Автоматизация документального и информационного обеспечения малых предприятий с применением различных технологий и нестандартных подходов (стр. 2 из 5)

Отдельно хочется остановиться на работе именно с документами. Как отмечалось выше, чаще всего применяют обычные текстовые процессоры или другие офисные приложения, тексты документов редактируются, либо создаются «с нуля». Применяются также и более сложные системы с использованием баз данных. Но отдельно нельзя не отметить системы электронного документооборота.

Термин «системы электронного документооборота» (СЭД) возник в начале 90-х годов и в тот момент предполагал возможность данного класса продуктов автоматизировать узкую сферу «канцелярского» документооборота: создавать, редактировать, регистрировать, хранить документы. Современные СЭД обладают не только регистрационно-учетными возможностями, но и способностью автоматизировать бизнес-процессы, представляемые как движение документов и работа с ними.

Естественно, что для небольших предприятий, либо отдельных пользователей более актуальным кажется решение проблемы с привлечением менее серьезных средств. Использование же полноценной системы документооборота или более сложной информационной системы может быть излишним. Если необходимо оформление нескольких стандартных документов плюс хранение информации по сотрудникам, то целесообразно создание:

- хорошо организованной системы хранения офисных документов

- базы данных с заранее созданными запросами и отчетами

- средств для ускоренной разработки часто создаваемых по одному принципу документов.

Рассмотрим реализацию двух систем, включающих в себя решение всех вышеперечисленных задач в среде программирования Borland Delphi с применением технологии OLE и ADO.

Первая система предназначена для документального обеспечения административного звена городской поликлиники и включает в себя:

1. Простой файловый менеджер для работы с файлами в формате MS Word и MS Excel;

2. Средства для доступа к базе данных и формированию различных отчетов и выполнения запросов на выборку;

3. Средства для генерации текста других отчетов и протоколов, имеющих четкую структуру.

4. Автоматизацию однотипных расчетов, импорт и экспорт данных из базы в стандартные формы документов.

Вторая система предназначена для организации работы с данными по студентам и преподавателям на кафедре университета и включает в себя:

1. Средства для доступа к базе данных и формированию различных отчетов и спискам по преподавателям и студентам;

2. Средства для генерации текста многостраничных документов на основе базы данных – использование механизма слияния с MS Word

3. Автоматизацию однотипных расчетов: расчет штатов, педагогической нагрузки

4. Импорт и экспорт данных из базы в стандартные формы документов – оформление приказов на практику

5. Создание электронных учебных курсов на основе гибкой web-технологии, доступ к уже опубликованным курсам.

6. Удобный доступ к рекламной информации: презентациям и видеороликам по кафедре

Реализацию вышеуказанных систем будем рассматривать по реализованным функциям, подробно останавливаясь на технологиях и механизмах взаимодействия приложений и применении баз данных.

2. Организация хранения и использования документов
MS Word и MS Excel

2.1. Основные задачи работы с документами

Большинство документов (в том числе созданных средствами отчетов СУБД, средствами генерации текста) хранятся в формате MS Word и MS Excel. Разрабатываемая система призвана их систематизировать, организовать удобный доступ, обеспечить основные функции по работе с этими файлами, а именно:

1. Открытие, редактирование, сохранение любого документа;

2. Удаление, переименование, копирование файлов;

3. Разделение документов на типы: отчеты, протоколы, планы - и быстрый доступ к ним.

Таким образом, предполагается в главном меню предусмотреть переходы к подобным разделам, точнее к модулю простейшего файлового менеджера, где уже открывается именно директория с указанным типом документов. Сами документы открываются соответствующим приложением.

2.2. Организация простейшего файлового менеджера

Для решения выше перечисленных задач работы с офисными документами в информационную систему был включен модуль простейшего файлового менеджера, он позволяет:

1. При выборе пункта главного меню конкретного раздела документов (например, «Планы») осуществить переход к папке с этими документами, представить списков всех документов в компоненте FileList;
2. Открыть любой файл из списка и начать с ним работу;
3. Копировать, удалять, переименовывать файлы;
4. Выбрать любую другую папку директории, также просмотреть ее содержимое;
5. Осуществить поиск необходимых файлов на диске.

Рис.2.2. Документы раздела «Акты»

При выборе пункта главного меню данного модуля «Поиск» открывается окно для ввода параметров поиска. Можно указать имя файла целиком, либо его маску, необходимо также отметить директорию для начала поиска, например, можно просто указать «C:\».

После нажатия на кнопку «Искать» запускается процедура поиска, текущие результаты высвечиваются во много строчном поле, а после окончания внизу формы указывается общее количество найденных файлов.

Рис.2.3. Поиск документов

Справка о программе демонстрирует небольшой видео ролик, а также вкратце рассказывает о возможностях работы с файлами.

Рис.2.4. Пункт «О программе» модуля файлового менеджера

3. Применение баз данных

Большая часть работы любого учреждения сводится к работе с данными по сотрудникам. Сведения по сотрудникам, как правило, представляют собой информацию личного и служебного характера, в ходе работы с которой возникает необходимость выборки, оформления списков, созданию отчетов. Логичнее всего здесь применять базу данных с заранее продуманным набором форм и запросов, которые затем будет необходимо только вызывать. Отчеты будут создаваться на основе запросов, да и любой поиск информации станет намного проще и приятнее.

Сразу необходимо описать источники входной информации, систему ее обработки и дальнейшего использования.

3.1. Структура базы данных для решения задач автоматизации филиала поликлиники

Все сведения по сотрудникам АТПК собираются старшей медсестрой АТПК. При поступлении на работу, человек предоставляет все необходимые данные о себе, предъявляя при необходимости различные документы (например, диплом, медицинская карта и прочее). Иногда более подробную информацию старшая медсестра получает из отдела кадров. Вся же медицинская документация по проведению вакцинации сотрудников (сертификаты прививок), санитарные книжки и прочее, хранится и обрабатывается старшей медсестрой АТПК. Информация, имеющая важной значение и необходимая для ведения текущей отчетности, а также для предоставления в отдел кадров, переносится на бумажный носитель, должным образом систематизируется и оформляется. В целом, до начала разработки данной системы вся отчетность велась путем составления списков в текстовом редакторе, из которых при необходимости выбирались те или иные сведения, создавался новый документ.

Многие документы, списки, необходимые для предоставления в отдел кадров или для ведения общей отчетности, представляют собой простую выборку из другого документа. Таким образом, уже на данном этапе видно, насколько рационально использовать здесь базу данных и приложение по работе с ней. Во-первых, сокращается объем информации: мы храним только основную информацию, а данные для конкретных отчетов можем получить путем запросов, во-вторых, очень заметно сокращается время на формирование отчетов.