Тема 4. Виды организационно-распорядительных документов, правила их составления и оформления –
4 часа
Виды организационно - распорядительных документов: организационные, распорядительные, информационно-справоч-ные.
Организационные документы. Их назначение, структура, содержание, оформление, утверждение.
Распорядительные документы: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания. Порядок доведения распоряди-тельных документов до исполнителей. Порядок фиксации на документе отметок об этапах его прохождения и исполнения.
Информационно-справочные документы. Их назначение, содержание, порядок оформления.
Тема 5. Состав и особенности работы с кадровой документа-цией – 2 часа
Состав и содержание документации, регламентирующей деятельность службы управления персоналом и работу с персоналом: Положение о персонале организации, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об отделе управления персоналом, должностные инструкции его сотрудников.
Состав кадровой документации в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Нормативно-методические документы, регламентирующие состав, содержание, порядок составления и оформления кадровых документов. Особенности работы с кадровой документацией в организациях различных сфер деятельности: производственной, научной, образовательной, государственной службы и др. Карточная форма ведения документов.
Перечень кадровых документов, подлежащих утверждению руководителем организации.
Документирование рабочего времени и времени отдыха: документы обязательные и рекомендуемые.
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти.
Тема 6. Правила оформления документов по приему, увольнению, переводу работников - 3 часа
Правила оформления приказа (распоряжения) о приеме на работу. Содержание и порядок заполнения анкеты, автобиографии, личного листка по учету кадров, личной карточки, учетной карточки научного работника. Виды и условия заключения трудового договора. Особенности условий трудового договора с лицами разных должностных категорий, с подростками, инвалидами. Порядок расторжения трудового договора.
Документы по увольнению работника: заявление или служебная записка, приказ об увольнении; порядок их составления, оформления и выдачи.
Виды перевода работников на другую работу. Документы по переводу: заявления, докладная записка, приказ о переводе. Порядок оформления перевода работника.
Порядок подготовки проектов приказов по личному составу.
Особенности в документировании изменений условий трудового договора в зависимости от срока и инициатора изменений.
Тема 7. Трудовые книжки и правила их ведения - 2 часа
Нормативные документы о порядке ведения трудовых книжек. Правила заполнения трудовых книжек. Образцы формулировок записей в трудовых книжках. Вкладыш в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки. Учет движения трудовых книжек. Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении. Хранение трудовых книжек.
Тема 8. Формирование и ведение дел по личному составу и
учетно-справочных картотек – 2часа
Личное дело работника, его назначение, состав и порядок расположения документов в нем. Правила ведения и хранения личных дел. Порядок внесения изменений в документы личного дела. Учет личных дел и их выдача во временное пользование. Контрольные карточки.
Назначение и порядок ведения учетно-справочных картотек. Персональный, штатно-должностной и статистический учет работников. Типовая форма №Т-2, ее содержание, порядок заполнения личных карточек. Хранение и архивирование личных карточек.
Тема 9. Формирование и номенклатура дел кадровой службы - 2 часа
Понятия «дело» и «номенклатура дел» как способ классификации и систематизации документов. Назначение номен-клатуры дел. Нормативно-методические документы по составлению номенклатуры дел. Виды номенклатуры дел: конкретные или индивидуальные, примерные, типовые. Основная номенклатура дел кадровой службы. Требования к заголовку дела, к порядку расположения дел. Индексация дел. Унифицированная форма номенклатуры дел организации или структурного подразделения. Порядок рассмотрения и утверждения номенклатуры дел в организации.
Тема 10. Правила составления документов об отпусках,
о командировании работников и о приостановлении
работы в случае задержки выплаты заработной
платы - 1 час
Порядок оформления очередных отпусков. Трудовое законода-тельство о порядке предоставления и оформления отпусков. Графики отпусков, заявление работника, приказ о предоставлении отпуска.
Порядок оформления документов по командированию работников: служебные записки руководителей структурных подразделений, приказы о командировании. Командировочные удостоверения, порядок их учета и регистрации. Журнал учета работников, отбывающих в командировки. Журнал учета приема командированных работников.
Порядок оформления документов о приостановлении работы в случае задержки выплаты заработной платы.
Тема 11. Правила составления документов о материальной
ответственности, защите персональных данных и
коммерческой тайны – 2 часа
Нормативно-законодательная база заключения договоров о полной материальной ответственности: ТК РФ, Положение о материальной ответственности. Приказы о введении на предприятии коллективной материальной ответственности и о назначении руководителя такого коллектива. Перечень работ, при выполнении которых может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность. Типовые договоры о коллективной (бригадной) и о полной индивидуальной материальной ответственности. Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности. Исковое заявление о возмещении ущерба, причиненного работником при исполнении трудовых обязанностей.
Законодательные акты о защите информации: Закон РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», ТК РФ и др. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну организации. Памятка работнику о сохранении коммерческой тайны организации. Обязательство работника о неразглашении коммерческой тайны. Включение условий о неразглашении сведений, составляющих коммерческую или служебную тайну, в трудовой договор.
Тема 12. Организация работы с кадровыми документами.
Деловая корреспонденция в работе кадровых служб - 3 часа
Понятие документооборота. Группировка документов органи-зации: входящие, исходящие, внутренние. Основные этапы обработки и движения кадровых документов.
Прием и первичная обработка входящих кадровых документов. Организационные формы работы с кадровыми документами: централизованная, децентрализованная, смешанная. Способы получения документов: по почте, курьером, по телефону, факсу, электронной почте и особенности их обработки. Отметки о поступлении входящих документов. Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Распределение поступивших документов.
Правила регистрации поступивших кадровых документов. Особенности регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. Формы регистрации документов: журнальная, карточная, автоматизированная, электронная (на ПЭВМ).
Направления контроля исполнения кадровых документов: по срокам, по существу решения вопроса, по исполнителям. Ручная сроковая картотека; автоматизированная система контроля исполнения кадровых документов.
Направления и формы информационно-справочной работы; справочные картотеки, регистрационные карточки, использование ПЭВМ.
Правила обработки и отправки исходящих кадровых документов. Этапы работы с исходящими документами. Способы отправки документов.
Порядок работы с внутренними кадровыми документами.
Виды почтовых отправлений. Сроки пересылки. Почтовые конверты. Написание адреса. Отправка трудовой книжки по почте. Переписка с организациями.
Тема 13. Текущее и архивное хранение документов - 2 часа
Требования, предъявляемые Государственной инспекцией труда к составу и порядку ведения кадровой документации.
Порядок текущего хранения дел в структурных подразделениях. Последовательность расположения дел на полках, в шкафах, с использованием подвесной системы. Правила выдачи дел или документов из дел.
Порядок обработки дел для последующего их хранения и использования. Проведение экспертизы ценности документов. Группировка дел в зависимости от срока их хранения. Акт об уничтожении документов. Порядок оформления дела для его хранения в зависимости от срока хранения. Составление описей дел. Сдача дел в архив. Сроки хранения основных управленческих документов. Административная ответственность руководителя за нарушение действующего законодательства по архивному делу.
Систематизация, хранение и уничтожение кадровой документации.
Тема 14. Документирование оценки деятельности работников - 2 часа
Аттестация и присвоение квалификационных разрядов как формы оценки деятельности работников. Положение об аттеста-ционной (квалификационной) комиссии, его содержание и порядок утверждения. Состав аттестационной комиссии, порядок ее утверждения. График проведения аттестации, его содержание. Документы этапа подготовки к аттестации: приказ руководителя организации, служебная характеристика - отзыв (заключение) об аттестуемом работнике; их содержание. Документы этапа проведения аттестации: протокол заседания комиссии, аттестационной лист работника; их содержание и порядок составления.