколько выбранных контактов, нажмите клавишу Enter.
Чтобы быстро открыть Контакт в режиме представления карточки, дважды щелкните заголовок карточки.
Быстрый поиск контактных лиц:
1. Введите имя, которое требуется найти, в поле Найти контакт на панели инструментов.
2. Может быть введено сокращенное имя (например, Петр Б.), или фамилия, а также адрес электронной почты. Чтобы быстро найти контакт, поиск которого недавно уже выполнялся, щелкните стрелку рядом с полем Найти контакт и выберите его имя.
Работа с задачами
Механизм назначения задач позволяет следить за ходом выполнения работы, которую вы себе запланировали.
При использовании сетевых машин, подключенных к локальной или глобальной сети, задачи можно назначать не только себе. Например, руководитель может назначить задачу помощнику, сотрудник — коллеге по рабочей группе. В операции назначения задачи участвуют, по крайней мере, два человека: один отправляет поручение, а второй отвечает на него.
Задачей называется поручение личного или служебного характера, выполнение которого можно проследить. Задача может быть разовой или повторяющейся. Повторение задачи происходит с равными интервалами или в зависимости от даты ее выполнения. Например, задачей является организация какого-либо мероприятия в последнюю пятницу каждого месяца или написание статьи.
Создание разовой задачи:
1. Меню Файл — Создать — Задача.
2. В поле Тема введите название задачи.
3. Выберите нужные настройки.
4. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Примечание. Чтобы быстро добавить задачу к списку задач, щелкните поле Щелкните здесь, чтобы добавить элемент (задачу), затем наберите имя задачи и нажмите клавишу Enter.
Создание задачи, повторяющейся с равными интервалами:
1. Меню Файл — Создать — Задача.
2. В поле Тема введите название задачи.
3. Выберите нужные настройки.
4. Меню Действия — Повторение.
5. Выберите частоту повторения задачи (Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно, Ежегодно) и установите соответствующие параметры.
Примечание. Для повторения задачи с регулярными интервалами не устанавливайте переключатель Ставить новую задачу на.
6. Если задача должна начинаться и заканчиваться в конкретные дни, введите дату начала и дату завершения.
7. Нажмите кнопку OK, затем кнопку Сохранить и закрыть.
Создание задачи, повторяющейся в зависимости от даты выполнения:
1. Меню Файл — Создать — Задача.
2. В поле Тема введите название задачи.
3. Выберите нужные настройки.
4. Меню Действия — Повторение.
5. Выберите частоту повторения задачи (Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно, Ежегодно).
6. Установите переключатель Ставить новую задачу через и введите в поле значение частоты повторения.
7. Если задача должна начинаться и заканчиваться в конкретные дни, введите дату начала и дату завершения.
8. OK — Сохранить и закрыть.
Открытие задачи:
1. На панели Outlook нажмите кнопку Задачи или Календарь.
2. В списке задач найдите необходимую задачу и дважды щелкните ее значок.
Планируйте свою деятельность, следите за выполнением своих задач и встреч, ведите ежедневник и у вас не будет проблем с отчетами. Планировать свою деятельность будет проще, если вы будете точнее представлять свои временные затраты и удельный вес тех или иных работ.
Система распознавания текста FineReader
Система распознавания — одна из наиболее перспективных областей применения искусственного интеллекта. Существует решение, максимально приближенное к человеческой способности читать: оно построено на принципах, сформулированных в результате наблюдений за поведением животных и человека. Это технология целостного, целенаправленного и адаптивного восприятия.
Процесс обработки FineReader осуществляется в несколько этапов:
1. Сканирование.
2. Выделение блоков на изображении.
3. Распознавание.
Затем нужно проверить ошибки и сохранить результат распознавания (передать его в другое приложение, например в текстовый редактор WORD, в Буфер и т.п.).
FineReader — это система оптического распознавания текстов. Она преобразует полученное с помощью сканера графическое изображение (картинку) в текст (то есть в коды букв, "понятные" компьютеру). Основные модификации — Standard, Professional, Рукопись.
В библиотеках следует, конечно, применять профессиональные версии программ (это замечание касается любых программ). Если есть возможность, а главное уровень решаемых задач, то необходимо приобретать модификацию Рукопись.
Таблица 1
Функции, обеспечиваемые модификациями FineReader
| Функция | Standard | Professional | Рукопись |
| Типы распознаваемых текстов | Печатные | Печатные, рукописные | |
| Распознавание штрих-кода | Да | Да | |
| Возможность обучения новым символам | Да | Да | Да |
| Распознавание многоколоночного текста с картинками и таблицами. Сохранение оформления в формате RTF | Да | Да | Да |
| Интернет: сохранение документа в формате HTML | Да | Да | Да |
| Поддержка языков | |||
| Встроенная программа проверки орфографии | Да | Да | Да |
| Распознавание многоязычных документов | Да | Да | Да |
| Создание новых языков | Да | Да | |
| Распознавание таблиц | |||
| Распознавание таблиц, сохранение результатов в форматах RTF, CSV, XLS, DBF | Да | Да | Да |
| Ручная и автоматическая сегментация таблиц | Да | Да | Да |
| Пост-редактор распознанных таблиц | Да | Да | Да |
Выбор сканера
Библиотекарям приходится сканировать именно тексты, которые должны быть затем распознаны и превращены в текстовый файл. Если же сканер используется для выполнения платных услуг по сканированию и распознавание не требуется, то можно использовать программы, предназначенные только для сканирования и сохранения картинки.
Для большего комфорта работы необходимо, чтобы программа была связана с подключенным к ней сканером: меню Сервис — Выбор сканера.