Учебно-методическое пособие для студентов вузов Павлодар (стр. 33 из 76)

Ввод и редактирование данных. Определенная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов: текст, число или формула. Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхней части окна программы MS Excel. Место ввода отмечается текстовым курсором. Чтобы завершить ввод данных в ячейку используйте клавишу {Enter}. Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки используют клавишу {Esc}. Для удаления содержимого ячейки или выделенного диапазона служит клавиша {Delete}. Данные в ячейке можно редактировать тремя способами: 1) можно выделить ячейку и щелкнув на строке формул отредактировать данные в ней; 2) отредактировать данные в текущей ячейке, нажав функциональную клавишу {F2}; 3) отредактировать данные в ячейке, сделав в ней двойной щелчок мышью.

Форматирование данных. Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки, а числовые – по правому. Чтобы изменить формат отображения данных в ячейке или в выбранном диапазоне, используют команду Формат – Ячейки. Вкладки этого диалогового окна позволяют выбирать формат записи данных (кол-во знаков после запятой, указание денежной единицы и т.д.), задавать направление текста и метод его выравнивания, определять шрифт, задавать фоновый цвет, управлять отображением и видом рамок.

Вычисление в Excel. Формула в Excel может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в строке формул.

Правило использования формул в программе Excel состоит в том, что если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует использовать формулу, даже если операцию можно легко посчитать в уме. Это гарантирует, что последующее редактирование таблицы не нарушит ее целостности и правильности производимых в ней вычислений.

Абсолютная и относительная адресация ячеек. При копировании формул адреса в ссылках, называемых относительными, автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.

Формулы и функции используются для выполнения стандартных вычислений в рабочих книгах. Значения, которые используются для вычисления функций, называются аргументами. Все функции используют одинаковые правила синтаксиса:

Если функция появляется в самом начале, то ей должен предшествовать знак равенства, как и во всякой другой формуле.

Аргументы функции записываются в круглых скобках сразу за названием функции и отделяются друг от друга точкой с запятой. Аргументы могут быть константами, формулами, текстом, другими функциями. Функции, являющиеся аргументами другой функции, называются вложенными. (до 7 уровней вложенности)

Для удобства работы функции Excel разбиты на категории:

Построение диаграмм. Диаграмма – графическое изображение данных, наглядно показывающее соотношение каких-либо величин.

Гистограмма – столбчатая диаграмма, которая графически отображает статистические распределения какой-либо величины по количественному признаку.

Круговая диаграмма – строится по одному ряду данных и отображает процентное распределение величины.

График – используется для отображения последовательного изменения величины во времени, или относительно другой величины.

Для наглядного показа тенденции изменения некоторой переменной целесообразно на график вывести линию тренда.

Изменения данных в таблице приводит к изменению диаграммы и наоборот.

Базы данных в Excel. База данных – это средство, использующееся для хранения, организации и поиска информации. Простые базы данных, состоящие из одной таблицы можно создавать средствами Excel.

Сортировка данных в списке. Для упорядочения ячеек по значениям предусмотрена операция сортировки. Данные – Сортировка.

По умолчанию списки сортируются в алфавитном порядке. Для сортировки дней недели, названия месяцев в соответствии с их логическим, а не алфавитным порядком, используется пользовательский порядок сортировки.(При помощи Сервис – Параметры – Списки можно создать свой порядок сортировки)

Автофильтр. Для применения автофильтра необходимо:

Щелкнуть по любой ячейке внутри списка;

Выбрать команду Данные – Фильтр – Автофильтр. В ячейках с именами полей появятся кнопки со стрелками вниз.

Чтобы отфильтровать строки, содержащие определенное значение, надо нажать кнопку со стрелкой в том столбце, где содержатся искомые данные

Выбрать критерий фильтрации в списке.

Чтобы отфильтровать список по двум значениям в одном столбце или применить для отбора операторы сравнения, используют пункт Условие. Затем в диалоговое окно пользовательского автофильтра необходимо внести операторы сравнения и значения критерии отбора. Если необходимо отобрать строки, удовлетворяющие одновременно двум условиям отбора, то надо подключить флажок И; если необходимо отобрать строки, удовлетворяющие одному из условий отбора, то следует подключить флажок ИЛИ.

Для удаления фильтра из одного столбца – нажать кнопку со стрелкой и выбрать пункт Все. Для удаления фильтра из всех столбцов – Данные-Фильтр – Отобразить все.

Чтобы отключить автофильтр Данные – Фильтр – Автофильтр.

Расширенный фильтр (фильтрация по критериям). Чтобы отфильтровать список с помощью расширенного фильтра, столбцы списка должны иметь заголовки. Следует оставить не менее трех строк между списком и критериями расширенного фильтра. Для отбора по критериям необходимо:

- скопировать из списка заголовки фильтруемых столбцов;

- введите в строки под заголовками условий требуемые критерии отбора;

- укажите ячейку в списке;

- выберите команду Данные – Фильтр – Расширенный фильтр;

- в поле диапазон исходных данных указать диапазон расположения исходного списка;

- в поле диапазон условий указать диапазон сформированных на шаге 2 критериев отбора.

Подведение промежуточных итогов в списке. Отсортировать список по столбцу, для которого необходимо подвести итоги.

- указать ячейку в этом списке;

- выбрать команду Данные – Итоги;

- выбрать столбец, содержащий группы, по которым необходимо подвести итоги, из списка При каждом изменении в - это должен быть тот столбец, по которому проводилась сортировка списка на шаге 1;

- выбрать функцию, необходимую для подведения итогов, из списка Операция;

- выбрать столбцы, содержащие значения, по которым необходимо подвести итоги, в списке Добавить итоги по;

- для подведения вложенных итогов необходимо отключить опцию Заменить текущие итоги.

Удаление промежуточных итогов – Выбрать команду Данные – Итоги, и нажать кнопку Убрать все.

Анализ данных при помощи сводной таблицы. Сводная таблица – это таблица, которая используется для быстрого подведения итогов или объединения больших объемов данных. Меняя местами строки и столбцы можно создать новые итоги исходных данных, отображая разные страницы. Сводная таблица создается с помощью мастера сводных таблиц, используемого для размещения и объединения анализируемых данных. Чтобы начать создание сводной таблицы, надо выбрать команду Данные – Сводная таблица.

Практическая работа №8

Основные приемы работы с электронными таблицами. Ввод формул. Мастер функций

Цель: изучить технологию создания электронных таблиц, в целях автоматизации простейших вычислений.

Ход работы

Освоение технологии ввода и редактирования данных в электронных таблицах

Вычислим n-й член и сумму арифметической прогрессии.

1 Загрузите программу Microsoft Excel.

2 Создайте новую рабочую книгу, используя пиктограмму

или выполнив команду Файл – Создать. Сохраните рабочую книгу в папке ПР8 под именем Бюджет.

3 Перейдите на Лист 2, в ячейку В1 введите Бюджет, в ячейку А3 – Составил, в ячейку А4 – Дата, в ячейку А6 – Исходные данные, а ячейку А10 – Отчет.

4 Выделите диапазон В6:С8 и заполните его следующим образом: установите курсор в ячейку В6 и введите Темпы роста, дважды нажмите клавишу {Тав}, введите Рост объема продаж; нажмите клавишу {Тав}, введите 1,50; нажмите клавишу {Тав}, введите Удорожание товаров; нажмите клавишу {Тав}, введите 0,90, нажмите клавишу {Тав}.

5 Перенесите содержимое ячейки B1 в ячейку C1, а содержимое диапазона ячеек B6:C8, в диапазон ячеек C6:D8. Для этого достаточно подвести курсор к нижней границе выделенного диапазона и, захватив его левой кнопкой мыши перенести на новое место.

6 В результате выполненных действий, ваш документ должен выглядеть следующим образом (рисунок 23):

Рисунок 23 – Вид документа Бюджет

7 Отредактируйте ячейку В1, добавив перед словом Бюджет слово Торговый, а после слова Бюджет введите символ «:» и наберите 2004 финансовый год. Существует 3 способа редактирования содержимого ячейки: 1) сделать двойной щелчок в редактируемой ячейке; 2) нажать функциональную клавишу F2; 3) отредактировать содержимое ячейки в строке формул. Воспользуйтесь любым из этих способов.

Изучение методов автоматизации работы в Excel — автозаполнение, автосуммирование

8 В ячейку С10 введите слово Январь и протяните маркер заполнения до ячейки Н10. Маркер автозаполнения появляется в правом нижнем углу выделенной ячейки, и выглядит в виде черного крестика. После проведенной Вами операции автозаполнения Вы увидите, что ячейки диапазона C10:H10 автоматически заполнились названиями месяцев.