Вся работа по организации и осуществлению рассылок состоит из четырех этапов:
1. создание и налаживание работы средства рассылки;
2. создание и первоначальное заполнение базы контактов;
3. непосредственно осуществление рассылки;
4. обновление базы контактов, привлечение новых участников и исключение тех, кто изъявил такое желание.
Организация работы средства рассылки – самый сложный и важный этап. Ситуация осложняется тем, что на этом этапе может проявляться специфика конкретного вуза и региона: от настройки и ограничений интернета в вузе, до наличия необходимых фирм-посредников на региональном рынке.
E-mail-рассылки можно осуществлять с помощью Microsoft Office Outlook или другой более специализированной программы, которые в большом количестве представлены в интернете. Если в «движке» сайт профсоюзной организации установлен соответствующий модуль, то он может рассылать электронные письма в большом количестве. На рынке представленно множество фирм-посредников, которые за ваши деньги окажут вам такие услуги.
Icq-рассылоки осуществляются разнообразными специализированными программами, которые также представлены в разнообразии в интернете. Заслуживают внимание «icq-боты» – многопрофильные программы для работы с протоколом icq. Они позволяют не только осуществлять массовые рассылки, но и создавать информационные порталы, которые на основе заранее заложенной в них базе знаний могут без участия оператора давать ответы на задаваемые вопросы.
Наибольшее разнообразие вариантов наблюдается при создании средства смс-рассылки.
Стандартный и проверенный вариант – приобретение таких услуг у операторов сотовой связи, скорее всего у одного из представителей «большой тройки», или сторонних компаний, специализирующихся на этой услуге (например, «sms-manager.ru»). Фирмы-посредники хороши тем, что практически при тех же денежных затратах предоставляют гораздо больше возможностей: экспорт/импорт списков контактов, отправка сообщений по времени, гибкое ранжирование списков для отправки и т.д. В обоих случаях, при единовременном заказе отправки большой партии сообщений или оплате тарифа с большим номиналом, стоимость отправки одной смс может составлять меньше 0.3 рублей.
Похожий вариант, тоже основанный на взаимодействии с оператором сотовой связи – это аренда короткого номера. В зависимости от компании могут быть свои детали и особенности, но общая схема выглядит так: арендатор короткого номера (профком) имеет неограниченные возможности рассылки сообщений подключенным абонентам; для подписки на информационную рассылку абоненту (студенту) необходимо отправить одно сообщение на короткий номер, при этом с его счета будет списана некая установленная сумма. Аренда короткого номера также интересна возможностью создания автоматизированного информационного портала, о которых уже говорилось немного выше.
В практике профсоюзных организаций студентов встречались и другие более экзотические варианты организации средства смс‑рассылки.
В некоторых регионах есть местные операторы сотовой связи, которые предлагают интересные тарифы, возможно с большой стоимостью звонков, но с бесплатными или очень дешевыми «смс-ками». В таких регионах для создания создания своего средства массовой рассылки необходимо купить несколько сим‑карт таких тарифов и дешевых телефонов, подключить их к компьютеру и установить специальное программное обеспечение, опять же, бесплатно доступное в интернете. Процедура может быть затруднительной, но в результате профсоюзная организация может получить возможность осуществлять смс-рассылки бесплатно или с минимальными затратами.
Другой способ. Многими операторами сотовой связи возможность массовых смс‑рассылок предоставляется как дополнительная, бонусная опция в так называемых «корпоративных» тарифах, предусмотренных для юридических лиц. Если профсоюзная организация заключит договор с оператором по этому тарифу и организует массовое подключение к нему как бы своих сотрудников – членов организации, то студенты получат возможность, как правило, на очень льготных условиях общаться внутри «корпорации», а профсоюзная организация – интересные дополнительные сервисы, в том числе, возможность массовых информационных рассылок.
Заслуживает внимание этап создания базы данных контактов, по которым предполагается рассылка. Самый простой способ сформировать базу – постараться «вытащить» готовые данные из деканатов, отдела кадров или приемной комиссии. Но, после вступления в силу федерального закона о защите персональных данных, это стало незаконно. Для сбора контактов можно добавить поля для указания соответствующих данных в бланки основных заявлений, которые заполняют студенты. Можно провести специальное анкетировние или опрос, где среди трех-четырех вопросов, в том числе, будут выясняться интересующие вас контактные данные. Можно разместить на сайте организации форму для подписки на рассылку, причем через сайт можно собирать не только адреса электронной почти, но и номера телефонов и icq. Действенный способ пополнения базы контактов – проведение голосований в каком-нибудь конкурсе, когда студенту предлагается определенным способом поддержать участницу конкурса красоты, художественный коллектив, группу, факультет… все, что участвует в конкурсе. В зависимости от того, какие контактные данные вы собираете, это может быть отправка номера участника конкурса электронным письмом на профкомовский почтовый ящик, смс-кой на специальный номер телефона или сообщение в «аську». Кроме номера участника студенту необходимо сообщить ФИО, факультет и группу. Так, голосование не только выявит симпатии зрителей, но и поможет сформировать или обновить базу контактов для рассылки.
Важно, не забудьте при сборе контактной информации зафиксировать тот факт, что человек не возражает против использования его персональных данных для работы организации, а также не возражает получать информационную рассылку. Лучше всего, если студент своей рукой напишет в каком-нибудь документе, например в заявлении о вступлении в Профсоюз, фразу «Даю согласие на использование и обработку своих персональных данных». Кроме того эта информация должна быть написана «под звездочкой» на афишах и объявлениях о голосовании, в анкетах и опросных листах, на сайте перед формой подписки на рассылку и т.д.
В продолжение мысли про обновление базы контактов, необходимо обратить внимание на следующее. Во-первых, должен быть реализован простой и удобный способ подписки на рассылку, чтобы ничего не ограничивало приток новых подписчиков. Во-вторых, если студент не хочет больше получать ваши сообщения, он должен иметь возможность от них отказаться. Это не только правило хорошего тона, но и требования законодательства.
Этап непосредственно рассылки не требует особых комментариев, кроме очевидных, но о которых вечно забываешь. Например, о том, что смс-ки не должны рассылаться ночью и утром.
Резюме: Рассылка коротких информационных сообщений может осуществляться через смс, e-mail и icq. Для организации рассылок необходимо сделать средство рассылки и сформировать базу контактов. E-mail и icq средства рассылки, как правило, реализуются с помощью специальных программ, а средства смс-рассылок – с помощью более разнообразных способов. Базу контактов первоначально формируется методами активного выяснения контактной информации, а затем постепенно обновляется, привлекая новых участников и исключая тех, кто выразил такое желание.
Термин «мультимедиа» (от английского multi – много и media – носитель, среда) используется для обозначения множества видов информации: текста, аудио, видео, анимации и изображения. Суть метода заключается в разработке и распространении различных материалов в цифровом формате: видеороликов, песен, клипов, презентаций…
Мы уже несколько раз касались работы с мультимедиа-информацией выше, когда говорили о сайте организации, размещении информации на других сайтах в интернете, о работе собственных СМИ, в частности о видеостудии, радио, «подкастах», о создании архива материалов, опубликованных во внешних СМИ… Такие отдельные фрагменты не дают полного понимания этого направления информационной работы, поэтому рассмотрим его более подробно.
С помощью создания и распространения мультимедийных файлов можно решать отдельные задачи информационной работы: с помощью видеороликов можно познакомить абитуриентов и первокурсников с профсоюзной организацией и ее работой, еженедельные подкасты могут быть очень содержательным каналом и средством информирования, презентации и флеш-ролики могут наглядно продемонстрировать преимущества членов Профсоюза, мотивировать вступать и состоять в организации, яркие и эмоциональные музыкальные клипы с профсоюзным уклоном и имиджевые плакаты могут способствовать формированию положительного имиджа организации… Но часто подобные работы носят комплексный характер, они так или иначе направлены на решение всех задач информационной работы.
Термин «мультимедиа» иногда используется для уточнения неоднородного и интерактивного характера информации. Например, новость на сайте организации может быть одновременно представлена в виде статьи, видеоролика или небольшого фотоотчета. При работе с презентационным CD люди могут самостоятельно выбирать как и с чем им знакомиться – поток информации будет зависеть от действий человека.
Какие бывают мультимедия материалы?
Примерами видео материалов могут быть обзорные видеоролики о профсоюзной организации, видеоотчеты, агитационно-пропагандистские ролики и музыкальные клипы. Аудиоматериалы представляют собой или песни профсоюзной тематики, или информационные аудиопередачи. Изображения могут представлять собой фотографии мероприятий и фотосессии профактива или графические изображения, демонстрирующие ценности профсоюзной организации, ее слоганы и девизы. Примерами анимации могу быть презентации и флеш-мультики.