Учебно-методическое пособие для студентов вузов Павлодар (стр. 51 из 76)
Использование мастера простых запросов. Согласно своему названию, этот мастер способен создавать только очень простые запросы на выборку данных и используется поэтому в основном обычными пользователями – непрофессионалами.
Простые запросы отличаются от других типов запросов тем, что при их создании:
- нельзя добавлять критерии выбора в запрос или определять порядок сортировки запроса;
- нельзя изменять порядок полей в запросе; поля всегда отображаются в том порядке, в каком они были выбраны в первом окне мастера;
- если одно или несколько полей являются числовыми, то мастер позволяет создать суммарный запрос, представляющий сумму, среднее, минимальное или максимальное значение цифрового поля (полей). В набор результатов запроса можно включить также подсчет количества записей;
- если одно или несколько полей имеют тип Date/Time, то можно задать итоговый запрос, осуществляющий группирование данных по диапазону – дню, месяцу, кварталу, году.
Использование конструктора запросов. Возможности мастера простого запроса достаточно ограничены. Лучший подход состоит в том, чтобы использовать графическое окно конструктора запроса, называемое также бланком запроса. Это одно из наиболее мощных средств Access.
Добавляя и удаляя таблицы в верхней части бланка, перемещая необходимые для выборки поля в нижнюю часть, изменяя, если необходимо, связи между таблицами, мы фактически формируем текст запроса на языке SQL.
Нажав кнопку Запуск
, мы увидим результат выполнения сформированного запроса. В Access возможно создание четырех основных типов запросов:
1 Запросы на выборку - извлекают данные из одной или нескольких таблиц.
2 Перекрестные запросы - суммируют данные из одной или нескольких таблиц БД в форме электронной таблицы. Эти запросы полезны для анализа данных и создания графиков и диаграмм, основанных на сумме значений числовых полей многих записей.
3 Запросы на изменение - эти запросы создают новые таблицы базы данных или вносят в таблицы значительные изменения. Такие запросы позволяют добавлять в таблицу новые записи или удалять их, вносить изменения в записи с помощью выражений, встроенных в конструкцию запроса.
4 Запросы с параметрами – повторно применяют существующие запросы, внося незначительные изменения в их условия отбора. После выполнения запроса с параметрами Access отображает диалоговое окно, предлагающее пользователю внести новое условие отбора. Функции запросов с параметрами можно добавить к остальным 3-м типам запросов.
Оптимизация запросов. Задание точных критериев позволяет минимизировать число строк, пересылаемых через сеть. Например, можно выбирать заказы только текущего месяца. Можно создать отдельные запросы «последний месяц», «этот квартал», «последний квартал» для пользователей, нуждающихся в «исторических» данных.
В первоначальный запрос целесообразно включать только те поля, которые необходимы для представления самых основных сведений.
Не следует включать в первоначальные запросы поля типа OLE Object и MEMO.
Задание
1 Откройте базу данных Продажа товаров.
2 Создайте простой запрос с помощью Конструктора, содержащий поля Дата и Кол-во из таблицы ОПЕРАЦИИ, поле Наименование из таблицы ТОВАРЫ. Сохраните его под именем Товар по датам.
3 Создайте простой запрос с помощью мастера на основе таблицы ОПЕРАЦИИ. Из таблицы операции отберите поля Дата, Цена, Кол-во, Сумма, Форма оплаты. Назовите запрос Операции по датам.
4 На основе запроса Операции по датам создайте итоговый запрос Кол-во по датам, в котором отобразите количество проданного товара за каждый день операции.
5 На основе запроса Операции по датам создайте итоговый запрос Средний приход по датам, в котором отобразите среднее значение суммы от продажи товара за каждый день операции.
6 Создайте запрос на выборку на основе таблицы ЗАКАЗЧИКИ. Отберите информацию о заказчиках в лице средне-образовательных школ и детских садов. На экран выведите поля Заказчик, Адрес и Телефон. Сохраните запрос под именем Заказчики_школы_детсады
7 Создайте запрос на выборку на основе таблицы ОПЕРАЦИИ. Отберите все операции за март. Выведите на экран поля Дата и Кол-во из таблицы ОПЕРАЦИИ, Наименование из таблицы ТОВАРЫ. Сохраните запрос под именем Операции_март.
8 Создайте перекрестный запрос на основе запроса Товар по датам. В результате выполнения запроса на экране должна появляться информации о среднем количестве товара за каждый день операции (см.рисунок 47). Сохраните запрос под именем Среднее по датам.
Рисунок 47 – Перекрестный запрос Среднее по датам
9 Создайте перекрестный запрос на основе запроса Товар по датам. В результате выполнения запроса на экране должна появляться информации о сумме товара, проданного за каждый месяц. Скройте пустые столбцы и столбец Итоговых значений. После правильного выполнения данного пункта должна получиться результирующая таблица следующего вида (рисунок 48).
Рисунок 48 - Перекрестный запрос Товар по датам
10 Сохраните запрос под именем Итог_сумма_по месяцам
11 Создайте запрос с параметром, позволяющий отбирать информацию о продаже товаров, название которых пользователь может задать сам при запуске запроса. После запуска запроса должно появляться окно с текстом «Введите название проданного товара». В качестве полей запроса выберите Наименование и Ед.изм. из таблицы ТОВАРЫ, и поля Дата, Кол_во, Ф_опл из таблицы ОПЕРАЦИИ. Сохраните запрос под именем Выбор товара.
12 Создайте запрос на выборку из таблиц таким образом, чтобы результирующая таблица содержала информацию о Дате продажи, наименовании заказчика, наименовании товара, кол-ве, цене и сумме проданного товара, а также о форме оплаты производимой операции. Сохраните запрос под именем Продажа.
Контрольные вопросы
1 Что такое запрос?
2 Какие существуют типы запросов?
3 Чем отличается использование Мастера от использования Конструктора при формировании запроса?
4 Что такое запрос на выборку?
5 Что такое перекрестный запрос?
Лабораторная работа №27
Создание отчетов. Создание вычисляемых полей
Цель: научить студентов формировать документы базы данных, выводимые на печать в удобном для получателя виде; создавать отчеты на основе детального анализа данных.
Краткие теоретические сведения
Отчеты во многом похожи на формы, но имеют иное функциональное назначение – они служат для форматированного вывода данных на печатающие устройства и, соответственно, при этом должны учитывать параметры принтера и параметры используемой бумаги.
Для создания отчетов существуют средства автоматического, автоматизированного и ручного проектирования. Средства автоматического проектирования реализованы автоотчетами.
Средства автоматического проектирования отчетов запускаются по команде Создать - Новый отчет - Автоотчет в столбец. Кроме автоотчетов в столбец существуют ленточные автоотчеты.
Средством автоматизированного создания отчетов является Мастер отчетов. При его работе выполняется выбор базовых таблиц или запросов, на которых отчет базируется, выбор полей, отображаемых в отчете, выбор полей группировки, выбор полей и методов группировки, выбор формы печатного макета и стиля оформления.
Структура готового отчета отличается от структуры формы только увеличенным количеством разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и данных, отчет может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитула.
Редактирование структуры отчета выполняют в режиме Конструктора. Приемы редактирования те же, что и для форм.
Задание
1 Откройте базу данных Продажа товаров.
2 Создайте Автоотчет: в столбец на основании запроса Продажа. Сохраните этот отчет под именем Продажа.
3 Создайте Автоотчет в столбец на основании таблицы ЗАКАЗЧИКИ. Назовите отчет под именем Заказчики.
4 Создайте Автоотчет ленточный на основании таблицы ТОВАРЫ. Сохраните отчет под именем Товары.
5 Создайте Автоотчет ленточный на основании запроса Операции_март Сохраните этот отчет под именем Операции_март.
6 Создайте отчет Счет-фактура с помощью конструктора (см.рисунок 49).
7 Создайте три вычисляемых поля: поле Сумма вычисляется по формуле =Стоимость*Количество; поле НДС (составляет 15% от суммы); поле Сумма с учетом НДС суммируется значение поля Сумма и НДС.
8 Отчет должен выглядеть следующим образом (рисунок 49):
Рисунок 49 – Вид отчета Счет-фактура
9 Добавьте к отчету колонтитулы: верхний колонтитул – укажите свою фамилию, нижний колонтитул – название группы.
10 Просмотрите и сохраните полученный отчет.
11 Для добавления в таблицу ТОВАРЫ поля с изображениями товаров, откроем таблицу в режиме конструктора и добавим поле Фото, тип поля – Поле объекта OLE.