Создание документов. Документы и шаблоны документов создаются с помощью команды Файл — Создать. Шаблоны предоставляют пользователю заранее подготовленные поля для ввода данных. {Ctrl+N}
Сохранение документов. Документы Word сохраняются в виде файлов с расширением *.doc. Сохранение существующего документа под другим именем, в другой папке или на другом диске, выполняется командой Файл — Сохранить как. {Shift+F12}
Открытие документов. Документы в Word открываются с помощью команды Файл — Открыть. {Ctrl+O}
Ввод и редактирование текста. Ввод текста в Word осуществляется построчно, переход в пределах одного абзаца выполняется автоматически. После нажатия клавиши Enter завершается предыдущий абзац и начинается новый. Команды Правка — Отменить и Правка —› Повторить или кнопки Отменить и Вернуть на панели инструментов Стандартная позволяют последовательно отменить или повторить предшествующие действия.
Способы выделения фрагментов текста. Кроме стандартного способа протаскивания левой кнопкой мыши по фрагменту текста существует клавиатурный способ – перемещать курсор клавишами управления курсором при нажатой клавише {Shift}, а также быстрые способы выделения:
¾двойной щелчок на любом слове в абзаце – выделяется слово;
¾тройной щелчок внутри текста – абзац;
¾одинарный щелчок в тексте, удерживая нажатой клавишу {Ctrl} – предложение;
¾протащить мышью по колонке текста, удерживая {Alt} – колонка текста;
¾одинарный щелчок по левому полю страницы – строка;
¾двойной щелчок по левому полю страницы – абзац;
¾тройной щелчок по левому полю страницы – весь текст {Ctrl+5} (Правка – Выделить все);
¾выделить объект (рисунок, таблица, формула, диаграмма) – одинарный щелчок по объекту.
Копирование, перемещение и удаление фрагментов текста.
Копирование осуществляется командой Правка — Копировать {Ctrl+Insert}, {Ctrl+C}; копия помещается в буфер и может многократно использоваться для вставки с помощью команды Правка — Вставить {Shift+Insert},{Ctrl+V}. Для перемещения фрагмента выполняются команды Правка — Вырезать {Ctrl+X}, {Shift+Delete}, а затем - Правка — Вставить. Удалить фрагмент можно с помощью клавиши {Delete}.
Операции копирования, перемещения можно выполнить методом перетаскивания левой кнопкой мыши: для перемещения выделенного фрагмента достаточно переместить его на новое место, захватив левой кнопкой мыши; копирование выполняется аналогично, но при нажатой клавише {Ctrl}.
Проверка правописания. Команда Сервис — Правописание (или кнопка Правописание на Стандартной панели инструментов) позволяет задать параметры проверки текста.
Процесс оформления внешнего вида документа в целом или его фрагментов в любой программной среде называют форматированием.
Различают три типа форматирования прозаических документов:
¾символьное (или шрифтовое оформление);
¾форматирование абзаца документа;
¾оформление (верстка) страниц (или разделов) документа.
Оформление символов текста. Минимальной единицей информации, которой оперирует система подготовки текста, является символ. К символам применимы все операции по редактированию и оформлению текста документа. Системы подготовки текстовых документов используют следующие основные понятия, связанные с наборами символов. Количество параметров оформления символов отличается в разных программах текстовых процессоров. Стандартными параметрами символьного оформления являются: тип (гарнитура) шрифта; кегль (высота) символов шрифта; начертание литер (полужирный, курсив, полужирный курсив, обычный); подчеркивание; цвет символов; расположение символов относительно опорной линии строки (верхний и нижний индекс).
Представители более мощных программ в классе подготовки текстовых документов обеспечивают возможность выделения цветом, различные эффекты (зачеркивание, скрытый текст). Может быть обеспечена операция автоматического кернинга и разрядки для пар символов. Под кернингом понимается настройка интервала между определенными парами символов. Разрядка - операция увеличения межбуквенного пространства для улучшения вида строки текста и выравнивания правых границ строк.
Шрифт - комплект литер с буквами того или иного алфавита и всеми относящимися к нему знаками и цифрами.
Начертание шрифта или гарнитура - графические особенности шрифта, определяемые наклоном и характером очка (шрифт прямого, курсивного и наклонного начертания), шириной очка (шрифт нормального, узкого и широкого начертания), его насыщенностью (шрифт светлого, полужирного, жирного начертания).
Размер шрифта (кегль), его высота задается в пунктах. Пункт - единица измерения, принятая в полиграфии. Кроме пункта используется питч (pitch) - количество символов, которое может быть напечатано на отрезке в один дюйм. Обозначается буквой р.
Форматирование шрифта. Основные возможности шрифтового оформления вынесены на панели инструментов Форматирование в виде пиктограмм. Дополнительные возможности по форматированию символов дает команда Формат — Шрифт.
Форматирование абзаца. Оформление абзацев устанавливается командой Формат — Абзац. Отступы можно задать с помощью линейки.
Абзац является одним из основных структурных элементов прозаического документа. Обычно новый абзац в тексте образуется при нажатии клавиши Enter на клавиатуре при наборе текста. Набор параметров абзацного форматирования, аналогично набору атрибутов символьного форматирования, зависит от конкретной системы подготовки текстовых документов, в среде которой изготавливается текстовый документ. К наиболее общим атрибутам можно отнести задание:
¾типа выравнивания границ строк, отступов для строк, межстрочных интервалов;
¾обрамления и цвета фона текста;
¾расположение текста абзаца на смежных страницах документа.
Под выравниванием понимается способ расположения текста абзаца между заданными левой и правой границами текста. Системы подготовки текстовых документов используют четыре способа выравнивания текста абзаца при автоматической верстке строк в процессе набора: влево, вправо, по центру и выключка.
Следует отличать абзацы с отступом от левых и правых полей страниц. Полем называется расстояние между текстом и краем страницы. Отступ абзаца определяет расстояние текста от поля. Отступы абзацев позволяют отделить текст одного абзаца от другого или визуально выделить отдельные абзацы в документе. Выделяют отступ первой строки абзаца - для абзацев с «красной» строкой или с «выступом», отступ для последующих строк абзаца слева и справа. Абзац с «выступом» - это абзац, в котором отступ образуется для каждой строки, кроме первой.
Межстрочный интервал или интерлинъяж - это расстояние между строками в абзаце. Величина межстрочного интервала задается либо в строках, либо в пунктах для более точной установки.
Автоматизированные списки. Различают три типа списков: маркированный, нумерованный, многоуровневый. Для форматирования списков служит команда Формат — Список. Для создания списка с параметрами, используемыми по умолчанию можно воспользоваться пиктограммами Нумерованный список и Маркированный список.
Создание колоночного текста. Колонки задаются с помощью команды Формат — Колонки.
Оформление с помощью стилей. Стили позволяют быстро оформлять разнообразные по внешнему виду и характеру тексты. Стиль - поименованная совокупность форматов элементов текста. Стилевое оформление текста получило свое развитие во всех современных текстовых процессорах, предназначенных для подготовки сложных смешанных текстов.
Стиль - описание оформления текста, которое именуется и запоминается в шаблоне, на котором базируется документ. Главное преимущество стилей перед «непосредственным» форматированием заключается в том, что вы можете изменять стандартные атрибуты форматирования встроенных стилей, а также создавать свои собственные стили. Еще одно преимущество стилей - особенно в офисной среде - заключается в том, что используется стандартное оформление документов на основе ранее созданных стилей.
Работа с таблицами. Существует несколько способов создания таблиц в документе Word:
- команда Таблица — Добавить таблицу, затем задать число строк и столбцов.
- создать таблицу можно с помощью пиктограммы Добавить таблицу.
- таблицу можно нарисовать с помощью средств панели инструментов Таблицы и границы.
- преобразовать текст в таблицу с помощью команды Таблица — Преобразовать текст в таблицу.
Вычисления в таблицах. С помощью команды Таблица — Формула можно проделать простейшие вычисления в таблицах документа Word. Для обновления формул при изменении данных в таблице служит клавиша F9.
Работа с графикой в Word. В качестве графики в Word можно вставлять: рисунки из коллекции Microsoft Clipart; файлы, созданные средствами графических редакторов; рисунки, созданные при помощи Панели инструментов Рисование.