Учебно-методическое пособие для подготовки студентов к пгк павлодар (стр. 31 из 59)

A) Отмены последних действий; B) Повтора отмененных действий; C) Перехода на один уровень вверх; D) Удаления папки из дерева папок; E) Удаления символа справа от курсора.

23. Укажите неверный способ добавления таблицы в Word

A) Нажать на кнопку

на панели инструментов Таблицы и границы; B) Нажать на кнопку

на панели инструментов Таблицы и границы; C) Выбрать команду Вставка -Таблица; D) Выбрать команду Таблица - Добавить таблицу; E) Нажать на кнопку

на панели инструментов Стандартная.

24. Разбить текст на колонки равной ширины можно с помощью кнопки

A)

; B) ; C) ; D) ; E) .

25. Для отображения непечатаемых знаков служит кнопка

A)

; B) ; C) ; D) ; E) .

Тема 5. Технология обработки числовой информации. Табличный процессор MS Excel.

Табличный процессор (электронная таблица) - прикладная программа, позволяющая автоматизировать труд экономистов, бухгалтеров, которым приходится работать с информацией, представленной в виде разнообразных таблиц.

Microsoft Excel - средство для работы с электронными таблицами, намного превышающее по своим возможностям существующие редакторы таблиц. Первая версия данного продукта была разработана фирмой Мiсrоsоft в 1985 году.

Основное рабочее пространство Excel – это рабочая книга, состоящая из одного или нескольких рабочих листов. Каждый из рабочих листов имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлыке листа, расположенного в его нижней части. С помощью ярлыков можно переключаться между листами, входящими в одну рабочую книгу. Чтобы переименовать лист надо щелкнуть дважды на его ярлычке и ввести новое имя листа.

Рабочий лист состоит из столбцов и строк. Как правило, строки нумеруются цифрами 1, 2, 3 и т.д., а столбцам присваивается соответствие латинскому алфавиту А, В, С и т.д. Причем, когда алфавит заканчивается, за Z следует АА, АВ, АС и т.д. Пересечение строк и столбцов образует ячейки, каждая ячейка имеет адрес, который обозначается именем столбца и номером строки. Например Е7. Ячейка - это основной элемент электронной таблицы, только в ней может содержаться какая-либо информация (текст, значения, формулы). В ячейки заносятся данные. В дальнейшем при обращении к этим данным всегда идет ссылка на адрес ячейки, где они расположены.

На данные, расположенные в соседних ячейках можно ссылаться в формулах, как на единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном. Наиболее часто используют прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают через двоеточие, указывая номера ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например, A1:F15.

Если требуется выделить прямоугольный диапазон ячеек, это можно сделать протягиванием левой кнопкой мыши от одной угловой ячейки до противоположной по диагонали. Чтобы выделить столбец или строку, следует щелкнуть мышью на заголовке столбца / строки. Для выделения нескольких смежных ячеек используется клавиша – {Shift}, для выделения несмежных ячеек – {Ctrl}.

Данные, которые нельзя определить по другим ячейкам таблицы, называются основными. Данные, определяемые по значениям других ячеек таблицы при помощи вычислений, называются производными.

Ссылка однозначно определяет ячейку или группу ячеек рабочего листа. Ссылки указывают, в каких ячейках находятся значения, которые нужно использовать в качестве аргументов формулы. С помощью ссылок можно использовать в формуле данные, находящиеся в различных местах рабочего листа, а также использовать значение одной и той же ячейки в нескольких формулах.

Можно также ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах рабочей книги, в другой рабочей книге, или даже на данные другого приложения. Ссылки на ячейки других рабочих книг называются внешними. Ссылки на данные в других приложениях называются удаленными.

Имя - это легко запоминающийся идентификатор, который можно использовать для ссылки на ячейку, группу ячеек, значение или формулу.

У каждой ячейки есть свой адрес. Он однозначно определяется номерами столбца и строки, то есть именем ячейки. Если в ячейку была введена формула, то после этого можно ее перенести, скопировать или распространить на блок ячеек.

Ввод и редактирование данных. Определенная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов: текст, число или формула. Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхней части окна программы MS Excel. Место ввода отмечается текстовым курсором. Чтобы завершить ввод данных в ячейку используйте клавишу {Enter}. Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки используют клавишу {Esc}. Для удаления содержимого ячейки или выделенного диапазона служит клавиша {Delete}. Данные в ячейке можно редактировать тремя способами: 1) можно выделить ячейку и щелкнув на строке формул отредактировать данные в ней; 2) отредактировать данные в текущей ячейке, нажав функциональную клавишу {F2}; 3) отредактировать данные в ячейке, сделав в ней двойной щелчок мышью.

При перемещении формулы в новое место таблицы ссылки в формуле не изменяются, а ячейка, где раньше была формула, становится свободной. При копировании формула перемещается в другое место таблицы, ссылки изменяются, но ячейка, где раньше находилась формула, остается без изменения.

Абсолютная и относительная адресация ячеек. При копировании формул адреса в ссылках, называемых относительными, автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии. Для управления изменением адресов ячеек или ссылок перед символами адреса ячейки или ссылки устанавливаются символы «$». Изменяются только те атрибуты адреса ячейки, перед которыми не стоит символ «$». Если перед всеми атрибутами адреса ячейки поставить символ « $», то при копировании формулы ссылка не изменится.

Например, если в записи формулы ссылку на ячейку D7 записать в виде $D7, то при перемещении формулы будет изменяться только номер строки «7 ». Запись D$ 7 означает, что при перемещении будет изменяться только символ столбца «D». Если же записать адрес в виде $D$7, то ссылка при перемещении формулы на этот адрес не изменится и в расчетах будут участвовать данные из ячейки D7. Если в формуле указан интервал ячеек G3:L9, то управлять можно каждым из четырех символов: «G», «3», «L» и «9», помещая перед ними символ «$».

Если в ссылке используются символы $, то она называется абсолютной, если символов $ нет - относительной. Адреса таких ссылок называются абсолютными и относительными, соответственно.

Абсолютные адреса при перемещении формул не изменяются, а в относительных адресах происходит смещение на величину переноса.

Автозаполнение - это функция, которая помогает быстрее вводить данные. При перетаскивании маркера заполнения ячейки может происходить не только копирование одних и тех же значений. Например, введите в какую-либо ячейку число 1, а в соседнюю справа от нее - число 2. Затем отметьте обе ячейки и протяните маркер заполнения вдоль строки. Появится ряд значений: 1,2,3,4…

Формулы и функции в табличных процессорах рассмотрим на при мере табличного процессора Мiсrоsоft Excel.

Формулой в Мiсrоsоft Ехсеl называется последовательность символов, начинающаяся со знака равенства «=». В эту последовательность символов могут входить постоянные значения, ссылки на ячейки, имена, функции или операторы. В МS Ехсеl можно складывать, умножать, делить числа, извлекать квадратные корни, вычислять синусы и косинусы, логарифмы и экспоненты. Помимо вычислительных действий с отдельными числами, можно обрабатывать отдельные строки или столбцы таблицы, а также целые блоки ячеек. В частности, находить среднее арифметическое, максимальное и минимальное значение, средне-квадратичное отклонение, наиболее вероятное значение, доверительный интервал и многое другое. Результатом работы формулы является новое значение, которое выводится как результат вычисления формулы по уже имеющимся данным. Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, меняются, то результат изменится автоматически.

Функции в МS Ехсеl используются для выполнения стандартных вычислений в рабочих книгах. Значения, которые используются для вычисления функций, называются аргументами. Значения, возвращаемые функциями в качестве ответа, называются результатами.

Чтобы использовать функцию, нужно ввести ее как часть формулы в ячейку рабочего листа. Последовательность, в которой должны располагаться используемые в формуле символы, называется синтаксисом функции. Все функции используют одинаковые основные правила синтаксиса.